Der rasante Wirtschaftsaufschwung hat die Attraktivität Vietnams als Investitionsstandort erheblich erhöht. Immer mehr deutsche Firmen drängen auf den expandierenden Markt, um Produkte abzusetzen oder zu investieren. Deutschland genießt bei den Vietnamesen hohes Ansehen. Doch wer sein Geschenk an den Geschäftspartner grün, blau oder schwarz verpackt, kann schnell unten durch sein.
Vitenamesische Verkäuferin in Ho Chi Minh City. Der rasante Wirtschaftsaufschwung hat die Attraktivität Vietnams als Investitionsstandort erheblich erhöht. Foto: ap
HANOI. Bei der Anbahnung neuer Geschäftskontakte ist die richtig geführte Verhandlung oft von entscheidender Bedeutung, wobei der kulturelle Hintergrund und die unterschiedlichen Lebenseinstellungen zu beachten sind. Die vietnamesische Kultur ist sehr stark vom Konfuzianismus geprägt. Auch im kommunistisch regierten Land haben konfuzianische Ideale immer noch einen sehr großen Einfluss auf die Stellung des Einzelnen in der Gesellschaft. Verantwortung, Loyalität, Ehre, Respekt vor dem Alter und dem Dienstrang genießen bei vielen Vietnamesen weiterhin eine hohe Wertschätzung.
Trotz der zunehmenden Verwestlichung steht die Familie noch im Mittelpunkt der überwiegenden Mehrheit der Bevölkerung. Naturgemäß ist diese Verhaltensweise auf dem Lande wesentlich ausgeprägter als in den Großstädten, wo sich eine Lockerung der Familienbande zusehends bemerkbar macht. Trotz des rasanten Wirtschaftsaufschwungs ist es aber keine Seltenheit, dass auch heute nicht nur auf dem Lande drei Generationen unter einem Dach wohnen. Ein weiterer Faktor, der den Familienzusammenhalt zementiert, ist der ausgeprägte Ahnenkult, der unvermindert stark praktiziert wird.
Ähnlich wie in den anderen asiatischen Ländern, ist auch für den vietnamesischen Geschäftspartner von allergrößter Wichtigkeit, sein Gesicht zu wahren. Daher gewinnt die Wortwahl und die Körpersprache im Kontakt zu Vietnamesen eine enorme Bedeutung. Unqualifizierte Äußerungen oder ein zu massives Drängen auf Entscheidungen, die zu einem Gesichtverlust führen könnten, sollten daher tunlichst unterlassen werden. Zudem sind die Vietnamesen im Allgemeinen "Kollektivisten". Daraus resultieren strikte Richtlinien für soziale Interaktionen und ein starkes Hierarchiedenken. Ausländer, die Geschäftskontakte in Vietnam suchen, sollten den kulturellen Hintergrund sowie die unterschiedliche Lebenseinstellung und Mentalität ihrer Partner nie außer Acht lassen, wenn sie erfolgreich agieren wollen.
Zudem empfiehlt es sich für den deutschen Geschäftsmann, zu seinen Terminen pünktlich zu erscheinen. Gesprächstermine sollten vorzugsweise per Brief, E-Mail oder Fax möglichst frühzeitig angekündigt werden. Telefonische Terminvereinbarungen erscheinen nicht besonders geeignet, da im Vorfeld unter anderem sprachliche Verständigungsschwierigkeiten auftreten können. Termine werden meistens für den Vormittag vereinbart, wobei man damit rechnen muss, bereits um 8 Uhr empfangen zu werden.
Deutschland genießt bei den Vietnamesen hohes Ansehen, da sehr viele Menschen in Deutschland (in der früheren DDR) studierten und mit der deutschen Sprache und Kultur vertraut sind. Außerdem werden die Qualität deutscher Produkte und die Lieferpünktlichkeit sehr geschätzt. Beide Faktoren erleichtern deutschen Firmen die Aufnahme von Geschäftskontakten in Vietnam.
Vietnamesen oft misstrauisch
Beim Umgang mit vietnamesischen Partnern sind insbesondere Höflichkeit, Verständnis und Einfühlungsvermögen in eine andere Denkweise gefragt. Arroganz, Überheblichkeit und Besserwisserei werden, ähnlich wie in anderen asiatischen Ländern nicht geschätzt. Die Einbeziehung eines Consultants oder erfahrenen Landeskenners in die Vorbereitungen des ersten Geschäftsgesprächs kann sehr nützlich sein, da er wertvolle Ratschläge für die Verhandlungsführung geben kann.
