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Schlechte Briefings vermeiden
„Ein kommunizierter zeitlicher Puffer ist keiner!“

„Machen Sie doch mal eben…”, „Kümmern Sie sich doch mal kurz…” – und das gerne zwischen Tür und Angel oder im Vorbeigehen. Ein derart schlechtes Briefing kann fatale Folgen haben, wie Expertin Ute Flockenhaus weiß.
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Gut gebrieft ist halb gewonnen. Allerdings trifft auch das Gegenteil zu: Schlechte Briefings verbrennen Zeit und Geld, intern im Unternehmen und extern auf Seiten der Dienstleister. Dabei reicht es schon, ein paar einfache Regeln zu beherzigen, um zu guten Briefings zu gelangen. Was Sie dabei beachten müssen, erklärt uns die Autorin Ute Flockenhaus im Gespräch.

Liebe Frau Flockenhaus, Sie schreiben in Ihrem Buch: „Gut gebrieft ist halb gewonnen.“ Trotzdem sind gute Briefings im Arbeitsalltag sehr rar – worin liegt die Krux?
Gute Briefings sind im Arbeitsalltag bislang in der Tat eher die Ausnahme. Meiner Erfahrung nach liegt dies unter anderem an zwei Umständen: Zum einen wird gebrieft, ohne sich darüber klar zu sein, dass Briefings ein Führungsinstrument sind und damit die Verantwortung für den Prozess vor allem beim Briefinggeber liegt. Zum anderen wird schlichtweg gedankenlos gebrieft und mit einem Briefing häufig nicht nur eine Aufgabe, sondern auch das Denken delegiert.

Was sind die Folgen von schlechten Briefings?
Die Folgen von schlechten Briefings werden uns durch prominente Beispiele wie dem neuen Berliner Flughafen oder dem Bahnhof in Stuttgart vor Augen geführt. Es wird schlichtweg Geld und Zeit verbrannt. Aber nicht nur das. Wenn durch schlechte Briefings die Weichen von vornherein falsch gestellt werden, ist es sehr schwer, das Projekt wieder in die richtige Spur zu bekommen und zu einem guten Ergebnis zu führen.

Könnten Sie kurz definieren, was genau Sie mit einem Briefing meinen? Ich würde darunter eine Arbeitsanweisung verstehen. Ist das richtig?
Der Begriff Arbeitsanweisung trifft es insofern nicht richtig, als es dabei darum geht, wie eine Arbeitsleistung zu erbringen ist. Arbeitsanweisungen können zum Beispiel die Abfolge bestimmter Arbeitsschritte vorgeben, um ein einheitliches oder standardisiertes Ergebnis zu erhalten. Der Zimmerservice in einem Hotel erfolgt nicht durch ein Briefing der Servicekräfte, sondern durch Arbeitsanweisungen, die genau vorgeben, was in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Zeit getan werden muss. Briefings dagegen verzichten auf die Vorgabe, wie ein Job erledigt wird, denn sie wenden sich in der Regel an Experten, die sehr genau wissen, wie sie ihre Aufgabe angehen müssen. Was sie nicht wissen, ist, wie sich der Auftraggeber das Ergebnis vorstellt, was für ein Budget zur Verfügung steht und wann das Ergebnis vorliegen muss. Diese Angaben gehören in ein Briefing. Ein Briefing ist mithin ein Instrument, um eine zumeist kreative Aufgabe an einen Auftragnehmer zu delegieren.

Wo kommen Briefings denn in der Regel zum Einsatz?
In der Wirtschaft kennen wir Briefings ursprünglich aus der Werbung. Agenturen werden gebrieft, um zum Beispiel eine Anzeigenkampagne für ein neues Produkt zu lancieren. Durch die zunehmende Ausdifferenzierung von Arbeit und die Herausbildung von Expertenwissen haben Briefings heutzutage überall in der Wirtschaft Einzug gehalten. Ob ein neues Produkt entwickelt werden, der Azubi sich um eine Location für die Weihnachtsfeier kümmern, eine Website beauftragt oder eine Powerpoint-Präsentation gestaltet werden soll. Gebrieft wird unternehmensintern und unternehmensextern an Dienstleister. Immer dann, wenn der Briefingnehmer einen kreativen Handlungsspielraum hat, ist der Einsatz von Briefings sinnvoll.

Lassen sich Missverständnisse zwischen Briefinggeber und Briefingnehmer denn vermeiden? Und welche Punkte muss ein Briefing mindestens enthalten, damit es nicht missverstanden wird?
Je präziser der Briefinggeber vermittelt, was bis wann mit welchem Ergebnis und innerhalb welchen Budgetrahmens erledigt werden soll, desto besser. Da Briefings jedoch eine kommunikative Aufgabe sind, kann man Missverständnisse nicht gänzlich vermeiden. Man kann jedoch durch ein gutes Kommunikationsverhalten viel tun, um sie möglichst schnell aus dem Weg zu räumen.

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Vermeiden Sie diese Fallstricke!

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