Geschäftliche Kontakte werden wegen der großen Entfernungen, aber auch aus Zeit- und Effizienzgründen größtenteils telefonisch, per Fax und immer mehr per E-Mail unterhalten. Die erste Kontaktaufnahme sollte schriftlich erfolgen, wobei zu empfehlen ist, zunächst über Mittler oder Bekannte eine Verbindung herzustellen, da unbekannte Absender oft keine Antwort erhalten. Wer auf dem schwedischen Markt dauerhaft erfolgreich sein will, muss beharrlich und am besten auch präsent sein. Regelmäßige Besuche sind daher unentbehrlich. Der Vorschlag zu einem persönlichen Treffen sollte daher früh, aber unaufdringlich gemacht werden. Gesprächstermine müssen immer fest vereinbart werden, da es Schweden überhaupt nicht schätzen, überfallen zu werden.
Die beste Besuchszeit liegt zwischen 9.00 und 15.00 Uhr. Ausgenommen ist allerdings der Freitagnachmittag, da dann - vor allem im Sommer - viele Schweden ihr Freizeitleben im Sommerhaus beginnen.
Die mehr formellen schwedischen Begrüßungen sind, je nach Tageszeit god morgon (Guten Morgen) oder god dag (Guten Tag), aber üblicher ist das lockere hej (Hallo). Bei der Begrüßung ist es üblich, dass sich alle Anwesenden, ob Frauen oder Männer, die Hand geben, ihren Vor- und Zunamen nennen und dann Visitenkarten austauschen. Gewöhnlich wird die ranghöchste Person ihre Hand zuerst anbieten und sich vorstellen. Dann werden die Mitarbeiter vorgestellt.
Die Visitenkarten sollten Firma (mit Logo), Vor- und Zunamen, Titel und Stellung in der Firma (beides auf Englisch), Adresse, Telefon-, Mobiltelefon- und Fax-Nr. sowie E-Mail-Adresse und Internet-Homepage enthalten.
Geschäftseinstieg sollte auf der Arbeitsebene beginnen
Geschäftsbriefe sollten immer sachlich, knapp und ohne Floskeln formuliert sein. Das Anschreiben kann in Englisch abgefasst werden. Der Absender sollte mit seinem vollen Namen unterschreiben, ebenso sollte der volle Name des Adressaten und sein Berufstitel genannt werden. Akademische Titel werden hingegen üblicherweise nicht verwendet.
Der Geschäftseinstieg sollte auf der Arbeitsebene z.B. beim Projektleiter beginnen. Die Einladung an den Unternehmensleiter zu einem gemeinsamen Mittagessen mag zwar hilfreich sein, wenn dem aber kein Gespräch mit den zuständigen Mitarbeitern auf der Arbeitsebene folgt, so wird dieses Gespräch auch keine Folgen für die Kooperation zwischen den Unternehmen haben.
Die Deutsch-Schwedische Handelskammer (DSHK; http://www.handelskammer.se) bietet Hilfe bei allen Geschäfts- und Etablierungsfragen an. Das Leistungsangebot reicht von allgemeinen Auskünften wie Adressenservice und Schaltung von Anzeigen bis zu speziellen Serviceleistungen, der maßgeschneiderten Geschäftspartnervermittlung, Marktstudien sowie Messeteilnahmen. Auch die Kontaktvermittlungsdienste des schwedischen Handelskammernetzes können in Anspruch genommen werden. Über die Internetseite http://www.chambertrade.com bieten die angeschlossenen Kammern einen Kontaktservice an, über den weltweit Geschäftspartner gesucht werden können.
Um die Importinteressen Schwedens sorgt sich die Hauptorganisation des schwedischen Handels (Svensk Handel; http://www.svenskhandel.se). Für die Aktivitäten dieses Dachverbandes im Bereich Einfuhren ist der Importrat (Importradet) zuständig. Er vermittelt Kontakte zu schwedischen Importeuren. Daneben können auch Branchenverbände angesprochen werden, um Adressen von Mitgliedern zu erhalten.
Unterstützung bei der Suche nach Verkaufsmittlern bietet der Verband schwedischer Handelsvertreter (Agenturföretagens Förbund i Sverige). Der Verband ist Mitglied der IUCAB (International Union of Commercial Agents and Brokers) und der Federation of Nordic Commercial Agents und bietet den üblichen Service der IUCAB-Verbände an, insbesondere die Vermittlung von Kontakten zu Agenturen sowie Rechts-, Transport-/Zoll-Beratung (teils kostenlos). Der Verband gibt jährlich acht Ausgaben seines Mitteilungsblattes Agent Nytt (Agenten-Neuheiten) heraus; in der Beilage können Annoncen zur Suche nach Agenten, Importeuren oder Händlern aufgegeben werden. Alle zwei Jahre veröffentlicht Agenturföretagen (AF) ein nach Warengruppen untergliedertes Mitgliederverzeichnis, das kostenlos auf der Homepage http://www.agenturforetagen.se zu finden ist.
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