Verglichen mit Thailand und einigen anderen südostasiatischen Ländern herrschen in Vietnam etwas legerere Kleidersitten. Es ist keine Seltenheit, dass vietnamesische Gesprächspartner zu den Treffen ohne Jackett, jedoch im Hemd mit Krawatte erscheinen. Bei Verhandlungen auf hoher Ebene sollten jedoch Jacketts oder Anzüge getragen werden, wobei eher konservative Bekleidung angebracht ist.
Da Vietnamesen oft misstrauisch sind, müssen ausländische Partner ihnen genügend Zeit und Gelegenheiten geben, damit sie zu der Überzeugung gelangen, dass ihr Geschäftspartner vertrauenswürdig und verlässlich ist. Zudem sind sie gute Beobachter und können die Körperhaltung und -sprache des Partners sehr gut deuten. Emotionale Regungen und Gefühle sollten daher bei den Gesprächen weitgehend unterbleiben. Außerdem ist stets darauf zu achten, dass der vietnamesische Partner nicht den Eindruck erhält, "sein Gesicht zu verlieren". Ein Vietnamese, der vor seinen Mitarbeitern oder Geschäftsfreunden bloßgestellt wird, muss für alle Zeiten mit dem Verlust seiner Autorität rechnen, was tiefgreifende persönliche und berufliche Konsequenzen haben kann.
Lesen Sie weiter auf Seite 2: Warum Geduld viele Probleme löst
Eine der Grundtugenden beim Umgang ist die Geduld, die viele Probleme löst. Ferner erleichtern eine positive Grundeinstellung sowie die Bereitschaft, die vietnamesische Kultur, Gesellschaft und Sprache zu verstehen, die Geschäftsbeziehungen. Da viele Vietnamesen in Deutschland studierten und dort einige Zeit lebten, sind ihre Deutschland-Erfahrungen oft ein beliebtes Gesprächsthema. Ähnliches gilt für Gespräche über den Fußball, da bereits mehrere deutsche Trainer die vietnamesische Fußballnationalmannschaft "coachten" und die "Bundesliga" ein sehr hohes Ansehen genießt. Derartige Themen eignen sich gut als Einstieg in Verhandlungen, die meist formell beginnen. Detaillierte Fragen werden später erörtert. Die Vietnamesen haben auch sehr viel Sinn für Humor und lachen gerne. Ein guter Witz zum richtigen Zeitpunkt kann die Gesprächspartner näher bringen und die Verhandlungsatmosphäre auflockern.
Wichtigster vietnamesischer Feiertag ist das Tet-Fest (Neujahrsfest), das jedes Jahr gewöhnlich zwischen Ende Januar und Anfang Februar stattfindet. Zu diesem, mehrere Tage dauernden Familienfest, sollten unbedingt an die vietnamesischen Geschäftspartner Glückwunschkarten verschickt werden. Die Vorbereitungen zum Tet-Fest laufen schon einige Wochen vor Beginn der Feiertage, und auch noch einige Tage danach herrscht eine gewisse Gesprächsmüdigkeit. Die Aufnahme von Kontaktgesprächen sollte daher möglichst nach dem Tet-Fest erfolgen.
Erste Kontakte zu einheimischen Geschäftspartnern werden gewöhnlich auf Markterkundungsreisen, Messen oder durch die Vermittlung bestimmter Institutionen, wie die Auslandshandelskammer German Industry and Commerce Vietnam (GIC) mit Büros in Hanoi und in Ho-Chi-Minh-Stadt (Saigon), die Wirtschaftsabteilung der Deutschen Botschaft in Hanoi und das Deutsche Generalkonsulat in Saigon sowie die vietnamesische Handels- und Industriekammer, hergestellt. Organisiert sind solche Reisen unter anderem vom Ostasiatischen Verein e.V. (OAV) in Kooperation mit örtlichen Stellen. Ferner können internationale Anwaltsbüros, Beratungsunternehmen (Consultants), europäisch geleitete Handelshäuser sowie die Experten der deutschen Entwicklungsorganisationen und -banken (GTZ, KfW, DEG und DED) um Vermittlung gebeten werden.
