Akzeptanz niedrig – Nutzen im Rechnungswesen
Unternehmen zögern noch mit der E-Unterschrift

"Elektronische Signaturen gewinnen in der Praxis an Bedeutung", sagt Udo Helmbrecht, Präsident des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Doch auch die Barrieren verschweigt er nicht: "Die Investitionskosten schrecken den Anwender ab."

DÜSSELDORF. Um rechtssicher elektronisch zu unterzeichnen, brauchen sie Signaturkarte und Kartenleser. Das ist nicht das einzige Hemmnis, glaubt Rainer Bernnat, Geschäftsführer der Beratungsfirma Booz Allen Hamilton: "Solange es nicht genug sinnvolle Anwendungen gibt, wird die Akzeptanz niedrig bleiben."

Erst allmählich entdecken Unternehmen das Potenzial der elektronischen Unterschriften - etwa beim Versand von Rechnungen, der bisher Kosten für Papier, Druck, Porto und Personal verursacht. Einfacher und günstiger geht es digital. Der Metro-Konzern verschickt seit drei Jahren seine Zahlungsavisen an die Zulieferer in Deutschland digital. "Damit sparen wir Kosten im sechs- bis siebenstelligen Euro-Bereich", sagt Silvio Hasler, Chief Information Officer bei der Miag im schweizerischen Baar, die für Metro weltweit den Zahlungsverkehr abwickelt.

Allerdings reicht es nicht, die Rechnungen nicht auszudrucken und per E-Mail zu schicken. Die Unterschrift, die sonst auf Papier die Echtheit bekundet, wird in der digitalen Welt durch qualifizierte elektronische Signaturen übernommen. Miag setzt dafür die Lösung des Düsseldorfer Unternehmens Authentidate ein. Ein zentraler Server, an den die Buchhaltung die entsprechenden Dokumente schickt, signiert diese automatisch und leitet sie dann an den Empfänger weiter. "Für die Mitarbeiter ist kein zusätzlicher Arbeitsschritt notwendig", erläutert Jan Wendenburg, Vorstandsvorsitzender von Authentidate. Mit dem Signaturdienst, für den nur Internetzugang und eine Zugangssoftware nötig seien, will Authentidate auch kleine Unternehmen für den elektronischen Rechnungsversand gewinnen.

Auch im Dokumentenmanagement (DMS) verbreiten sich elektronische Signaturen. Die Dortmunder Firma Comline richtet solche Systeme für Krankenkassen ein - und integriert immer häufiger elektronische Akten. So haben die Kassenmitarbeiter alle Daten der Versicherten auf einen Klick verfügbar.

Grundlage digitaler Archive ist die elektronische Signatur: Zum einen bestätigt die Signatur beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten, dass das elektronische Abbild der Vorlage entspricht. Dazu genügt eine einfache Massensignatur. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können dann sogar direkt Genehmigungen erteilt werden.

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