Studie
Was E-Mails Unternehmen kosten

E-Mails sind nur oberflächlich betrachtet kostenlos, denn der falsche Umgang damit kostet Unternehmen bezahlte Arbeitszeit. Wissenschaftler haben die versteckten Kosten der Mails jetzt einmal genauer unter die Lupe genommen..
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DüsseldorfEinen nicht unerheblichen Teil ihrer Zeit verwenden Angestellte heute darauf, sich durch den Berg von E-Mails zu arbeiten, die sie jeden Tag erhalten. Über die versteckten Kosten der E-Mail-Nutzung werden sich aber selbst Controller in Unternehmen eher selten Gedanken machen.

Die Informationswissenschaftler Thomas Jackson von der britischen Loughborough University und Sharman Lichtenstein von der australischen Deakin University in Burwood haben sich auf die Suche den versteckten Kosten des täglichen Mailverkehrs gemacht. Mit eindeutigem Ergebnis: Die vier von ihnen untersuchten Unternehmen zahlten im Schnitt zwischen 5000 und 10.000 Pfund pro Mitarbeiter und Jahr für die E-Mail-Nutzung.

Der Studie zufolge mindern vor allem die Überflutung mit sinnlosen E-Mails, Sicherheitsprobleme sowie Unterbrechungen durch das Lesen der E-Mails die Produktivität der Mitarbeiter. Dabei wären einige der Probleme leicht vermeidbar: So wird etwa jede fünfte E-Mail unnötigerweise als Kopie an Kollegen geschickt. 13 Prozent der empfangenen E-Mails waren sogar völlig irrelevant, nur 41 Prozent der untersuchten E-Mails erfüllten alle Kriterien einer sinnvolle Informationsübermittlung.

Doch es gibt auch gute Nachrichten für Unternehmen: Durch Schulungen der Mitarbeiter zum richtigen Umgang mit dem Medium und genaue E-Mail-Regeln lassen sich die Probleme begrenzen, so die Forscher. Eine Möglichkeit, die bislang noch zu wenig genutzt wird, wäre etwa, in einer Mail die Reaktion, die vom Angeschriebenen erwartet wird, explizit zu formulieren. 56 Prozent der Mitarbeiter in den untersuchten Unternehmen gaben zudem an, dass E-Mails häufiger durch ein Gespräch per Telefon oder von Angesicht zu Angesicht ersetzt werden sollten.

Die Forscher empfehlen Unternehmen daher, Kommunikations-Manager oder andere Verantwortliche für den Umgang mit E-Mails zu bestimmen. Diese sollten Regeln für die E-Mail-Nutzung ausarbeiten und die Nutzung der E-Mail-Kommunikation beobachten.

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