Kontakte über individuelle Werbeinserate oder Direktanschrift sind ebenso möglich, doch weniger erfolgversprechend. Als bester Weg zur Kontaktaufnahme mit noch unbekannten Geschäftspartnern erweist sich immer noch eine Empfehlung durch befreundete Firmen oder gute Bekannte. Auch in Vietnam beruht ein großer Teil der Wirtschaftstätigkeit auf Querverbindungen zu Politik und Verwaltung sowie auf persönlichen Beziehungen. Der wirtschaftliche Erfolg hängt oft davon ab, die "richtigen" Personen zu kennen.
Bei der Kontaktaufnahme über einen Vermittler ist darauf zu achten, dass dieser den gewünschten Adressaten möglichst gut kennt. Zunächst sollte ein unverbindliches Treffen zum Kennenlernen arrangiert werden, auf dem dann weitere Einzelheiten über die eigentliche Geschäftsbesprechung abgestimmt werden können. Der deutsche Partner hat sich darauf einzustellen, dass er beim ersten persönlichen Kontakt meistens nicht Entscheidungsträgern gegenübersitzt. Insbesondere bei staatlichen Stellen ist deswegen ein "Nachfassen" auf höherer Ebene empfehlenswert. Bei vielen großen Staatsunternehmen ist oft der "zweite Mann" oder der Vizedirektor der kompetenteste Gesprächspartner. In Vietnam werden, vor allem im Staatssektor leitende Positionen immer noch mehr unter politischen als fachlichen Gesichtspunkten vergeben.
Die schriftliche Ankündigung eines geplanten Besuchs sollte, wenn schon nicht in Vietnamesisch dann in englischer oder französischer Sprache erfolgen. Dabei sind in möglichst anschaulicher Form und nüchterner Diktion die Tätigkeit des eigenen Unternehmens darzustellen und Informationen über das angebotene Produkt oder die Dienstleistungen zu unterbreiten. Zusammen mit einem Schreiben sollten auch Firmenprospekte (unbedingt in Englisch oder in vietnamesischer Übersetzung) bereitgestellt werden. Durch eine anspruchsvolle Aufmachung des zugeschickten Informationsmaterials lässt sich beim Adressaten die erwünschte Aufmerksamkeit erreichen. Es ist ratsam, die Übersendung eines wichtigen Geschäftsschreibens dem Empfänger vorher persönlich durch ein Telefonat anzukündigen.
Meistens finden die ersten Kontaktgespräche in den Räumlichkeiten des vietnamesischen Partners statt. Als Lokalitäten für das erste Treffen können aber auch die mittlerweile in Hanoi und Saigon reichlich vorhandenen Luxushotels gewählt werden, die über entsprechende Konferenzräume verfügen.
An die englische Visitenkarte denken
Der Austausch von Visitenkarten ist fester Bestandteil des Begrüßungsrituals, sie sollten daher in ausreichender Menge mitgeführt werden. Ihr Design und die Qualität des Papiers sollten anspruchsvoll sein und die Position des Inhabers innerhalb des Unternehmens hervorheben. Dabei sind möglichst englische Funktionsbezeichnungen, wie President, Chairman, Managing Director, Director, General Manager, Chief Executive Officer (CEO), Senior Manager, Manager bis zum Head of Department oder Chief of Division zu verwenden, um das Gewicht des Karteninhabers zum Ausdruck zu bringen. Die "Namecard" wird in Vietnam beidhändig überreicht.
Geschenke werden am Beginn einer geschäftlichen Beziehung zwar nicht unbedingt erwartet, als Zeichen der Anerkennung jedoch sehr geschätzt. Dabei sollte es sich aber um kleine und nicht zu teure Präsente mit dem Logo der Firma oder landestypische Mitbringsel handeln. Später sind Grußkarten zum Tet-Fest (Vietnamesisches Neujahr) und anderen Feiertagen als Mittel geeignet, sich in Erinnerung zu rufen. Bei weiteren Besuchen können kleine Präsente die Geschäftsbeziehungen weiter festigen.
Lesen Sie weiter auf Seite 3: Die Rechnung wird gewöhnlich vom Einladenden beglichen
Die Höflichkeit gebietet es, die vietnamesischen Geschäftspartner zu einem Lunch oder Dinner einzuladen. Die Annahme solch einer Einladung gilt allgemein als günstiges Zeichen für die künftige Zusammenarbeit. Es kann davon ausgegangen werde, dass auch der vietnamesische Partner eine Gegeneinladung ausspricht. Solche Zusammenkünfte finden gewöhnlich ohne Ehepartner statt. Die Abendessen dauern in der Regel nicht sehr lange. Als Zeitdauer für ein Dinner können zwei Stunden angesetzt werden. Zum Dinner wird vorzugsweise zwischen 19:00 und 21:00 Uhr eingeladen.
