Effiziente Kommunikation So entkommen Sie der E-Mail-Flut

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E-Mails werden zur Echtzeitkommunikation missbraucht

Die Abschaffung der E-Mail auszurufen ist dennoch verfrüht. Denn die E-Mail-Kommunikation hat durchaus ihren Platz – wenn sie richtig genutzt wird.

In vielen Fällen wird die E-Mail nämlich zweckentfremdet. Mail-Kommunikation ist ihrem Charakter nach eine asynchrone Kommunikationsform. Das bedeutet: Wer möchte, dass jemand sofort reagiert, sollte besser anrufen – oder, sollte man im selben Gebäude arbeiten, schlicht zum entsprechenden Mitarbeiter hingehen. Hier teilt sich die elektronische Post einen Vorteil mit der klassischen Brief-Post: Sie kann und soll erst dann bearbeitet werden, wenn Zeit ist.

Häufig artet eine E-Mail-Kommunikation auch in Geplauder aus. Das ist besonders nervend, wenn die Plaudertaschen dabei den großen Verteiler nutzen. Für derartige Chat-Kommunikation sind Instant Messenger besser geeignet. Mindestens aber sollte auf die Kopien an andere Kollegen verzichtet werden.

Wiki oder Forum für wiederkehrende Fragen

Das andere Extrem sind Informationen, für die das Medium E-Mail zu kurzlebig ist. „Wie richtet man noch mal den Drucker ein?“, „Was ist die Nummer unserer Kostenstelle“ – viele per E-Mail versandte Informationen bleiben aktuell, weil sie in regelmäßigen Abständen erneut gefragt werden. Der einzelne Mitarbeiter kann sich einen „Wichtig“-Ordner in seinem Mail-Programm für derartige Informationen anlegen. Noch besser ist allerdings ein internes Forum oder Wiki, in dem alle Mitarbeiter die entsprechenden Informationen immer wieder nachschlagen können.

Doch selbst wenn die E-Mail die richtige Form der Kommunikation ist – häufig wird mit dem Adressatenkreis zu großzügig umgegangen. So wird etwa jede fünfte E-Mail unnötigerweise als Kopie an Kollegen geschickt, fand die Studie der britischen Loughborough University und der australischen Deakin University heraus. 13 Prozent der empfangenen E-Mails waren sogar völlig irrelevant, nur 41 Prozent der untersuchten E-Mails erfüllten alle Kriterien einer sinnvollen Informationsübermittlung.

Vor dem Klick auf „Absenden“ sollten Sie sich daher genau überlegen, für welchen Empfängerkreis diese E-Mail wirklich wichtige Informationen enthält. Schreiben Sie außerdem direkt dazu, welche Reaktion Sie von den Angeschriebenen erwarten. Ein vorangestelltes „nur zu eurer Information“ (auch FYI, for your information) zeigt den Empfängern beispielsweise sofort an, dass der Sender keine Antwort auf die E-Mail erwartet.

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2 Kommentare zu "Effiziente Kommunikation: So entkommen Sie der E-Mail-Flut"

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  • Instant Messaging? Damit hat die Malaise doch vor 25 Jahren angefangen. "Instant" senkt ja nicht das Mitteilungsbedürfnis der Kollegen, es sorgt nur dafür, dass die Belästigung spontan erfolgt und nicht zeitversetzt und gebündelt. Wie der Autor so richtig schreibt, gibt es in den Büros ja auch noch die guten alten Telefone. Reden geht schneller als aufschreiben, und wer sich gerade konzentrieren muss, lässt halt den AB drangehen. Den Klingelton kann man ja auch abschalten. Das rote Lämpchen am Telefon ist ein dezentes Zeichen, dass jemand etwas von einem will, und die Anruferliste verrät sogar wer.
    E-Mail bleibt unersetzlich in Fällen, in denen man z.B. eine Kontaktaufnahme oder einen Informationsaustausch mit Zeitstempel dokumentieren will oder muss, dann fungiert sie als Archiv und Gedächtnisstütze. Außerdem ist sie wichtig, um sich Dokumente, Links oder auch Termine zu schicken, die dann per Mausklick in den eigenen Kalender importiert werden. Außerdem kann man sich Filter einstellen, die die Post nach beliebigen Kriterien vorsortieren (VIP, Kunde, Kollege, Schwätzer, Spam). Das hat sich bewährt und ist ausgereift.

    Auf Instant Messaging umzustellen, passt nicht zu gelernten und funktionierenden Prozessen. Das Mailen abzuschaffen ist also praxisfremd. Alles in allem disqualifiziert sich ein Unternehmensberater mit solchen Äußerungen nur selbst.

  • Oh und wieder eine Opfergeschichte: Diesesmal die armen Wehrlosen und das böse Outlook.
    Tja, wie immer im Leben, muß man sich eben aktiv darum kümmern, daß die Sachen so laufen, wie man es sich vorstellt. So wie man die Plaudertaschen durch eine klare Ansage auf Distanz halten kann, so kann man selbstverständlich auch die Leute erziehen, die einem eMails schicken. Eine klare Ansage führt zu aussagekräftigen Mails - reine Erziehungssache!
    Also, kein Grund zu jammern. Vielmehr gilt auch hier: Die Opfer suchen sich ihre Täter!

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