Dokumentenmanagement für Unternehmen
Kampf dem Papier

Intelligente Software soll die Informationen, die auf unzähligen Papierblättern verteilt ist, zentral zugänglich machen.

hiz DÜSSELDORF. Mit dem Dokumentenmanagementsystem File-Director will Canon den Zugriff auf Informationen im Unternehmen beschleunigen. Durch die zentrale Archivierung von Daten auf elektronischen Speichermedien und intelligentes Indizieren aller Informationen soll ein schneller und zuverlässiger Zugriff auf die Dokumente gewährt werden.

Informationen ablegen und wieder finden ist in der Regel ein Prozess, der zeitintensiv und nervtötend ist. Studien der IFOSS belegen, dass dafür über die Hälfte der Büroarbeitszeit vertan wird. Trotz aller Versuche, dass Papier aus dem Büro zu verbannen, wächst die Flut um 15 Prozent pro Jahr - auf Kosten der Produktivität. Abhilfe schaffen Dokumenten-Management-Systeme, die administrative Ablagearbeiten, umständliche Freigabeverfahren oder zeitaufwändige Suchprozesse automatisieren. Mit File-Director werden die Papiere gescannt, mit Computeruntstützung indiziert und zentral gespeichert. Die strukturierte Information ist dann überall im Unternehmen, sei es im Intranet oder weltweit via Internet, für jeden erreichbar, der die entsprechenden Rechte besitzt.

Beispielsweise kann die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Urlaubsanträgen oder Lieferscheinen im Unternehmen verkürzt werden, indem diese Dokumente für Freigaben und Korrekturverfahren virtuell an den Arbeitsplatz des Sachbearbeiters geschickt werden. Statt der Posteingangsmappe kann die Eingangspost nach dem Scannen und Indizieren elektronisch abgelegt werden. Der Empfänger erhält, ähnlich einer E-Mail, eine Nachricht über neue Post. Am Bildschirm betrachtet und verarbeitet er sie oder ruft sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf. Die Software ermöglicht darüber hinaus die gezielte Suche nach spezifischen Informationen und einzelnen Dokumenten. Dabei kann jeder Benutzer seine eigenen Dokumente selbst ablegen, abfragen und verteilen.

Das System basiert auf dem XML-Standard und der Microsoft .NET-Technologie. Es lässt sich beliebig skalieren - von einem bis zu 128 Servern. Durch die 3-Schicht-Architektur der Software wird verhindert, das Clients direkt auf die Datenbank zugreifen. Das bedeutet, dass Daten und Dokumente vor unberechtigten Zugriffen gesichert sind.

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