Vietnam gehört zu den wenigen asiatischen Ländern, in denen zum Essen fast nur Stäbchen benutzt werden. Allerdings bringen die Vietnamesen so viel Verständnis auf, dass sie für ungeübte "Westler" auch Löffel, Messer und Gabel bereithalten. Ungeachtet aller regionaler Unterschiede zeichnet sich die vietnamesische Küche dadurch aus, dass es eigentlich keine klare Unterscheidung zwischen Vor-, Haupt- und Nachspeise gibt, da meistens alle Gerichte auf einmal serviert werden. Reis oder Nudeln bilden dabei die Basis, um die sich die angebotenen Speisen reihen. Die Suppe wird hingegen meistens am Ende des Essens serviert. Beim Weiterreichen der einzelnen Gerichte sollten beide Hände benutzt werden.
Die Auswahl eines geeigneten Restaurants stellt, insbesondere in der Wirtschaftsmetropole Saigon und in Hanoi, kein Problem dar. Mittlerweile gibt es hier eine ganze Reihe von ausgezeichneten einheimischen Gaststätten und von Fünf-Sterne-Hotels mit sehr guten Restaurants und einer hervorragenden Küche. Der vietnamesische Geschäftsfreund wird bei der Auswahl des geeigneten Restaurants gerne behilflich sein.
Bei Tisch sitzen die wichtigsten Gesprächspartner meistens nebeneinander. Die Plätze werden zugewiesen, und man sollte darauf achten, dass die älteste oder ranghöchste Person als erste den Platz einnimmt. Tischreden werden eigentlich nur bei sehr offiziellen Anlässen gehalten. Trinksprüche sind dagegen durchaus üblich.
Die Rechnung wird gewöhnlich vom Einladenden beglichen. Einzelrechnungen sind ähnlich wie in den meisten anderen asiatischen Ländern nicht üblich; Fragen danach beim Bedienungspersonal werden oft überhaupt nicht verstanden. Großzügigkeit wird in Vietnam sehr geschätzt und steigert das Ansehen. Auf Grund der relativ niedrigen Gastronomiepreise lässt sie sich hier auch leichter an den Tag legen als in den meisten westlichen Ländern. Die Entrichtung eines mäßigen Trinkgeldes, dessen Prozentsatz von der Gesamtrechnung jedoch 10 Prozent nicht überschreiten sollte, wird vom Personal sehr geschätzt. Der ausländische Gast sollte auf jeden Fall den Eindruck übertriebener Sparsamkeit vermieden.
Antworten stets im positiven Sinne formulieren
In der ersten Phase von Verhandlungen werden die Gespräche häufig nicht in Dialogform, sondern als Präsentation geführt, bei der der Vortragende nach Möglichkeit nicht unterbrochen werden sollte. Als Verhandlungssprache wird meistens Englisch gewählt. Häufig wird aber auch mit Dolmetschern gearbeitet. Gewöhnlich beginnt die vietnamesische Seite mit einem Gespräch, in dem ein einführender Vortrag über die eigene Tätigkeit erfolgt. Vietnamesen sind allgemein gute Redner, die die gesamte ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausschöpfen, um sich zu präsentieren. Die Präsentation ist mit Geduld abzuwarten.
Nach der einführenden Darstellung durch die vietnamesische Seite sollte der deutsche Partner in knapper, aber möglichst anschaulicher Form ein Bild von seinem Unternehmen vermitteln. Dabei sollten mehrere anstehende Fragen zugleich vorgebracht werden. Entsprechende Antworten zu den einzelnen Fragen erfolgen meist später. Wenn der vietnamesische Partner bestimmte Fragen nicht beantwortet, so kann dies mehrere Gründe haben, die darin liegen können, dass die befragte Person nicht geeignet ist, die Fragen zu beantworten, keine Antwort weiß oder es sich um vertrauliche Informationen handelt.
