Nur auf besonderem Wunsch des potenziellen Geschäftspartners erfolgt die erste visuelle Begegnung in seinen Büroräumen. Zum einen sind die Büroräume von mittelständischen Unternehmen oft nicht mit adäquaten Empfangsräumen versehen, was jedoch nicht der Hauptgrund dafür ist. Letzterer dürfte eher darin bestehen, dass auf Grund der infrastrukturellen Unzulänglichkeiten in den großen Städten die Anfahrtswege oftmals mühsam und zeitaufwendig sind, oder dass es auch oft für einen Taxifahrer recht schwierig ist, bestimmte Adressen zu finden. Dieses soll dem Gast erspart bleiben.
Im Regelfall findet das erste Treffen deshalb in einem Fünf-Sterne-Hotel statt, wo die infrastrukturellen, klimatischen sowie kulinarischen Ansprüche des ausländischen Partners gewährleistet sind. Spätestens nach dem ersten Treffen dürfte der Geschäftsreisende mit Blick auf seine Armbanduhr festgestellt haben, dass es in Indien eine andere Interpretation von Pünktlichkeit gibt. Sollte es zu einer 15- bis 30-minütigen Verspätung des Gesprächspartners kommen, so sollte dies keinesfalls als persönlicher Affront gewertet werden.
Vielmehr kann diese Erweiterung des Erfahrungshorizonts genutzt werden, indem spätere Geschäftsterminplanungen großzügiger in den Terminplaner eingetragen werden. Auch zu beachten ist, dass Treffen vor zehn Uhr morgens eher unüblich sind. In bezug auf Terminvereinbarung müssen zahlreiche indische Feiertage beachtet werden. In Firmen, die Mitarbeiter verschiedener Religionen beschäftigen, ist dies nicht einfach.
Die Tatsache, dass Englisch zusammen mit Hindi die offizielle Amtssprache des Subkontinents ist und zumindest in den großen Metropolen meist problemlos angewandt werden kann, sollte nicht Anlass zur Entwarnung für etwaige Verständigungsprobleme geben. Zumindest am Anfang haben nicht wenige Ausländer Probleme mit dem "indischen Englisch". Es ist ratsam, die Existenz einer funktionierenden Kommunikationsbasis im Vorfeld sicherzustellen.
Es ist durchaus nicht unüblich, dass gleich bei einem ersten Treffen eine Vielzahl von Fragen im Raum stehen, die der Zuhörer aus Europa aus seiner kulturellen Wertung als indiskret empfindet. Diese beziehen sich auf eine weite Bandbreite an Themen von der Offenlegung finanzieller Fakten bis hin zu äußerst persönlichen Informationen. Dieser Konfrontation sollte mit einem gewissen Maß an Lockerheit begegnet werden. Freunde des Small Talks dürften in jedem Fall auf ihre Kosten kommen.
Die erste Priorität besteht darin, die Rolle des Gegenübers innerhalb seines Unternehmens sowie seine Entscheidungskompetenz herauszufinden. Dies ist oftmals nicht leicht und bleibt bisweilen auch während des ersten Zusammentreffens unklar. In jedem Fall sollten nicht nur die Informationen auf der Visitenkarte zu Rate gezogen werden, von denen einem indischen Geschäftsmann ohnehin bisweilen mehrere zur Verfügung stehen.
Als Referenzen geben lokale Unternehmensvertreter in der Regel eine Liste von Firmennamen, mit denen sie schon kooperiert haben. Dabei werden sämtliche Geschäftsabläufe und Kontaktanbahnungen berücksichtigt und dementsprechend vorsichtig sollten diese Informationen verwertet werden. Vor allem sämtliche Kontakte mit ausländischen Geschäftsleuten, so marginal sie auch gewesen sein mögen, werden gerne aufgebauscht. Darunter fallen insbesondere Beziehungen zu diplomatischen Vertretungen. Im Regelfall gehen ausländische Geschäftsleute positiv gestimmt aus einem ersten Treffen mit dem kommunikativen Partner heraus. Hier empfiehlt es sich, die Anfangseuphorie ein wenig zu zügeln und eine kritische Nachbearbeitung vorzunehmen. Erste Versprechen sollten nicht in die Waagschale geworfen werden.
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