Kommunikation
Chatten für die Produktivität

Arbeitsabläufe lassen sich immer öfter automatisieren. Doch eine Studie zeigt: Viele Unternehmen knausern mit moderner Technik. Dabei hat die Arbeitsplatzgestaltung einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit.
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KölnWelche neuen Geschäftsmodelle ermöglicht IT? Wie lassen sich Abläufe automatisieren? Quer durch alle Branchen ist die Digitalisierung das beherrschende Thema. Doch wenn es um die eigenen Mitarbeiter geht, knausern viele Unternehmen noch mit moderner Technik, die ein ortsunabhängiges und papierloses Arbeiten ermöglichen würde.

Zu diesem Schluss kam im vergangenen Jahr eine Studie des Internetdienstanbieters Host Europe. Nur jedem dritten der 1.000 befragten Arbeitnehmer stellt die Firma einen Laptop oder ein Smartphone zur Verfügung. Noch seltener sind Tablets und Equipment für Videotelefonie.

„Unternehmen, die Prozesse digitalisieren wollen, sollten mit der Arbeitsplatzausstattung ihrer Mitarbeiter beginnen“, sagt Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe. Neben passender Hardware gehörten dazu auch Software-Tools. Laut Studie wird von der Zeiterfassung über die Dokumentenablage bis zur Terminabstimmung bislang kaum eine Bürotätigkeit vollständig digital ausgeführt.

Immer dichter wird aber der E-Mail-Verkehr, wie andere Erhebungen zeigen. In vielen Unternehmen wird die elektronische Post für die innerbetriebliche Terminabsprache genauso genutzt wie für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder einzelnen Projekten. Die Folge: Arbeitnehmer klagen längst über stetig überquellende Postfächer.

Abhilfe verspricht sogenannte Kollaborations-Software. Populär sind vor allem Chat-Plattformen – sie haben mehr den Charakter eines informellen Austauschs und kommen dem Bedürfnis vieler Menschen entgegen, auch kurze Informationen elektronisch mit anderen zu teilen. So hat Yahoo Labs in einer Stichprobe herausgefunden, dass die Hälfte aller E-Mail-Antworten weniger als 43 Wörter enthalten.

Zu den führenden Anbietern gehört die cloudbasierte Plattform Slack: Mitarbeiter können hier verschiedene Kanäle anlegen und sich ohne E-Mail-Pingpong mit Kollegen austauschen. Die Software funktioniert auf Mobilgeräten wie auf normalen Desktop-PCs. Microsoft hat Anfang der Woche ein Konkurrenzprodukt für Unternehmenskunden der Abo-Software Office 365 gestartet. Auch „Microsoft Teams“ ist chatbasiert und soll helfen, die E-Mail-Flut einzudämmen.

Die Bereitschaft zu Investitionen in Software für Kollaboration und Kommunikation steigt. Laut einer im November veröffentlichten Erhebung der Hamburger IT-Beratung und Marktforschung Softselect will jedes zweite Unternehmen hier aufrüsten. Anwender hoffen vor allem auf eine höhere Produktivität der Mitarbeiter.

Ein weiterer Faktor: Die Arbeitsplatzausstattung ist ein wichtiges Kriterium für die Zufriedenheit von Mitarbeitern. In einer Befragung fand der Onlinespeicherdienst Dropbox im vergangenen Jahr heraus, dass Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsbedingungen und Zugriff auf Kollaboration-Tools im Schnitt deutlich zufriedener in ihrem Job sind.

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