Schiebs Software-Tipp
Schlanke E-Mails mit dem "Attachment-Professor"

Micosoft Outlook wird mit der Zeit immer langsamer. Schuld daran sind vor allem die immer größer werdenden Mail-Anhänge. Wem das Programm irgendwann zu träge geworden ist, dem kann ein kleines elegantes Programm weiterhelfen: Der "Attachment Processor" trennt die elektronische Post von ihren Anhängen und speichert diese separat auf der Festplatte - ohne jeglichen Komfortverlust.
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Outlook wird mit der Zeit immer träger. Grund hierfür ist die PST-Datei, in der sich Microsofts Mail-Programm praktisch alles merkt, was wichtig ist. Notizen und Termine verbrauchen kaum Speicherplatz, doch die eingehenden E-Mails lassen die Systemdatei irgendwann förmlich platzen.

Ein im wahrsten Sinne des Wortes zunehmendes Problem sind vor allem die Anhänge (Attachments), die immer größer werden. Es ist heute üblich, neben Präsentationen auch Fotos oder Videos per E-Mail zu verschicken. Das bleibt nicht ohne Folgen: Auf meinem PC hat die PST-Datei bereits einen Umfang von über 5 GByte eingenommen - und das, obwohl ich alte E-Mails separat archiviere.

Eine elegante Lösung für dieses Problem, das nahezu jeden Outlook-Benutzer früher oder später betrifft, ist die Spezial-Software "Attachment Processor". Das praktische Programm ist ein Plugin für Outlook. Es trennt Dateianhänge von den E-Mails und speichert diese in einem beliebigen Ordner auf der Festplatte. Der große Vorteil: Durch das Abtrennen der Attachments wird die PST-Datei schlanker, da nur die eigentlichen Mailtexte in der Systemdatei verbleiben.

Trotzdem muss niemand auf seiner Festplatte nach den Anhängen suchen, denn der Attachment Processor verknüpft die E-Mails automatisch mit den gespeicherten Dateien. Es gibt keinerlei Komforteinbuße. Im Gegenteil: Durch die Verschlankung wird Outlook wieder spürbar schneller.

Nachdem Attachment Processor meine Eingangsordner durchforstet hat, ist die PST-Datei um 70 Prozent schlanker geworden. Beim ersten Durchlauf wurden Tausende von Attachments entdeckt und in einem Spezialordner abgelegt.

Das rund 40 Euro teure Programm, das unter springhin.de/attachment-processor zu bekommen ist, bietet jeden denkbaren Komfort. Einmal installiert, kümmert sich das Plugin automatisch darum, dass neu eintreffende Post gleich bearbeitet wird. Es lassen sich sogar Regeln festlegen, nach denen Attachment Processor entscheidet, ob eine neu eingetroffene Mail bearbeitet wird.

Die Software ersetzt die extrahierten Dateianhänge wahlweise durch eine Kurzbeschreibung oder einen direkt anklickbaren Link. Wer jedoch nicht alle Anhänge abtrennen möchte, kann manuell bestimmen, welche extrahiert werden sollen und welche nicht.

Auf Wunsch können Dateianhänge auch komprimiert werden. Sie bleiben dann in der Outlook-eigenen PST-Datei, verbrauchen aber weniger Speicher. Das ist vor allem für Unternehmen eine praktische Lösung.

joerg@schieb.de

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