Elektronische Signaturen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
Der Gesetzgeber gibt die Marschrichtung vor

Ohne eine so genannte qualifizierte elektronische Signatur ist kein Dokument rechtssicher. Das klingt theoretisch, hat aber weit reichende Auswirkungen auf den täglichen Geschäftsverkehr per Datenaustausch.

DÜSSELDORF. Eine schriftliche Rechnung, so wie heute üblich ist, kann zwar sogar ohne Unterschrift vorgelegt werden. Bei Rechnungen, die aus dem Computer kommen und nicht auf Papier übermittelt werden, hat der Gesetzgeber zusätzlich Auflagen erteilt. Damit wird dem Geschäftsverkehr auf elektronischer Basis eine Hürde aufgebaut, die den Missbrauch verhindern oder zumindest erschweren soll. Seit 1997 gibt es in der Bundesrepublik ein Signaturgesetz, 1999 wurde die europäische Gemeinschaft aktiv und die Novellierung des Gesetzes im Mai 2001 ergänzt durch den §14 des Umsatzsteuergesetzes vom Januar 2002 definiert exakt, wann ein elektronisches Dokument rechtlich anerkannt werden kann.

Der Schlüssel zur Rechtssicherheit heißt elektronische Signatur. Eine per E-Mail verschickte Rechnung ist nur dann Vorsteuerabzugsfähig, wenn sie über eine gesetzeskonforme Signatur verfügt. Ein archivierter Datensatz kann nur dann in einen Rechtsstreit eingebracht werden, wenn er bei der Speicherung mit einer qualifizierten Signatur versehen wurde.

Diese theoretisch klingenden Betrachtungen haben weitreichende Auswirkungen in der Praxis des täglichen Geschäftsverkehrs. Bedenkt man, dass nach Untersuchungen der Platinion GmbH, einer Tochter der Boston Consult, das Drucken, Kuvertieren und Verschicken einer Rechnung bei einem Telekommunikationsunternehmen ca. 2,55 Euro kostet und vergleicht die Kosten von digitalen Rechnungen, die ca. 12 Cent zu Buche schlagen, so eröffnet sich ein immenses Einsparungspotenzial. Allerdings schränkt Platinion Chef Daniel Schneider ein: „Das schafft man nur, wenn der Empfänger diese Rechnungen akzeptiert.“

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