Das sagt ein Arbeitspsychologe: So werden langweilige Meetings spannend

Das sagt ein Arbeitspsychologe
So werden langweilige Meetings spannend

Viele geschäftliche Treffen sind langweilig. Das muss nicht sein. Wie sich Meetings aufpeppen lassen. Und wie Redner es schaffen, dass Wichtiges hängen bleibt. Ein Interview mit dem Psychologen Rüdiger Trimpop.

Abwechslungsreich, anschaulich und mit genügend Luft für Diskussionen – so sind die Vorlesungen  von Rüdiger Trimpop. Der Professor ist Inhaber des Lehrstuhls für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität in Jena. Er weiß genau, wie man Meetings effizient und wirksam durchführt. Von diesem Wissen profitieren nicht nur seine Studenten, sondern auch Manager, die Lösungen für zu viele und zu lange Konferenzen suchen.

Herr Professor Trimpop, eine Tagung steht auf dem Programm - über Stunden folgt Vortrag auf Vortrag. Warum empfinden wir das als anstrengend?
Wir können uns nur etwa zwanzig Minuten am Stück konzentrieren, danach schweift man mit den Gedanken ab oder beschäftigt sich anderweitig. Wenn ein Vortrag dem anderen folgt, sind diese zwanzig Minuten schnell vorüber und die Konzentrationsfähigkeit ist sozusagen aufgebraucht. Man muss sich dann sehr bemühen, noch weiterzuzuhören, was als ungemein ermüdend erlebt wird. 

Mitarbeiter verbringen immer mehr Zeit in Meetings, manchmal sogar 21 Arbeitsstunden pro Woche. Eine bedenkliche Entwicklung?
Das Schlimmste an dem Anstieg der Meetings ist, dass man überhaupt nicht mehr zum Arbeiten kommt. Man hetzt nur noch von einem Konferenzraum zum nächsten und sitzt dort seine Zeit ab. In den seltensten Fällen werden Meetings schnell und zielorientiert über die Bühne gebracht. 

Viele Mitarbeiter empfinden Meetings als Zeitverschwendung. Haben sie Recht?
Ja, da Meetings häufig nur einberufen werden, um den Vorgesetzten auf den neusten Stand zu bringen. Was in dem einem Bereich vor sich geht, interessiert die Mitarbeiter aus dem anderen Bereich aber nicht unbedingt. Wenn man seine Zeit damit verbringt, sich Dinge anzuhören, die einen nicht interessieren oder nichts angehen, dann ist das Zeitverschwendung.

Manche Mitarbeiter bearbeiten dann ihre E-Mails.
Um in der Zeit nicht komplett unbeschäftigt herumzusitzen, widmet man sich anderen Aufgaben. Allerdings: Multitasking gibt es nicht – das hat die Forschung ganz klar bestätigt. Man kann seine Aufmerksamkeit immer nur einer Sache widmen. Wer also E-Mails bearbeitet, der hört nicht zu – und verpasst somit eventuell relevante Informationen.

Was bleibt von einem Vortrag überhaupt in Erinnerung?
Von Informationen, die wir ausschließlich gehört haben, bleiben nur maximal zehn Prozent im Gedächtnis. Von dem, was man hört und sieht, bleiben 20 Prozent hängen. Nur wenn man etwas hört, sieht und anwendet, schafft man es, dass 50 bis 60 Prozent der dargebotenen Informationen gespeichert werden.

Was heißt das für die Praxis?
Wenn ich möchte, dass meine Mitarbeiter etwas wissen, beherrschen oder ausführen können, muss ich das Ganze entweder kurz und präzise gestalten, oder ich muss ihnen die Gelegenheit geben, es selbst zu verarbeiten, darüber zu diskutieren. Sie müssen sich selbst ein Bild davon zu machen. Sie müssen es begreifen. 

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„Spätestens nach 20 Minuten sollte man eine Pause machen“

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