Höflichkeit und gegenseitige Ehrerbietung prägen das Erscheinungsbild der polnischen Gesellschaft, wozu auch der angedeutete Handkuss zur Begrüßung und Verabschiedung von Damen gehört. Die Herren begrüßen und verabschieden sich per Handschlag.
Bei offiziellen Anlässen schreitet der ranghöchste Vertreter einer Delegation voran und begrüßt zunächst den ranghöchsten Gast. Anschließend werden die weiteren Delegationsmitglieder vorgestellt und begrüßt. In Deutschland dürften sich nur noch ältere Leute an ähnlich zuvorkommende Zeremonien und Umgangsformen aus ihrer Kindheit erinnern.
Zu beachten gilt, dass die direkte Anrede mit dem Nachnamen in Polen als herabwürdigend oder gar provozierend empfunden wird. Sie demonstriert großen sozialen Abstand. Personen gleichen Ranges benutzen einfach das Wort Pan (Herr) bzw. Pani (Frau) oder fügen noch den Vornamen hinzu. Um dem Partner seine Hochachtung zu demonstrieren, empfiehlt sich die Anrede mit Titel, wobei dieser Begriff sehr weit gefasst sein kann (zum Beispiel kierownik - Leiter, dyrektor - Direktor, prezes - Vorsitzender). Dabei gilt als Faustregel, alle Titel noch oben "aufzurunden", so dass ein Staatssekretär durchaus mit Panie Ministrze angesprochen werden kann.
Bei Gesprächen und Verhandlungen sollte neben der eigenen Sachkenntnis auch die Fähigkeit demonstriert werden, zuhören zu können. Hier gilt die Grundregel, nur das zu sagen, was wirklich notwendig ist und nicht in ein Monolog über Nebensächlichkeiten zu verfallen.
Da in Polen im Vergleich zu Deutschland Emotionen eine größere Rolle auch im Geschäftsleben spielen, sind die Gäste mit einem offenen, aber dennoch bescheidenen Auftreten immer gut beraten. Die Körpersprache sollte die Offenheit unterstreichen, beim Sprechen können die Hände das Gesagte durch Gesten untermalen.
Auf solide Kleidung, Pünktlichkeit und Akkuratesse legen Personen des öffentlichen Lebens und Wirtschaftsvertreter großen Wert. Verspätungen werden zwar toleriert, doch sollte ein wichtiger und schlüssiger Verhinderungsgrund genannt werden, wozu aber auch verstopfte Straßen, Baustellen und unverhoffte Umleitungen in den Großstädten zählen können. Während die Zeit des Beginns einer Verhandlung oder aber auch eines informellen und privaten Treffens - nach Möglichkeit - fest eingehalten wird, trifft das für deren Schlusszeiten nicht unbedingt zu.
Bei der Suche nach einem geeigneten Geschäftspartner bietet die Deutsch Industrie- und Handelskammer-Polnische (DPIHK) vielfältige Unterstützung an: zum einen direkt im Rahmen ihrer Marktberatung, ferner durch Adressen- und Kontaktvermittlung, Unterstützung bei Verhandlungen und Beratung durch Fachkräfte ( http://www.ihk.pl). Dabei arbeitet die Abteilung Markt- und Rechtsberatung nach dem Prinzip "One-stop-shop": Deutsche Firmen, die in Polen aktiv werden wollen, können dort alle Dienstleistungen aus einer Hand bekommen.
Weitere Anlaufstellen sind die Stiftung für deutsch-polnische Zusammenarbeit ( http://www.fwpn.org.pl) und die Deutsch-Polnische Wirtschaftsförderungsgesellschaft ( http://www.twg.pl). Auch die Marschallämter in den Woiwodschaften, regionale Entwicklungsagenturen und Kammern sowie Wirtschaftsabteilungen vieler Stadtverwaltungen bieten verschiedene Hilfen an, allerdings sind polnische Sprachkenntnisse dabei oft hilfreich. Diese Auflistung ist aber nur exemplarisch.
Bei der ersten Begegnung mit polnischen Geschäftspartnern machen sich die Unterschiede zu den Umgangsformen in Deutschland - abgesehen vom formal sehr höflichen Auftreten - nicht unmittelbar bemerkbar. So werden auch in Polen Visitenkarten, kleine Präsente, farbige Firmenpublikationen etc. gern und gleich zu Anfang vergeben. Auch bei der Wahl der Kleidung unterscheiden sich polnische Firmenchefs nicht von ihren deutschen Counterparts. Selbst an den rollenden Statussymbolen, den Autos, prangen lediglich andere Nummernschilder.
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