Elektrischer Versand
Rechnungen kommen per Internet

Unternehmen könnten durch den Versand von Rechnungen per E-Mail viel Geld sparen. Doch nur wenige Firmen nutzen diese Möglichkeit, die meisten favorisieren immer noch den Postweg. Rechtliche und technische Hürden halten sie davon ab, von der elektronischen Lösung Gebrauch zu machen. Doch jetzt bekommen Unternehmen professionelle Unterstützung.

HAMBURG. Firmen wie Authentidate in Düsseldorf, Itella in Frankfurt, Readsoft in Neu-Isenburg oder das Hamburger Systemhaus Alpha Com spezialisieren sich darauf, den elektronischen Versand von Rechnungen zu organisieren und diese Aufgabe den Firmen vollständig abzunehmen.

Den meisten Unternehmen ist der Versand elektronischer Rechnungen schlicht zu kompliziert. Denn es genügt nicht, ein Dokument als Word-Datei oder PDF einfach per Mail an den Empfänger zu schicken. „Damit eine elektronische Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet sein“, erläutert Rechtsanwalt Jyn Schultze-Melling von Nörr Stiefenhofer Lutz in München die Anforderungen des Fiskus. Ansonsten drohe die Streichung des Vorsteuerabzuges.

Diese Signaturen könnten die Unternehmen zwar mit Hilfe einer Software auf einem speziellen Netzrechner erstellen, der Prüfcodes online mit staatlich anerkannten Trust-Centern austauscht, doch vor allem für IT-Abteilungen von kleineren Unternehmen ist die Pflege eines solchen Servers zu aufwendig. „Inzwischen haben die Anbieter solcher IT-Lösungen gelernt, dass die potentielle Anwender zu wenig über die Technik wissen und sich von den regulatorischen Vorgaben rund um die elektronischen Rechnungen abschrecken lassen“, sagt Oliver Berndt, Berater bei B&L Management Consulting in Rosenheim.

Daher gebe seit kurzem immer mehr Online-Portale zum Versand elektronischer Rechnungen und entsprechender Dienstleistungen, sagt der Berater. Signamus heißt etwa der Zeichnungsdienst von Authentidate. Er ermöglicht das automatische Unterzeichnen von Dokumenten über ein Web-Portal. Das Signamus-Rechenzentrum hat eine gesetzeskonforme Signatursoftware installiert, die Rechnungen der Kunden automatisch mit dem notwendigen Nachweis ergänzt.

Itella macht es noch einfacher: Das Tochterunternehmen der finnischen Post installiert einen Druckertreiber bei seinen Kunden. „Damit ist der Versand signierter elektronischer Rechnungen genau so einfach wie einen Brief auszudrucken“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer der Itella Deutschland. Wenn der Benutzer das i-Post-Ikon anklickt, wird die Rechnung automatisch als Mail an Itella gesendet und auf deren Rechnern mit einer digitalen Signatur versehen.

Allerdings reicht es nicht, dass der Absender seine Rechnung mit einem elektronischen Zertifikat versieht. Der Anbieter muss dieses auch verifizieren können. Bislang musste er dazu eine Software zum Abgleich der Zertifikate installieren – und zwar jeweils die des Rechnungssystems, die der Versender der Rechnungen favorisiert. „Im Extremfall muss also eine Firma, die von 300 verschiedenen Lieferanten elektronische Rechnungen erhält, einige Dutzend Verifizierungslösungen installieren“, sagt Schlotmann. Die Prokuristen mussten zudem wissen, welches Verifizierungsverfahren für welche Lieferantenrechnung das richtige ist. Auch das bremste die Akzeptanz der elektronischen Rechnungen in der Industrie.

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