Ratgeber
So werden Sie wieder Herr über Ihre Zeit

Ständig klingelt das Telefon, dazu kommen E-Mail-Flut und Meetings. Schnell verliert man im Büroalltag den Überblick. Die Folgen sind Überstunden und eine Menge Frust. Wie Sie ihre Zeitprobleme in den Griff bekommen.
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KölnFamilie und Beruf unter einen Hut zu bringen, ist für Nicole Seifert kein Problem. Die 36-Jährige arbeitet als Beraterin für ein Personalentwicklungsunternehmen mit Sitz in Wermelskirchen im Bergischen Land. Vor ein paar Monaten hat sie ihr zweites Kind bekommen, ab Januar startet sie wieder in den Beruf. Und sie greift auf das Modell zurück, das sie schon erprobt hat, als sie erst ein Kind hatte: Zwei bis drei Tage pro Woche wird sie bei Kunden sein und vor Ort Assessment Center, Seminare und Coachings durchführen. An den anderen Vormittagen arbeitet sie von zu Hause aus. Nachmittage, Abende und die Wochenenden gehören der Familie: „Das erfordert eine genaue Planung“, sagt die Diplom-Psychologin.

Eine Planung, an der alle beteiligt werden. Mit ihrem Mann führt sie einen elektronischen Kalender, in den beide ihre Termine eintragen. Denn auch er arbeitet nicht die ganze Zeit in der Zweigstelle seiner Firma im westfälischen Ibbenbüren, sondern pendelt alle zwei Wochen für zwei Tage nach Berlin. Auch die Tagesmutter muss genau darüber informiert werden, wann Nicole Seifert die nächsten Einsätze bei Kunden hat.

Wer neben der Familie entspannt durch den Beruf gondeln will, braucht Organisationstalent und Disziplin. Und muss auch genau überlegen, wie die einzelnen Aufgaben möglichst zügig bearbeitet werden können – ohne sich allzu oft abzulenken. Das ständige Telefonklingeln oder die immer neuen Mails im Postfach sind enorme Zeitfresser. Und manchen gelingt auch ohne fremde Hilfe ganz gut, sich abzulenken: Durch einen Plausch mit Kollegen, mit einer privaten Internetrecherche, einer ausgedehnten Zigarettenpause: „Diese Zeitfresser zu identifizieren und abzuschaffen fällt vielen nicht leicht“, sagt Sonia Flöckemeier, die Unternehmen unter anderem in Fragen des Zeitmanagements berät.

In Seminaren spricht sie zum Beispiel mit einzelnen Mitarbeitern durch, welche Tätigkeiten am meisten Zeit kosten. Gemeinsam mit ihnen erarbeitet sie Gegenmaßnahmen: „Zum Beispiel kann es helfen, den Internetzugang für bestimmte Zeitfenster sperren zu lassen“, sagt Flöckemeier. Vielen falle es auch schwer, genau zu identifizieren, welche Aufgaben am Morgen wichtig sind und am dringendsten bearbeitet werden müssen. Sie empfiehlt dann Listen, die zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben des Tages trennen.

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