Papierarchive finden sich noch in vier von fünf Unternehmen
Gedächtnisstütze für Firmen

Weil Deutschlands Unternehmensarchive in einer Flut aus Papier und Daten ersticken, wittern Dienstleister wie die Iron Mountain Corporation Wachstumschancen in der elektronischen Archivierung.

DÜSSELDORF. Iron Mountain ist auf die Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen spezialisiert. Die Firma verwaltet über 600 klimatisierte und abgesicherte Lagerhallen auf drei Kontinenten. „Wir verwahren das kollektive Gedächtnis von mehreren tausend Unternehmen und Organisationen“, sagt Hartmut Wagner, Europachef der neuformierten Tochter Iron Mountain Digital.

Das Unternehmen verdient aber vor allem an zusätzlichen Dienstleistungen. Es bietet an, Papierbestände und digitale Erfassung miteinander zu verbinden. „Papier in eine Kiste stecken, können viele. Entscheidend ist es, den Überblick zu behalten, was in welcher Kiste ist und den Unternehmen zu ermöglichen, mit dem Material zu arbeiten“, sagt Wagner. Seine Firma entwickelt Anwendungen, mit denen die Kunden ihre Bestände in einem Internet-Portal einsehen können. Möglich ist das, weil jedes eingehende Dokument gescannt, und die virtuelle Kopie nach den Vorgaben der Kunden auf Servern abgelegt wird.

In Deutschland dürften solche Angebote auf große Nachfrage stoßen: Papierarchive finden sich noch in vier von fünf Unternehmen. Und bei rund der Hälfte der Firmen steht die Umstellung auf elektronische Archive unmittelbar bevor. Das ermittelte das Softwareunternehmen SER Solutions Deutschland GmbH bei einer Befragung von über 400 mittelständischen und Großunternehmen.

„Ein generelles Problem, mit dem Archive kämpfen, ist ihr angestaubtes Image. Dabei lagert in ihnen ein wahrer Schatz relevanter Informationen. Nicht mehr die Akkumulation ist dabei das Entscheidende, sondern die Integration des Wissens in Geschäfts- und Entscheidungsprozesse“, sagt SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas.

Die Daimler-Chrylser AG hat den Schritt zum elektronischen Archiv aus eigener Kraft vollzogen. Papierdokumente durch Einscannen und Einordnen in digitale Datenbanken leichter nutzbar zu machen, ist in Stuttgart bereits üblich. Harry Niemann, Leiter des Daimler-Chrysler-Konzernarchivs und Vorstand der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare hat auch grundsätzliche Bedenken gegen das Auslagern von Archivierungsprozessen: „Geschichte lässt sich schwer outsourcen.“

Mitarbeiter aus aller Welt können auf das selbstentwickelte elektronische Archiv zugreifen. „Die digitale Archivierung hat den Vorteil, dass man Inhalte sehr gut verbreiten kann, während früher nur derjenige Archivunterlagen einsehen konnte, der zu uns kam“, sagt Niemann. Rasch verfügbare historische Informationen sind vor allem hilfreich beim Vorbereiten von Reden und Präsentationen. Drei Millionen Bilder, die Baudokumentationen der 1 300 Fahrzeugtypen oder die Patentanmeldung des Benz-Motorwagens von 1886 finden sich im elektronischen Archiv.

Daimler-Chrysler entwickelt nun zusammen mit dem Wiener Unternehmen Mediamid Digital Services ein weiteres Archivierungswerkzeug: Mit ihm sollen nicht nur, wie derzeit, die Zentrale in Stuttgart, sondern auch die Niederlassungen überall auf der Welt ihre Bestände erfassen. „Damit können zum Beispiel die Mitarbeiter in Brasilien ihre Unterlagen digital archivieren, und sie werden automatisch in das Gesamtarchiv eingeordnet“, sagt Niemann. Im nächsten Jahr soll die Anwendung in Betrieb genommen werden.

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