Schiebs Software-Tipp
Der PC ersetzt das Archiv

Nie wieder Texte abtippen: Mit Hilfe von Scannern und Spezialprogrammen wie Omnipage lassen sich Briefe und Broschüren in den Rechner holen und in beliebigen Datenformaten speichern und bearbeiten.

Bereits vor Jahren wurde uns das papierlose Büro versprochen. Ein verlockender Gedanke, doch so ganz scheint das nicht zu klappen. Es wird mehr gedruckt denn je. Das ist verwunderlich, denn in Zeiten von Intranet, World Wide Web und E-Mail sind Papierdokumente eher lästig – vor allem wenn man sie aufbewahren muss.

Bevor man sie allerdings wie früher in einen dicken Ordner einsortiert, sollte man sie besser digital archivieren. Dabei helfen sogenannte OCR-Programme: Dank optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) werden aus Papierdokumenten im Handumdrehen digitale Dokumente, die ganz normal im Rechner gespeichert und weiter verarbeiten werden können.

Zwar ist heute nahezu jeder handelsübliche Scanner mit einer OCR-Software ausgestattet, allerdings in der Regel mit einer abgespeckten Version. Es lohnt sich oft eine Vollversion anzuschaffen, denn die können deutlich mehr. Beispielsweise können sie eingescannte Dokumente in verschiedene Dateiformate umwandeln, in Word, Excel, Powerpoint, HTML oder PDF – je nach Wunsch.

Mit Omnipage 15 zum Beispiel, das es im Fachhandel bereits ab 70 Euro gibt, lassen sich Dokumente auf Papier innerhalb von Sekunden in PDF-Dokumente umwandeln und so bequem archivieren. Das ursprüngliche Layout bleibt erhalten. Und es gibt einen weiteren Vorteil: PDF-Dokumente lassen sich platzsparend auf dem PC speichern und vor allem bequem durchsuchen, etwa mit einer Desktop-Suchmaschine. Omnipage legt zu diesem Zweck automatisch Index und Stichwörter an.

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