Druck-Dienstleistungen
Das Ende der Zettelwirtschaft

Mit einem klugen Management von Dokumenten und Druckern sparen Firmen viel Geld. Doch die Druck-Dienstleister denken schon weiter: Von Digitalisierung bis Zaubertinte halten stetig neue Technologien Einzug in die Büros, die das Drucken effizienter und ökologischer machen.
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BERLIN. Ohne Smartphone läuft bei vielen Mitarbeitern von Procter & Gamble nichts mehr. 20000 Beschäftigte hat der Konsumgüterkonzern mit Mobilgeräten ausgestattet, die raschen Zugriff auf Präsentationen oder andere Dokumente ermöglichen. Umständlich jedoch wurde es, wenn die Unterlagen gedruckt werden mussten. Denn dazu war es lange nötig, die Daten auf einem Computer abzurufen.

Den Umweg erspart eine Technik von Xerox, nach eigenen Angaben Weltmarktführer für das Geschäftsprozess- und Dokumentenmanagement. Direkt vom Smartphone aus lässt sich bei Procter & Gamble jeder beliebige Drucker nutzen. Nicht einmal Treiber oder Software müssen die Mitarbeiter herunterladen. Sie holen sich die Dokumente einfach von einem Server via Cloud Computing, also über eine zentrale webbasierte IT-Anwendung.

Zahl der Geräte sinkt deutlich

Kosten senkt Procter & Gamble nicht nur, weil die Beschäftigten weniger Arbeitszeit für das Drucken benötigen. Ein zentral gesteuertes Dokumentenmanagement hat auch dafür gesorgt, dass mehr als 35000 von vormals 45000 Druckern ausrangiert werden konnten. Geringere Ausgaben bei höherem Service - so lautet das Versprechen der Anbieter der sogenannten Managed Print Services (MPS). Die Botschaft kommt an: Laut einer aktuellen Studie der britischen IT-Analysten von Quocirca steigt die Nachfrage deutlich an. Danach messen mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen dem Thema gar eine strategische Bedeutung zu. Denn mit vergleichsweise geringem Aufwand lassen sich spürbare Effekte erzielen.

Auf 1,5 bis drei Prozent des Gesamtumsatzes eines Unternehmens beziffert eine Studie des IT-Giganten IBM das Einsparpotenzial eines kontrollierten und standardisierten Dokumenten- und Datenmanagements. Dazu tragen auch effizientere Arbeitsabläufe bei. Positiver Nebeneffekt: Die Firmen können auch ihre Umweltbilanz aufpolieren, weil sie beispielsweise den Papierverbrauch eindämmen.

Nutzungsrechte für Mitarbeiter

Autohersteller Fiat etwa peilt an, mit einer MPS-Lösung allein die Druckkosten konzernweit um ein Drittel zu senken. Dafür wird unter anderen der Gerätepark entschlackt, vereinheitlicht und zentral verwaltet. Eine Reihe von Kniffen hilft dabei, ausufernde Druckkosten im Zaum zu halten. Notorische Alles-Ausdrucker werden erkannt, da sich die Kosten automatisch Abteilungen oder Mitarbeitern zuordnen lassen. Zudem ist es möglich, unterschiedliche Nutzungsrechte zu vergeben. Nur einige Mitarbeiter dürfen dann in Farbe drucken, andere dagegen nur beidseitig oder tintesparend im Entwurfsmodus.

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