Die erste Begegnung mit dem Geschäftspartner Trotz der offenen Art der Spanier sollten Newcomer auf dem spanischen Markt eher mit einem schwierigen Zugang rechnen und mehrere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme nutzen. Hier sind beispielsweise die Deutsche Handelskammer für Spanien (Cámara de Comercio Alemana para España - CCA), das e-trade-center der Bundesagentur für Außenwirtschaft, Fachverbände, Kontakte bei Ausstellungen und Messen, Anzeigen in Fach- und Verbandszeitschriften empfehlenswert.
Termine sind zwingend im Voraus zu vereinbaren und in der Woche vor dem Treffen nochmals zu bestätigen. Die Absprache erfolgt bei Großfirmen gewöhnlich über die Sekretärin, bei kleineren und mittleren Unternehmen kann man sich unmittelbar mit dem Geschäftsführer verbinden lassen. Vorab sollte unbedingt eine Themenagenda schriftlich eingereicht werden.
Wie sich die erste Begegnung im Einzelnen gestaltet, hängt vornehmlich von den Umständen der Kontaktaufnahme ab. Erfolgte diese spontan und persönlich, wie auf Messen oder Konferenzen, so ist durchaus ein nachfolgendes Gespräch im Unternehmen üblich. Ein schnell organisiertes Treffen in der Firma gilt als besondere Honorierung des potenziellen Geschäftspartners. Ansonsten sind Besprechungen in Messeräumen, Konferenzsälen, Flughafenlounges bei spontanen Treffen üblich.
Bei Planung der Begegnung per Telefon- und Schriftkontakt oder Vermittlung durch Kammern oder Verbände wird einem Geschäftsessen im Restaurant oder einem Besuch im Unternehmen der Vorrang eingeräumt vor einem als kühler empfundenen Treffen im Hotel. Da sich spanische Geschäftspartner durchweg als großzügig und prestigebewusst präsentieren, sollten adäquate Restaurants ausgewählt werden. Hinsichtlich der Pünktlichkeit ist Flexibilität angesagt, ausgenommen, das Essen ist mit einer Veranstaltung verbunden.
Die Visitenkarte wird bei der Ankunft im Unternehmen an der Rezeption übergeben. Eine Seite sollte auf Spanisch sein. Die Karte wird so übergeben, dass der Empfänger die spanische Seite sehen kann. Das erste Treffen ist im Allgemeinen formell und dient dem Kennenlernen. Es kann sein, dass hierbei keine Geschäfte abgeschlossen werden. Agendas oder ein genauer Beginn dienen eher als Richtlinie. Alles mitgebrachte Material sollte auf Englisch und Spanisch vorhanden sein. Spätere Treffen verlaufen dann ungezwungener. Ein Ausländer, der zumindest einige spanische Floskeln beherrscht, gewinnt Sympathien.
Insgesamt sollte das Auftreten informell locker sein. Zur Begrüßung werden, wie in Deutschland auch, die Hände geschüttelt. Kennt man sich bereits, umarmt und küsst man sich, wobei die Umarmung nicht als intensive Freundschaft gewertet werden kann.
Allerdings fällt eine Begrüßung zwischen spanischen und nordeuropäischen Geschäftsleuten, die sich zum ersten Mal begegnen, nicht so emphatisch aus wie zwischen Südländern. Gewöhnlich wird ein Händedruck zur Begrüßung und Verabschiedung ausgetauscht. Damen werden zuerst begrüßt. Die Ansprache mit "Don" oder "Doña" (Herr oder Frau, Titel vor Vornamen) ist zwar noch gebräuchlich, aber deutlich seltener als früher. Mit dem Doktor-Titel reden die Spanier nur den Arzt an.
Um eine ungezwungene Atmosphäre zu schaffen, bieten sich zur Gesprächseröffnung einige Kommentare zur Reise, Eindrücken von Land und Leuten, aktuellen wirtschaftlichen, politischen oder sportlichen Ereignissen etc. an. Ansonsten wechseln vor allem jüngere Gesprächpartner in der Regel zügig zu den Geschäftsthemen über.
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