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Sozialversicherung: Rechtzeitig auf maschinelle Beitragsnachweise und Meldungen vorbereiten

Damit die Sozialversicherungsträger über die sozialversicherungsrechtlichen Daten der bei ihnen ...



Damit die Sozialversicherungsträger über die sozialversicherungsrechtlichen Daten der bei ihnen versicherten Arbeitnehmer rechtzeitig und umfassend Kenntnis erhalten, sind die Arbeitgeber verpflichtet, für jeden in der Sozialversicherung kraft Gesetzes versicherten Arbeitnehmer die in der "Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV)" vom 10. 12. 1998 (BGBl. I 1998 S. 343) vorgeschriebenen Meldungen der Krankenkasse zuzuleiten. Diese Meldungen und auch die Beitragsnachweise sollen die Arbeitgeber eigentlich im Wege der maschinellen Datenübermittlung an die Krankenkasse übermitteln. Es wird bislang aber auch akzeptiert, dass Arbeitgeber die vorgeschriebenen Meldungen und Beitragsnachweise der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeiter sowohl per Post oder Telefax in Papierform oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern (z. B. Diskette, Magnetband) an die Krankenkasse weiterleiten. Aber damit soll nach dem "Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht (Verwaltungsvereinfachungsgesetz)" vom 1. 1. 2006 an Schluss sein.

Die Arbeitgeber werden mit den im Verwaltungsvereinfachungsgesetz vorgenommenen Änderungen der DEÜV verpflichtet, vom 1. 1. 2006 an die vorgeschriebenen Meldungen "nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen" zu erstatten. Gleichzeitig wird die DEÜV unter anderem auf die Einführung des elektronischen Beitragsnachweises nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV ausgeweitet. In seiner neuen Fassung schreibt § 26 DEÜV vor, dass sich die Vorschriften für das Meldeverfahren auch auf das automatisierte Beitragsnachweisverfahren erstrecken. Die monatlichen Beitragsnachweise sind daher künftig auch in der für die Meldungen vorgeschriebenen Form zu erstellen und zu übermitteln. Nach der Gesetzesbegründung sollen durch die neuen Regelungen das Meldeverfahren vereinfacht und die Fehlerquote aufgrund manuell erstellter Meldungen reduziert werden. Den Arbeitgebern räumt das Gesetz bis zum 1. 1. 2006 Zeit ein, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Da die Arbeitgeber die Meldungen vom 1. 1. 2006 nur noch durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermitteln dürfen, gilt dies natürlich auch, wenn ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung für mehrere Arbeitgeber oder für mehrere Betriebe eines Arbeitgebers die Lohn- und Gehaltsunterlagen führt.

Für maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme und maschinell erstellte Ausfüllhilfen ist vor dem erstmaligen Einsatz eine Systemprüfung (= Zulassungsprüfung) zu beantragen. Der Antrag auf Systemprüfung ist nach den neugefassten §§ 18 bis 22 DEÜV an die von den Spitzenverbänden der Krankenkassen gemeinsam bestimmte Stelle zu richten. Eine Zulassungsprüfung für den Arbeitgeber ist jedoch nicht notwendig - sofern das Unternehmen systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware bzw. geprüfte maschinell erstellte Ausfüllhilfen einsetzt.

Programme und Ausfüllhilfen, die bereits vor dem 1. 1. 2006 in Gebrauch waren und noch nicht systemgeprüft sind, sind unverzüglich zu einer Systemprüfung anzumelden. Anderenfalls sind Meldungen, die mit solchen Programmen oder Ausfüllhilfen erzeugt werden, vom 1. 5. 2006 an von der Annahmestelle der Meldungen und Beitragsnachweise zurückzuweisen.

Insbesondere kleineren Arbeitgebern, für die sich die Anmietung oder der Kauf eigener Systemsoftware zur maschinellen Erstellung der Meldungen und der Beitragsnachweise nicht rechnet, ist daher die baldige Kontaktaufnahme mit einem Dienstleister für die Abwicklung der Personalabrechnungen (z. B. Steuerberater, Rechenzentrum o.ä.) zu raten. Bei rechtzeitiger Information über die gebotenen Dienstleistungen und die entstehenden Kosten kann eine vernünftige und sinnvolle Auswahl getroffen werden. Natürlich muss der Dienstleister die vom Jahre 2006 an geltenden Anforderungen an das Meldeverfahren - Meldungen und Beitragsnachweise automatisch aus der zugelassenen Lohn- und Gehaltssoftware oder durch maschinelle Ausfüllhilfen erstellen und diese Daten verschlüsselt an die Sozialversicherungsträger weiterleiten - erfüllen und ohne Schwierigkeiten erledigen können.



Quelle: DER BETRIEB, 01.04.2005

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