Multifunktionsgeräte
Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die Vision vom papierlosen Büro ist alt - dabei wird heute soviel in Unternehmen gedruckt wie nie zuvor. Fast alle Druckerhersteller bieten Techniken an, mit denen Firmen den Umgang mit Dokumenten optimieren können und Kosten einsparen können. Moderne Multifunktionsgeräte speichern eingescannte Dokumente und übertragen sie an jeden Arbeitsplatz.
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MÜNCHEN. Als E-Mails Ende der 90er Jahre populär wurden, da entstand gleichzeitig die Idee eines papierlosen Büros. Dokumente sollten nicht mehr ausgedruckt, sondern nur noch digital gespeichert werden. Daraus ist bislang nichts geworden - im Gegenteil: "Es wird so viel gedruckt wie nie in Unternehmen", sagt Thomas Schäfers vom IT-Konzern Samsung. Experten rechnen zwar nicht damit, dass sich daran so schnell etwas ändern wird, aber immerhin bieten inzwischen fast alle Druckerhersteller Techniken an, mit denen Firmen den Umgang mit Dokumenten optimieren und enorme Kosten einsparen können.

In der Realität sind die meisten Unternehmen aber längst noch nicht so weit. Eine Studie der Marktforscher von IDC zeigt, dass deutsche Firmen viel Geld verschleudern, weil sie sich solchen Techniken für die Steuerung ihrer Drucker und für die Verwaltung ihrer Dokumente verschließen. Die Marktforscher haben Betriebe in ganz Deutschland gefragt, ob sie ein Druckmanagement einsetzen und ihre Dokumente mit Informationstechnologie verwalten. Das Resultat ist ernüchternd. Der weitaus größte Teil will von solchen Lösungen nichts wissen. "Das Einsparpotenzial wird unterschätzt", konstatiert IDC-Analyst Matthias Kraus. Noch immer würden Ordner gefüllt und in Regale gestellt. Das sei nicht nur teuer, oft würden die Schriftstücke auch für immer verschwinden, weil sie kein Mensch mehr finde.

Dabei versprechen die Hersteller von Druckern inzwischen enorme Kostensenkungen, wenn Unternehmen auf neue Systeme umstellen. "Im Minimum können Firmen pro Büromitarbeiter 250 Euro im Jahr sparen", sagt Ingo Retzmann vom amerikanischen Technologiekonzern Xerox. Im Schnitt würden moderne Lösungen den Stromverbrauch um fast die Hälfte reduzieren, gleichzeitig falle wesentlich weniger Müll an. Das schone auch die Umwelt.

Das Vorgehen ist einfach. Anbieter wie Xerox machen in den Betrieben eine Bestandsaufnahme der Geräte und Arbeitsabläufe. Sie ersetzen dann in der Regel die vielen bestehenden Arbeitsplatzdrucker durch zentrale Multifunktionsmaschinen, die drucken, faxen und scannen können und in das IT-Netz voll eingebunden sind. Das heißt: Die Dokumente lassen sich direkt vom Kopierer per Mail verschicken.

Doch damit nicht genug. Die Dienstleister nehmen auch die internen Prozesse unter die Lupe und versuchen so viel wie möglich elektronisch zu erledigen. "Die Hauspost wird abgelöst", sagt Samsung-Manager Schäfers. Gehen Briefe ein, so werden diese gescannt und dann per Mail an die Empfänger verteilt. Diese können die Schreiben dann von ihrem Computer aus weiterreichen oder archivieren.

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