Grundsätzlich ist zu beachten, dass in der vietnamesischen Sprache Antworten stets im positiven Sinne formuliert werden; die Benutzung von negativen Wörtern ist nicht üblich. Ein Vietnamese scheut sich, etwas eindeutig zu verneinen. Wenn Vietnamesen "It's no problem" sagen, meinen sie in Wirklichkeit sehr oft "No, it's a problem". Um eine negative Antwort auch als solche identifizieren zu können, bedarf es somit einer besonderen umgekehrten Fragestellung, um eventuelle Missverständnisse zu vermeiden.
Lesen Sie weiter auf Seite 4: Warum manche Farben tabu sind
Bei den Gesprächen sitzen sich die Hauptpersonen beider Seiten an einem Konferenztisch direkt gegenüber. Weitere Personen, die an den Verhandlungen teilnehmen, nehmen rechts und links der Verhandlungsführer ihren Platz ein. Auch bei ungünstigem Gesprächsablauf sollte der ausländische Besucher negative Bemerkungen und Reaktionen unterlassen. Werden die Verhandlungen mit Hilfe eines Dolmetschers geführt, so ist es besonders wichtig, einen Dolmetscher einzusetzen, der einem vertraut ist und mit dem man schon früher gut zusammengearbeitet hat.
Ferner ist es ratsam, während der Gespräche stets Notizen zu machen, da dies großes Interesse signalisiert und die Gegenseite geneigt macht, detailliertere Informationen zu anstehenden Projekten zu unterbreiten. Es ist üblich, beim ersten persönlichen Treffen kleinere Werbe- oder Gastgeschenke den vietnamesischen Partnern zu überreichen. Auch Humor ist gefragt, solange er nicht allzu persönlich wird.
Der private Umgang mit Geschäftsfreunden in Vietnam entwickelt sich langsam. Erst nach einer längeren Bekanntschaft werden engere Privatkontakte geknüpft, die dann aber sehr dauerhaft sein können. Für beide Seiten sollten Vertrauen, Spaß und Wohlbehagen im Vordergrund des privaten Umgangs stehen. Vietnamesen lieben die Geselligkeit, wobei sich aber die Gespräche in diesen geselligen Runden meist an der Oberfläche bewegen. Intensivere private Kontakte eröffnen sich dem ausländischen Geschäftsmann erst nach langjährigen Geschäftsbeziehungen.
Einladungen in das private Heim sind eher selten und stellen eine besondere Form der Ehrbezeugung dar. Dabei hat der Gast einige Regeln und Gebräuche zu berücksichtigen, um einen harmonischen und fröhlichen Verlauf des Besuchs sicherzustellen. Vor Betreten der Wohnung ist es üblich, sich seines Schuhwerks zu entledigen. "Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft", dieser Spruch gilt auch in Vietnam. Insbesondere bei Einladungen zu Familien ist es üblich, Blumen, Süßigkeiten oder Früchte mitzubringen. Bei mitgebrachten Geschenken ist auf die Verpackung großer Wert zu legen. Die Geschenke sollten dabei bunt verpackt werden, auf keinen Fall jedoch grün, blau oder schwarz, da dies Trauerfarben sind. Dagegen gelten Gold und Rot als "königliche" Farben. Auf keinen Fall sind Ziertaschentücher, schwarze Sachen, gelbe Blumen und Chrysanthemen zu schenken.
Kinder nie am Kopf berühren
Die Übereichung des Präsents sollte dann mit beiden Händen unter Andeutung einer leichten Verbeugung erfolgen. Im Allgemeinen werden auch in Vietnam Geschenke nicht in Anwesenheit des Gastes geöffnet, da dies als ungeduldig, gierig und daher unwürdig angesehen wird.
Während des Aufenthaltes im Haus des Gastgebers kann der Besucher mit einer Behandlung rechnen, wie sie einem sehr ehrenwerten Familienmitglied zukommt. Er sollte diese Rolle so weit wie möglich mitspielen, jedoch nie vergessen, den gebührenden Respekt den älteren Familienmitgliedern des vietnamesischen Gastgebers entgegenzubringen. Beim Besuch sind einige Tabus unbedingt zu beachten. Grundsätzlich sollten Personen nie am Kopf berührt werden. Auch Kinder sind auf keinen Fall, auch nicht zum freundschaftlich-väterlichen Streicheln, am Kopf zu berühren. Zudem gilt das Berühren einer Person an der Schulter sowie das Zeigen mit einem Finger als unpässlich. Um etwas zeigen zu wollen, sollte die Hand benutzt werden.
Weitere Informationen finden Sie bei der Bundesagentur für Außenwirtschaft (bfai).
