Computerprogramme helfen bei Bewältigung der elektronischen Post
Software archiviert E-Mails automatisch

Die Postberge schrumpfen, zugleich aber wächst die Zahl der elektronischen Briefe, die täglich auf die Unternehmen einströmen. 35 Milliarden E-Mails, so eine Schätzung des Marktforschungsunternehmens IDC, werden allein im nächsten Jahr weltweit verschickt.

HB DÜSSELDORF. „Aber nicht die tägliche Nachrichtenflut alleine bereitet den Firmen bei der Bewältigung der E-Mails Kopfzerbrechen“, sagt Wolfgang Erny, Managing Director bei BASF IT Services in Ludwigshafen. Vor allem die Aufbewahrung der gesammelten E-Mails sei für viele Firmen inzwischen eine Herausforderung.

Da viele E-Mails mit Dateianhängen versehen sind, wie Power- Point-Dateien, Excel-Sheets, Bilder und sogar Videoclips, werden erhebliche Speicherkapazitäten benötigt. Die vorhandenen Nachrichten-Server stoßen immer schneller an ihre Kapazitätsgrenzen. Hier hilft nur radikales Aufräumen. Bei BASF etwa wurden alleine in Europa in einer konzertierten Aktion 28 Millionen alte E-Mail-Dokumente gelöscht. Auf diese Weise wurden auf einen Schlag 2 700 Gigabyte Speicherplatz freigeräumt. „Diese Datenmenge entspricht 540 Spielfilm-DVDs“, rechnet Erny vor.

Damit sich künftig nicht wieder solch große Datenmenge ansammeln, entwickelte die IT-Sparte des Unternehmens ein Archivierungskonzept. Es wurden neue Archivierungsfunktionen in der Mailbox eingerichtet, E-Mail-Anhänge auf ein kostengünstigeres Speichermedium wie zum Beispiel Bandlaufwerk oder CD-ROM ausgelagert und die Mitarbeiter im Umgang mit der elektronischen Post geschult.

Zudem wurde im Unternehmen verbindlich festgelegt, welche Daten archiviert werden (zur Wahrung von Fristen) und welche nach der Bearbeitung im Papierkorb landen sollten. Durch das verbesserte E-Mail-Management spart BASF jeden Monat Kosten von „insgesamt mehreren Hunderttausend Euro“.

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