Wichtige Sekretärin
Die Rolle der Sekretärin wird mit zunehmender Firmengröße wichtiger. In Chiles Unternehmen gibt es meist mehrere Assistentinnen. Die Vorzimmer- oder Empfangsdamen können im Allgemeinen kaum brauchbare Auskunft geben, sind nicht in geschäftliche Beziehungen eingeweiht und haben nur die Aufgabe, das Unternehmen zu repräsentieren. Viele von ihnen tragen eine Firmenuniform. Sekretärinnen aus der unteren Mittelschicht sind froh darüber, dass ihnen der Arbeitgeber die Berufskleidung stellt, da ihr eigenes Budget für angemessene formale Kleidung nicht ausreicht.
Die Chefsekretärin ist die persönliche Assistentin des Eigentümers. Sie ist meist gut ausgebildet und spricht häufig Englisch, in Betrieben von deutschen Einwandererfamilien auch Deutsch. Sie ist diskret, loyal und unbestechlich, weshalb Geschenke keine große Rolle spielen. Bei einer näheren Geschäftsbeziehung ist ein vertrauensvolles Verhältnis zu ihr sehr wichtig, denn sie führt den Terminkalender des Chefs, kann Prioritäten setzen und aufdringliche Partner abblitzen lassen. Chiles Business-Kapitäne umgeben sich in ihren Büros in der Regel nur mit den wichtigsten Vertrauenspersonen. Hier ist die persönliche Assistentin die "graue Eminenz", an der kein Vorbeikommen ist, wenn sie es nicht möchte.
Bei jedem ersten Gespräch werden Visitenkarten ausgetauscht. Geschenke sind zu diesem Zeitpunkt unüblich. Bei Terminen mit Vertretern staatlicher Organisationen sind sie tabu, da ihnen der Ruch der Korruption anhaftet. Hat sich die Geschäftsbeziehung vertieft, kann ein kleines Mitbringesel aus Europa nicht schaden, etwa Schokolade, feine Pralinen oder Parfüm aus dem Duty-Free-Shop. Mit aufmerksamen Gesten gewinnt der Besucher Vertrauen und Achtung, genau wie mit der privaten Plauderei vor Beginn der Besprechung oder der Frage nach der Familie.
Eine Besonderheit stellen Beziehungen zum Militär und zur Polizei dar. Ihre Vertreter beachten Regeln streng, sind formal und sehen es gerne, wenn der deutsche Gast an den institutionellen Riten teilnimmt. Dazu gehören große Essen mit strenger Tischordnung, förmliche Begrüßungen, Reden usw. Hier ist es durchaus üblich, beispielsweise eine Gedenktafel der Firma als Geschenk zu überreichen.
Gesprächstermine oder Besuche sollten einen Tag vorher bei der Assistentin rückbestätigt werden. Ebenso sind organisatorische Fragen rechtzeitig zu klären. Die zu Anfang der Geschäftsbeziehung üblichen Firmenpräsentationen sind technisch auf dem neuesten Stand. Allerdings sollte man vorher selbst prüfen, ob die notwendigen Geräte auch bereitstehen oder sicherheitshalber alles selbst mitbringen.
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