Autovermieter verabschiedet sich von Rechnungen auf Papier
Kostenreduktion durch elektronische Rechnungen

Der Autovermieter National Car Rental übermittelt Geschäftskunden Rechnungen elektronisch und spart dadurch Kosten.

hiz DÜSSELDORF. Der Autovermieter National Car Rental (www.national.de) hat jetzt auf elektronische Rechnungsstellung, eBilling im Fachjargon, umgestellt. Damit die Dokumente von den Augen der kritischen Finanzverwaltung Gnade finden, werden alle Datensätze gesetzeskonform signiert. „Mit der Ablösung der papierbasierten Abrechnung durch elektronische Rechnungen wird die Distribution wesentlich beschleunigt.“, erläutert Tim Bailey, General Manager bei National für den deutschen Markt. Daneben seien Reduzierung der Kosten für Erstellung, Versand und Handling der Rechnungen von entscheidender Bedeutung.

Eine schriftliche Rechnung, so wie heute üblich ist, kann zwar sogar ohne Unterschrift vorgelegt werden, bei Rechnungen die aus dem Computer kommen und nicht auf Papier übermittelt werden, hat der Gesetzgeber aber zusätzlich Auflagen erteilt. Damit wird dem Geschäftsverkehr auf elektronischer Basis eine Hürde aufgebaut, die den Missbrauch verhindern oder zumindest erschweren soll. Im deutschen Signaturgesetz vom Mai 2001 und dem § 14 des Umsatzsteuergesetzes vom Januar 2002 ist geregelt, dass elektronische Rechnungen signiert werden müssen und wie so eine digitale Signatur auszusehen hat.

Zwischen dem Erstellen einer Rechnung und dem Bezahlvorgang liegt ein kostenintensiver Prozess. Obwohl die Daten im Rechner anfallen und wieder in einem Computer landen, liegt dazwischen normalerweise noch der Papierweg. Die Rechnung wird ausgedruckt und versendet. Beim Empfänger werden diese Daten eingegeben und es erfolgt die Begleichung des Betrages. Einfacher wäre es, die Daten direkt per Datentransfer zu übermitteln. Damit Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können, müssen die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllt werden. Dieser verlangt eine besondere digitale Signatur. Nur Lösungen, die mit einer sogenannten Smart-Card arbeiten, erfüllen die Bedingungen. Die "Schlüssel" zur Signatur werden aber nur natürlichen Personen ausgestellt. Damit eine Firma diese zentral einsetzen kann, hat die AuthentiDate AG (www.authentidate.de) eine Lösung entwickelt, die beim Autovermieter National eingesetzt wird. Hierbei sind die Signaturkarten zentral an den Rechner angeschlossen, der die Rechnungen erstellt und versendet. Jeder Sachbearbeiter macht somit über den gleichen Weg seine Dokumente rechtsgültig, auch ohne eine eigne Signaturkarte.

Für den Privatmann werden elektronische Rechnungen und Verwaltungsvorgänge erst dann interessant, wenn er einfach und ohne große Kosten eine entsprechende Smart-Card und die zugehörige Software erhalten kann.

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