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Texterkennung macht Akten Konkurrenz

Die Vorteile von Software für die digitale Dokumentenverarbeitung liegen auf der Hand: Aus 50 Metern Aktenpapier werden eine Handvoll Datenträger. Und trotzdem können Mitarbeiter in wenigen Minuten per Volltextsuche zum Beispiel einen Beschwerdebrief wiederfinden. Wer dies nutzt, gewinnt Zeit für die Kunden.

BONN. Datenbanken können dem Autor sofort sagen, was aus seinem Schreiben wurde und müssen nicht erst das Original des Briefs im Archiv ausgraben. Als Mitte der 1980er Jahre die ersten Dokumentenscanner aus Japan importiert wurden, sahen viele das Ende der Papierberge im Büro kommen. In absehbarer Zeit würden alle Vorgänge digital abgewickelt werden - das schien festzustehen. Zwanzig Jahre später zeigt sich jedoch ein anderes Bild: Viele kleine und mittlere Unternehmen haben noch kein Dokumentenmanagement. Jetzt wittern auch die Riesen der Branche wie Microsoft und SAP das große Geschäft mit kleinen Kunden.

Die Software muss vielseitig sein: Denn einen Beschwerdebrief von einer Rechnung zu unterscheiden, ist für Menschen eine einfach Sache. Für Computer dagegen sind Schriftstücke schwer verdauliches Gewirr aus Zeichen, Linien und Logos. Deshalb gibt es ausgeklügelte Texterkennungssysteme (OCR), die aus gescannten Briefen nutzbare Daten machen.

"Bei Geschäfts-Korrespondenz muss mittlerweile niemand mehr das Ergebnis der Texterkennung kontrollieren", erklärt Jupp Stoepetie, Geschäftsführer der Abbyy Europe GmbH in München, die ein weit verbreitetes OCR-Programms herstellt. "Rechnungen sollte man allerdings gegenlesen." Denn bei Zahlen kann ein fälschlich als Komma erkannter Punkt aus einer Bilanz-Mücke einen Elefanten machen.

Nicht für jedes Unternehmen lohnt es sich, eine eigene Infrastruktur zum Scannen von Dokumenten aufzubauen. Deshalb gibt es Dienstleister, die diese Arbeit für die Unternehmen erledigen. Einer dieser Zulieferer ist die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn. Das Unternehmen hat ein Franchise-Netz mit Niederlassungen in Deutschland und dem benachbarten Ausland aufgebaut. Auch die Deutsche Post AG bietet ihren Geschäftskunden an, ihre Geschäftskorrespondenz zu scannen und im Unternehmen per Email zu verteilen.

Dass die Papier- und Aktengebirge vor allem bei kleineren Unternehmen noch nicht vom Tisch sind, hat mehrere Gründe. Einen nennt Renate Karl, Geschäftsführerin der Pfaffenhofener DSK-Beratungs-GmbH: "Papier repräsentiert Arbeitsaufwand. Daran hängen die Mitarbeiter." Denn auf das gute Gefühl, heute einen Stapel Akten vom Eingangs- ins Ausgangsfach geschafft zu haben, wollen sie nicht verzichten. Und die Kollegen sollen auch auf dem Weg zur Teeküche sehen können, dass man nicht Däumchen dreht.

Dieser Effekt bleibt bei rein elektronischer Dokumentenverwaltung aus. Auch deshalb stellen sich oft Betriebsräte gegen Dokumentenmanagementsysteme. Denn sie fürchten auch, dass Archivare ihre Arbeit verlieren.

Jupp Stopoetie hält diese Befürchtungen für weitgehend unbegründet: "Wenn die Mitarbeiter keine Rechnungen mehr abtippen müssen, haben sie einfach mehr Zeit für wichtigere Aufgaben." Sie könnten zum Beispiel mehr Zeit für eingehende Beschwerden aufwenden. "Und die Beschwerdenaufnahme kann man nicht wegrationalisieren."

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