Schlimmer als Spam und Fishing
Der E-Mail-Wahn im Büro

Wer heutzutage nur einmal kurz seine E-Mails checken will, muss sich für die nächsten Stunden nichts mehr vornehmen. Und dabei bewegt er sich auf vermintem Terrain.

BERLIN. Die Gefahren lauern überall: Damen, von denen der Leser bisher noch nie etwas gehört hat, machen eindeutige Angebote, ehemalige afrikanische Diktatoren, denen das Schicksal übel mitgespielt hat, suchen nach Partnern, die die Gewinne aus dreißig Jahren Ausbeutung der Bevölkerung mit ihnen teilen wollen. Dazu kommen fingierte Ebay-Rechnungen oder gefälschte Nachrichten, die angeblich von der Online-Bank stammen.

All diese Spam- und Fishing-Mails sind ärgerlich – viel schlimmer und zeitaufwendiger ist aber eine andere Kaste elektronischer Post: Unnötige E-Mails von Kollegen im Büro. Sie verstopfen das Postfach und lassen die Server zusammenbrechen. Das Verschieben der Mails und das Leeren des Ordners „Gelöschte Objekte“ nimmt mittlerweile so viel Zeit in Anspruch, dass der Besitzer des Postfachs auch jeden Tag zum Wertstoffhof fahren könnte, um den elektronischen Sondermüll dort zu entsorgen.

E-Mails sind im Büro mittlerweile zur Kommunikation zweiter Klasse mutiert. Ein Sachverhalt ist nicht wichtig genug, um sich ins Büro des Kollegen zu bequemen oder ihn anzurufen? Für eine E-Mail reicht es immer noch. Das Problem: Sollte sich zwischen all diesen Bestätigungen von Terminen, die in drei Wochen noch einmal mit einer anderen Abteilung abgesprochen werden müssen, um dann in einem Planungsmeeting endgültig festgezurrt zu werden, falls der Chef einverstanden sein sollte, einmal eine wirklich wichtige Nachricht schmuggeln, droht sie im Datenmüll unterzugehen.

Jason Fry, Kolumnist des „Wall Street Journals“, hat sich des Problems angenommen und fünf Regeln zur Rettung der elektronischen Gesundheit formuliert:

  1. E-Mail-Steuern: Weniger ist mehr. E-Mails innerhalb eines Unternehmens dürfen nicht an mehr als vier Empfänger versandt werden. Für jeden zusätzlichen Eintrag im Adressfeld wird eine Gebühr fällig. E-Mails an die gesamte Belegschaft eines Unternehmens sollten die absolute Ausnahme bleiben und dann auch wirklich für alle von Interesse sein. Ein Beispiel? Etwa der Hinweis, dass die Toilette verstopft ist. Alle anderen Massen-E-Mails sind reine Zeitverschwendung. Fry empfiehlt stattdessen, öfter ein kurzes Treffen einzuberufen oder auch eine Telefonkonferenz. Wer dafür keine Zeit finde, sei offensichtlich zu sehr damit beschäftigt, der E-Mail-Flut Herr zu werden.

  2. Würden Sie auch aussprechen, was Sie geschrieben haben? Vor allem Chefs kennen das Phänomen: E-Mails von Mitarbeitern mit Formulierungen á la: „Ich teile Ihnen das nur kurz mit, damit Sie Bescheid wissen, falls es später Probleme geben sollte.“ Wohl kaum ein Mitarbeiter würde auf die Idee kommen, an die Bürotür des Chefs zu klopfen, um diese unverzichtbare Nachricht im Stile des „Kuriers des Zaren“ persönlich zu überbringen. Das hindert viele von ihnen aber nicht daran, die Informationen durchs elektronische Hintertürchen auf den Rechner des Vorgesetzten zu schmuggeln. Weit verbreitet sind auch E-Mails von Angestellten, die ihren Chef über jedes kleine Detail einer Aufgabe informieren, die sie gerade bearbeiten. Wahrscheinlich protokollieren sie auch, dass sie gerade ihren Schreibtisch aufgeräumt haben.

  3. Reform des CC-Feldes: Früher war klar, was es bedeutete, wenn ein Mitarbeiter in das CC-Feld einer E-Mail eingetragen wurde: Die Mail ist für ihn von Interesse aber er muss nicht auf sie antworten. Irgendwann muss sich der Sinn dieses Feldes verändert haben. Heute bedeutet der Eintrag in das CC-Feld, dass der Empfänger von sinnlosen Mails gequält wird, die er überhaupt nicht hätte bekommen müssen. Neben Schleimern, die sicherstellen wollen, dass ihr Chef über jeden ihrer Schritte auf dem Laufenden ist (siehe Regel 4), scheint das CC-Feld auch zu einem Folterinstrument mutiert zu sein. „Ich schreibe Ihnen das hier, aber ich will Ihnen außerdem klar machen, dass sie die Sache eigentlich nichts angeht“, wie es Fry ausdrückt. Außerdem scheint es eine Art Gentleman Agreement zu geben, dass ein Empfänger, der es nur in das CCFeld geschafft hat, auf keinen Fall auf die E-Mail antworten darf.

  4. Der „Wollen Sie wirklich fortfahren?“-Knopf: Auch wer sich noch so gut darauf versteht, sich formvollendet auf dem diplomatischen Parkett des durchschnittlichen Büroflurs zu bewegen, ist sicher schon einmal an einer Herausforderung gescheitert: Dem Meistern der BCC-Zeile einer EMail. BCC – das steht für Blind Copy. Wer in dieser Zeile eingetragen wird, empfängt zwar die E-Mail, bleibt für die anderen Empfänger aber unsichtbar. Das Problem: Im Wust der täglichen E-Mails kann ein Empfänger leicht übersehen, dass er nur in der exklusiven BCC-Zeile vermerkt war und den Fehler begehen, auf den „Allen antworten“-Button zu klicken. Die Folgen können fatal sein. Die geplante Verschwörung fliegt auf, der Ruf des Absenders ist ruiniert. Hier wären die Softwarehersteller gefordert, um eine Sicherung einzubauen. Etwa ein kurzes Dialogfeld, das aufpoppt und den Nutzer fragt, ob er wirklich allen Empfängern der Mail antworten will.

  5. Der Widerruf-Knopf: Fry vergleicht es mit einem Delfin, der sich im Netz eines Tiefseefischers verheddert hat. Wer es einmal in die CC-Zeile eines E-Mails-Streits zwischen zwei Kollegen geschafft hat, für den gibt es kein Entrinnen. Will er die beiden Kollegen nicht verärgern, muss er jede einzelne Mail löschen. Die Lösung: ein Widerruf-Knopf mit dessen Hilfe sich das Opfer heimlich aus dem Wortgefecht ausklinken und seinen Namen aus der CC-Zeile entfernen kann.

Quelle: BusinessNews

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%