Firmen müssen Mails sorgfältig aufbewahren
E-Mails are forever

Mails sind ein scheinbar flüchtiges Medium. Ein Klick – und schon verschwindet der ganze brisante Schriftverkehr vermeintlich im digitalen Orkus.

DÜSSELDORF. Ein Irrglauben, in dem wohl auch Henry Blodget, Star-Analyst des renommierten Investmenthauses Merrill Lynch, lebte, bevor ihn ausgerechnet ein paar beiläufige E-Mails zu Fall brachten: Blodget hatte in internen Mails jene Aktien als „Schrott“ bezeichnet, die er Merrill-Lynch-Kunden mit Floskeln wie „kurzfristig akkumulieren und langfristig kaufen“ ans Herz gelegt hatte.

Diese und andere Mails fielen den Ermittlungsbehörden in die Hände. Das Gericht verurteilte Blodget nach jahrelangem Verfahren im Frühjahr zur Zahlung einer Geldbuße und belegte ihn mit einem lebenslangen Berufsverbot. Der New Yorker Staatsanwalt Eliot Spitzer bezeichnete diese Mails als einen „Schatz an unwiderlegbaren Beweisen“. Wie wahr.

Auch in Deutschland ist Firmenkorrespondenz per E-Mail – obwohl von eingeschränktem Beweiswert ohne digitale Signatur – zu einem gängigen Beweismittel geworden. „Ich kann Unternehmen nur raten, nichts Brisantes in eine Mail zu schreiben“, warnt Peter Bräutigam, Experte für IT-Recht bei der Kanzlei Nörr Stiefenhofer Lutz in München. Denn was viele Unternehmenslenker hier zu Lande immer noch nicht wissen: Sie sind verpflichtet, ihren alle geschäftlichen E-Mails zu speichern – für mindestens zehn Jahre. Das verlangt Paragraph 257 des Handelsgesetzbuches für Mails genauso wie für Geschäftsbriefe und Faxe.

Auch für das Finanzamt muss elektronische Geschäftspost, die steuerrelevant ist, archiviert werden. Jede Firma, die einen PC benutzt, hat elektronische Dokumente im Zusammenhang mit ihrer Buchführung ebenso lange und sorgfältig aufzubewahren wie Papier in Aktenordnern.

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