Mobile Mitarbeiter
Arbeiten ohne Grenzen

Europas Wirtschaft wird mobil. Knapp der Hälfte der Arbeitsbevölkerung arbeitet nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs. Deutsche Firmen aber nutzen die Vorteile mobiler Mitarbeiter noch längst nicht aus.

DÜSSELDORF. Auf 87 Millionen steigt die Zahl der Angestellten in Westeuropa, die nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs arbeiten. Das entspreche knapp der Hälfte der Arbeitsbevölkerung, erläutern die Marktforscher von IDC in einer aktuellen Prognose. Die mobilen Angestellten arbeiten bei Kunden und Geschäftspartnern oder zu Hause - und brauchen auch hier Zugriff auf wichtige Daten. Die Umsetzung von mobilen Unternehmenslösungen steht jedoch gerade in Deutschland noch am Anfang. Laut IDC setzen erst 17 Prozent der Firmen mobile Lösungen ein, fast 80 Prozent haben sich mit dem Thema noch gar nicht beschäftigt. Dabei können sie auch Kosten senken.

Mobilität ist mehr als das Ausstaffieren der Beschäftigten mit Smartphone und Laptop. Ein erster Schritt kann der Umstieg auf eine IP-basierte Telefonanlage sein. Damit wachsen Mobil- und Festnetztelefon zusammen. Bei der One-Phone-Lösung von Ericsson beispielsweise sind die Mitarbeiter überall unter einer Nummer verfügbar. "Sie telefonieren dann entweder mit ihrem Mobiltelefon oder über Softphone, eine auf dem PC installierte Telefonsoftware", erläutert Ralf Sürtenich, Sales Development Manager für Geschäftskunden bei Ericsson.

Der Server bietet nicht nur ortsunabhängige Erreichbarkeit, sondern ermöglicht zahlreiche Zusatzfunktionen - beispielsweise ein Presence Management, das Kalenderfunktionen in die Telefonanlage integriert. Damit ist für jeden sichtbar, ob ein Kollege gerade in einer Besprechung ist oder im Flugzeug sitzt - man braucht nicht vergeblich anzurufen. "Das spart Arbeitszeit und Telefonkosten", so Sürtenich. Zudem laufen alle Nachrichten - SMS, Sprache, E-Mail - in einem System zusammen. Ein weiterer Vorteil der serverbasierten Telefonie: "Sie überträgt Sprachnachrichten wie eine MP3-Datei aufs Handy", so Sürtenich. Diese lasse sich auch abhören, wenn man nicht online ist: etwa im Flugzeug.

Effizient genutzt werden mobile Technologien erst dann, wenn sie strategisch betrachtet werden, sagt Stefanie Rothenbücher, Marketingmanager bei Microsoft. "Man muss über den Tellerrand schauen." Vertrieb, Customer Relationship Management (CRM) und Navigationslösungen seien heute schon auf die mobile Nutzung ausgelegt. Microsoft liefert zu seiner CRM-Lösung eine Version für Windows Mobile dazu. "Mitarbeiter können dann unterwegs Informationen abrufen, ohne ihren Laptop zu öffnen", so Rothenbücher.

Das mobile Büro bringe eine Menge Zeitersparnis, ist Arno Wilfert, Telekommunikationsexperte bei Arthur D. Little überzeugt. Pendler müssten nicht mehr jeden Tag reisen. Wer unterwegs war, muss nicht abends ins Büro kommen, um Daten zu aktualisieren. Firmen könnten ihre Büro- und Mietkosten senken, wenn nicht mehr alle Mitarbeiter jeden Tag vor Ort sind. Das allerdings ziehe, so Wilfert, eine Veränderung der gesamten Kommunikation nach sich. Zusammengehörigkeit und Unternehmensgeist müssten anders gestärkt werden als durch Anwesenheit. Auch verlieren Unternehmen ein Stück weit die Kontrolle: Sie wissen nicht genau, wie lange jemand arbeitet. Und: "Hohe Mobilfunkkosten halten viele davon ab, ihre Mitarbeiter mit Handys auszustatten", so Wilfert. Auch seien hohe Bandbreiten, wie sie für eine schnelle Datenübertragung notwendig sind, nicht flächendeckend verfügbar.

Ein weiteres Hindernis auf dem Weg zum mobilen Unternehmen: Der eine Mitarbeiter hat ein Motorola-Handy, der andere ein Nokia-Smartphone und der dritte einen Blackberry. Die müssen alle unter einen Hut gebracht werden. "Wir akzeptieren, dass verschiedene Gerätetypen im Einsatz sind", sagt Martin-Hannes Giesswein, Verkaufsleiter von Nokia Enterprise Solutions in Deutschland. Daher hat Nokia mit Intellisync eine offene Plattform installiert, die neben den firmeneigenen Handys noch 40 Geräte anderer Hersteller unterstützt. Bestehende Lösungen - beispielsweise CRM oder Finanzbuchhaltung - lassen sich so ohne Aufwand mobilisieren.

Damit sich Firmen auf mobile Lösungen verlassen, muss die Sicherheit stimmen. Denn die Geräte bieten Hackern neue Angriffspunkte. "Mit Hilfe eines VPN-Netzwerkes kann auch über ein Smartphone sicher auf das Unternehmensnetz zugegriffen werden", so Giesswein. Doch die größte Sicherheitsgefahr ist viel profaner: Mehr als 5 000 Geräte - Handys, Laptops und PDA - haben Flugreisende im vergangenen Jahr auf den zehn größten Flughäfen in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegen gelassen. Das fand Utimaco, Hersteller von Sicherheitslösungen, bei einer Umfrage unter den Fundbüros der Flughäfen heraus. Die Schusseligkeit muss jedoch nicht als Drama enden: Geht ein Smartphone verloren, kann es per SMS verschlüsselt werden. Und ein neues Gerät lässt sich binnen Minuten mit den kompletten Daten bespielen, die im Firmennetz abgelegt sind.

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