Produktivitätsstudie
Zeitverschwendung als Programm

Die Unternehmen könnten viel effizienter sein - wenn sie die Vergeudung von Arbeitszeit durch ineffektive Prozesse, nutzlose Meetings oder Doppelarbeit angehen würden. Wie es besser geht, machen Daimler-Chrysler und Intel vor: Sie räumen bei den Managern auf.

„Es ist einfacher, bedeutet weniger Aufwand und ist viel risikoloser, ein Werk in Deutschland in zwölf Monaten um 20 Prozent produktiver zu machen, als die Produktion nach Osteuropa oder Asien zu verlagern“, vergleicht Jochen Vogel, Deutschland- Chef der internationalen Unternehmensberatung Proudfoot Consulting. Denn: Produktivitätsreserven gibt es in den Unternehmen immer noch reichlich. Und das, obwohl bereits so viele Entlassungen seit Jahren für gehörige Arbeitsverdichtung bei den verbliebenen Kollegen gesorgt haben und die Firmen heute keine Personalreserven mehr haben.

Auch Luiz Carvalho, der Weltchef von Proudfoot in West Palm Beach in Kalifornien, resümiert: „Es gibt eine einzige Ressource in jedem Unternehmen, und zwar die Menschen. Sie effizient zu führen und einzusetzen ist sicher die größte Herausforderung.“ In Deutschland wurden im vergangenen Jahr in den Unternehmen 32,5 Arbeitstage pro Mitarbeiter und Jahr verschwendet – und hat sich deutlich verbessert (2004: 43 Tage). Weltweit liegt der Schnitt bei 38 Tagen. Spanien ist am effizientesten mit nur 26 verlorenen Tagen, die USA folgen mit 33,5 Tagen, Großbritannien mit 36 Tagen, und Frankreich kommt auf 42 Tage. Australien erreicht mit 56 Tagen den unrühmlichen Spitzenwert.

Dies hat Proudfoot Consulting in seiner alljährlich erscheinenden Produktivitätsstudie errechnet, die dem Handelsblatt exklusiv vorliegt. Interessant ist der Vergleich mit Asien, wo Proudfoot ebenfalls Unternehmensanalysen durchführte: In Asien fällt erheblich mehr unproduktive Arbeitszeit an als in Europa oder den USA. „Die EU-15-Staaten sind im Schnitt sechszehnmal so produktiv wie China und Indien“, rechnet Jochen Vogel vor.

Die Untersuchung der Berater erfolgte auf zwei Ebenen: Zum einen erstellte Proudfoot 1 900 Fallstudien aus 235 großen und mittelgroßen Unternehmen. Zum anderen befragten sie mehr als 800 Führungkräfte in 19 Ländern. Wie wird die Arbeitszeit in den Unternehmen genau verschwendet, bewusst oder unbewusst? In erster Linie durch schlechte Organisation. Ist sie nicht transparent genug, ist es für die Mitarbeiter oft nicht ersichtlich, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Aus dieser unklaren Aufgabenverteilung resultieren dann überflüssige Doppelarbeiten. Sind die Strukturen nicht transparent, funktioniert auch das Berichtswesen nicht richtig. Oder: Zusätzliche Potenziale bleiben ungenutzt, weil zwar Finanzkennzahlen stimmen – und sie daher niemand hinterfragt –, aber die Organisation dennoch verbessert werden könnte. Manche Ursachen sind auch sehr simpel: „Oft finden die Führungskräfte zu wenig Zeit, in den Betrieb zu gehen und sich die Organisation vor Ort anzusehen. Zusätzliches Potenzial bleibt so zu lange unentdeckt“, beobachtet Vogel.

Andere Ursachen: Wenn Chefs zu vieles selbst machen, statt an fachkundige Mitarbeiter zu delegieren. In vielen Unternehmen fehlen Systeme für Verbesserungsvorschläge, so dass Kreativität und Sparideen auf der Strecke bleiben.

Ulkig ist, wo die Führungskräfte dagegen selbst die Produktivitätsverluste vermuten: bei der schlechten Kommunikation – irrigerweise. Diesen Pauschalvorwurf machen sich heute die Leute in den Unternehmen andauernd gegenseitig. Am liebsten freilich, wenn sie sich selbst schlecht informiert oder übergangen fühlen. Dabei belegt die Studie ganz anderes: Schlechte Kommunikation ist kaum verantwortlich für verschwendete Arbeitszeit. Wenn, dann liegt es eher an ineffizienter Kommunikation.

Vogel beobachtet: „Viele Vorgesetzte wollen von ihren Leuten heute nur noch Lösungen haben und wollen nicht mehr um Rat gefragt werden. Das ist bedauerlich, weil deren Know-how dadurch ungenutzt bleibt.“ Und sie selbst erkennen deshalb auch keine Fehlentwicklungen. Kajo Neukirchen, Ex-MG-Chef, urteilt: „Viele wichtigen Informationen versickern geradezu im mittleren Management – nach oben wie nach unten.“ Was die Ziele des Vorstands sind, die Erkenntnis erreicht den Mann am Band oft nicht. Seine Rolle im großen Räderwerk kann der Mitarbeiter an der Basis deshalb oft nicht erkennen.

Zumal die alten Patriarchen wie Heinrich von Pierer von Siemens der sich mittags in der Kantine unters Volk mischte und auf dem Wege auch vieles erfuhr, aussterben. Die Chefs von heute verwechseln ihre Mails mit den großen Verteilern mit Kommunikation – obwohl gerade diese Mails ja eben keine Dialoge darstellen, sondern eine Scheinkommunikation. „Die bringen nichts, sondern verleiten den einzelnen Mitarbeiter dazu, sich unzuständig zu fühlen“, weiß Vogel.

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