Innovation
Raum für vertrauliche Daten

Internetlösungen vereinfachen die Projektarbeit und den Austausch von brisanten Daten. Eine Software sorgt dafür, dass vertrauliche Daten nur ausgewählten Personen zugänglich sind. Nur sie dürfen die Dokumente sehen und verändern.

DÜSSELDORF. Kaum ein Medium als das Internet ist besser geeignet, wenn es darum geht, Dokumente schnell und einfach einem größeren Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Mit einer speziellen Soft- und Hardwarelösung, die vom Münchener IT-Dienstleister Brainloop entwickelt worden ist, können auch vertrauliche Daten einem ausgewählten Publikum zugänglich gemacht werden. Die Dokumente werden dabei in einem verschlüsselten Datenraum abgelegt, zu dem nur Zugang hat, der sich vorher zweifelsfrei authentisiert. Und mit einer speziellen Recht-Management-Software wird festgelegt, wer welche Dokumente sehen und verändern darf.

Praktisch ist ein solcher Datensafe im Internet für alle Unternehmen, die vertrauliche Informationen wie Verträge, Quartalsberichte, Personal- und Projektunterlagen über die Unternehmensgrenzen hinweg verfügbar machen wollen. Deshalb wird das System auch vor allem bei Vertragsverhandlungen, Beratungs- oder Finanzierungsgesprächen sowie bei der Durchführung von Projekten eingesetzt. „Der Vorteil besteht darin, dass der virtuelle Datenraum sehr schnell eingerichtet ist, die Partner ohne Installieren einer speziellen Software von ihrem Internetrechner zugreifen können und jede Aktion jederzeit nachvollziehbar ist“, sagt Oliver Gajek, Vorstand der Brainloop AG.

Für Unternehmen, die einen solchen Datensafe häufiger nutzen wollen, bietet Brainloop eine Serverlösung, die der Kunde selbst konfiguriert und verwaltet. Die Dokumente werden auf dem Rechner gespeichert und durch die Brainloop-Software gesichert und berechtigen Personen online zur Verfügung gestellt. Vor der Übertragung über das Internet werden die Dokumente verschlüsselt. Kleinere Firmen oder Anwaltsbüros, die den virtuellen Datenraum nur für einzelne Projekte hin und wieder nutzen wollen, können den Dienst bei der Deutschen Telekom anmieten.

Teil des Systems ist ein so genannter Viewer, der dafür sorgt, dass Dokumente auch in Teilen angezeigt werden können und nicht mehr komplett auf den Rechner des Nutzers geladen werden müssen. Auch eine Zwischenspeicherung in temporären Verzeichnissen entfällt, so dass nach Abschluss der Sitzung keine vertraulichen Daten auf dem Arbeitsplatz zurückbleiben. Zusätzlich setzt Brainloop eine Wasserzeichentechnik ein, die jedes Dokument, das ausgedruckt wird, deutlich als vertraulich kennzeichnet und den Empfänger davon abhalten soll, dieses unbefugt weiterzugeben.

Mit Hilfe des so genannten Rechte-Management-Service (RMS) von Microsoft, der bereits in jedem Office 2003-Programm integriert ist, können die Ersteller der Dokumente genau festlegen, ob der Nutzer die Datei verändern, ausdrucken oder an andere weiterleiten darf. Die Rechte werden zentral auf dem Netzrechner, auf dem die Dokumente abgelegt sind, definiert und werden über die RMS-Technik mit dem Dokument verknüpft.

Neben Brainloop bieten IT-Unternehmen wie Documentum, Oracle, Utomi, Projectplace oder Adobe ähnliche Lösungen. „Dabei geht es in der Regel um eine Speicherlösung mit sicherer Nutzerauthentifizierung und eine Verschlüsselung während der Übertragung im Internet und bei der Speicherung auf dem Rechner des Nutzers“, sagt Sandra Schulz, Bereichsleiterin Sicherheit beim Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

Solche Produkte haben sich in der Praxis bewährt und werden sowohl als Komplettpaket als auch von so genannten ASP-Dienstleistern als Service angeboten. „Die größte Herausforderung bei der Nutzung solcher Lösungen ist allerdings das Rechtemanagement für den Dateizugriff“, sagt die Bitkom-Expertin. Für kleinere Unternehmen, die solche Lösungen in der Regel nur für bestimmte Gelegenheiten wie z.B. wichtige Vertragsverhandlungen benötigen, empfiehlt Schulz den Service von IT-Dienstleistern zu nutzen: „Sie kennen sich hier bestens aus und bieten mit ihren Hochsicherheitszentren den besten Schutz vor Angriffen von außen.“

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