Technische Kommunikation
Software bekommt die Datenflut in den Griff

Mit der Zahl und der Komplexität ihrer Produkte steigen für Unternehmen die Anforderungen an die Technische Kommunikation. Eine von der Firma Technotrans entwickelte Software namens Docuglobe hilft nun bei ihrer Verwaltung.

BERLIN. Die Firma Technotrans hatte ein Problem, das viele Unternehmen kennen: Die Produktpalette des Herstellers von Komponenten für Druckmaschinen ist im Laufe der Jahre stetig größer geworden – und zu jedem neuen Produkt musste das Sassenberger Unternehmen neue Technische Dokumentationen bereitstellen, vom Handbuch bis zur Serviceanleitung. „Irgendwann hatten wir mehr als 2 000 Dokumente“, sagt Henning Mallok, Vertriebsleiter bei Technotrans. „Angesichts dieser Datenfülle wollten wir die technische Kommunikation effizienter gestalten.“ Die Suche nach einem passenden Content Management System blieb erfolglos. Technotrans entschloss sich, selber eines zu programmieren: Docuglobe.

Das Grundprinzip: Viele Informationen in den 2 000 Dokumenten haben sich überschnitten. Die Software identifizierte daraus Module. Aus 48 000 Einzelteilen – vom kleinen Sicherheitshinweis bis zum umfangreichen Kapitel – setzt es heute neue Dokumente zusammen. Meist müssen nur noch Kleinigkeiten ausgetauscht werden, beispielsweise neue technische Daten oder eine veränderte Benutzeroberfläche. Die Software ist mittlerweile bei 70 Unternehmen installiert – meist ebenfalls Maschinen- und Anlagenbauer. „Unsere Kunden haben eine Zeitersparnis von durchschnittlich 35 Prozent erreicht“, so Mallok. Vor allem Pünktlichkeit und Qualität hätten sich verbessert.

Content Management Systeme (CMS) sind ein wichtiges Instrument für die effiziente Verwaltung der technischen Kommunikation. Laut einer Studie des Branchenverbands Gesellschaft für Technische Kommunikation (Tekom) nutzen jedoch nur 20 Prozent der befragten Unternehmen eines. „Dabei lässt sich die Flut an Daten mit den Systemen konsistent und redundanzfrei halten“, so Tekom-Sprecher Gregor Schäfer. Denn die Menge an Informationen nehme in Unternehmen sprunghaft zu. Das liegt zum einen an der wachsenden Vielfalt erklärungsbedürftiger Produkte. Zum anderen müssen Informationen auf Papier und in elektronischen Medien verfügbar sein, meist noch in mehreren Sprachen. „Wo diese Herausforderungen nicht gemeistert werden, entsteht zusätzlicher Kosten- und Zeitdruck bei steigenden Qualitätsproblemen“, so Schäfer. Welche Lösungen es gibt, diskutieren Experten auf dem Forum ITC im Rahmen der Hannover Messe.

Eine uneinheitliche und unverständliche Terminologie sei eine der Hauptursachen für missverständliche Gebrauchs- und Betriebsanleitungen, so der Tekom-Sprecher. Oft werde ein- und dasselbe Merkmal mit unterschiedlichen Fachwörtern bezeichnet. Muss ein Unternehmen eine Anleitung übersetzen, entsteht ein Begriffschaos. Zwischen sechs und neun Sprachvariationen sind heute keine Seltenheit mehr. „Bis vor zehn Jahren hat es noch gereicht, die Anleitungen ins Englische zu übersetzen“, erinnert sich Andreas Dürr, Marketing-Manager beim Übersetzungssoftware-Spezialisten Across Systems. Durch steigende Exporttätigkeit sei die Notwendigkeit von Übersetzungen klar gestiegen.

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