Effiziente Kommunikation
So entkommen Sie der E-Mail-Flut

E-Mails sind für viele Mitarbeiter zur Last geworden. Der IT-Dienstleister Atos will deshalb sogar komplett ohne die elektronische Post auskommen. Doch E-Mails lassen sich auch effizient nutzen. Wir zeigen, wie.
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DüsseldorfViele Mitarbeiter empfinden die Nutzung von E-Mails heute als Zeitkiller – und das zu Recht. Eine Studie der britischen Loughborough University und der australischen Deakin University kam Mitte des Jahres zu dem Ergebnis, dass britische Unternehmen pro Mitarbeiter zwischen 500 und 10.000 Pfund im Jahr durch die ineffiziente Nutzung von E-Mails verlieren. Versteckte Kosten, die in keiner Bilanz auftauchen.

Vor allem die Überflutung mit sinnlosen E-Mails trägt wesentlich dazu bei, dass die Mail vom effizienten Kommunikationswerkzeug zum Zeitfresser und damit zum Kostenfaktor wird. Thierry Breton, Chef des IT-Dienstleisters Atos, hat deshalb einen radikalen Entschluss gefasst: Sein Unternehmen soll eine E-Mail-freie Zone werden. „200 Mails bekommt ein Atos-Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag, 90 Prozent davon sind sinnlos und halten unnötig auf“, so Breton im Gespräch mit dem britischen „Telegraph“. Die Zahl der Nachrichten soll auf null sinken – ein Instant-Messaging-Programm soll die E-Mail ersetzen.

Viele Mitarbeiter werden diesen Plan nur allzu gut nachvollziehen können: Ständig nervt Outlook mit der neusten E-Mail – doch fast alle sind irrelevant. Jede Nachricht erzeugt die immer selbe Routine: Nachschauen, um was es sich handelt – es könnte ja wichtig sein. Das kostet jedes Mal einige Sekunden Zeit. Nicht nur diese Sekunden sind verloren: Um sich wieder in den gerade unterbrochenen Gedankengang einzufinden, verliert der Mitarbeiter erneut wertvolle Zeit.

Kommentare zu " Effiziente Kommunikation: So entkommen Sie der E-Mail-Flut"

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  • Instant Messaging? Damit hat die Malaise doch vor 25 Jahren angefangen. "Instant" senkt ja nicht das Mitteilungsbedürfnis der Kollegen, es sorgt nur dafür, dass die Belästigung spontan erfolgt und nicht zeitversetzt und gebündelt. Wie der Autor so richtig schreibt, gibt es in den Büros ja auch noch die guten alten Telefone. Reden geht schneller als aufschreiben, und wer sich gerade konzentrieren muss, lässt halt den AB drangehen. Den Klingelton kann man ja auch abschalten. Das rote Lämpchen am Telefon ist ein dezentes Zeichen, dass jemand etwas von einem will, und die Anruferliste verrät sogar wer.
    E-Mail bleibt unersetzlich in Fällen, in denen man z.B. eine Kontaktaufnahme oder einen Informationsaustausch mit Zeitstempel dokumentieren will oder muss, dann fungiert sie als Archiv und Gedächtnisstütze. Außerdem ist sie wichtig, um sich Dokumente, Links oder auch Termine zu schicken, die dann per Mausklick in den eigenen Kalender importiert werden. Außerdem kann man sich Filter einstellen, die die Post nach beliebigen Kriterien vorsortieren (VIP, Kunde, Kollege, Schwätzer, Spam). Das hat sich bewährt und ist ausgereift.

    Auf Instant Messaging umzustellen, passt nicht zu gelernten und funktionierenden Prozessen. Das Mailen abzuschaffen ist also praxisfremd. Alles in allem disqualifiziert sich ein Unternehmensberater mit solchen Äußerungen nur selbst.

  • Oh und wieder eine Opfergeschichte: Diesesmal die armen Wehrlosen und das böse Outlook.
    Tja, wie immer im Leben, muß man sich eben aktiv darum kümmern, daß die Sachen so laufen, wie man es sich vorstellt. So wie man die Plaudertaschen durch eine klare Ansage auf Distanz halten kann, so kann man selbstverständlich auch die Leute erziehen, die einem eMails schicken. Eine klare Ansage führt zu aussagekräftigen Mails - reine Erziehungssache!
    Also, kein Grund zu jammern. Vielmehr gilt auch hier: Die Opfer suchen sich ihre Täter!

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