Der Schriftverkehr mit Firmen, die Auslandskontakte haben, kann normalerweise in englischer Sprache abgewickelt werden. Vor dem ersten persönlichen Kontakt sollten unbedingt Visitenkarten mit deutschem beziehungsweise englischem Text auf der einen und chinesischem Text auf der anderen Seite gedruckt werden. Da bei jeder Vorstellung Visitenkarten ausgetauscht werden, darf der Bedarf nicht unterschätzt werden. Überreicht werden sie traditionell mit beiden Händen. Bei der Übersetzung - insbesondere des eigenen Namens - sollte man sich von einem gebildeten Muttersprachler helfen lassen.
Bei chinesischen Namen steht der Familienname immer vor dem Vornamen. Beziehungen zwischen den Personen lassen sich selten erkennen. So teilen sich Millionen Chinesen eine Handvoll Nachnamen, andererseits führen Mann und Frau nicht den gleichen Familiennamen (Kinder tragen den Namen des Vaters). So kann es sein, dass Frau Liu mit Herrn Zhang verheiratet ist, aber überhaupt keine Beziehung zu Herrn Liu besteht. Da sich an Vornamen nicht immer eindeutig das Geschlecht der Person feststellen lässt und man bei Chinareisen mit Visitenkarten überhäuft wird, empfiehlt es sich, gleich nach einem Gespräch zu notieren, ob es sich um eine Dame oder einen Herrn handelt. Nützlich sind auch Notizen zu den Sprachkenntnissen und dazu, wo, wann und zu welchem Anlass das Treffen stattfand.
Wenn es sich bei der deutschen Seite um einen Mittelständler handelt, dessen Name beziehungsweise Produkte vor Ort nicht bekannt sind, empfiehlt sich eine ansprechende Präsentation, die Referenzen anführt und die Vorzüge und Unterschiede zur Konkurrenz erklärt. Das Material muss hierfür zumindest in englischer Sprache, besser noch in chinesischer Übersetzung, vorliegen und attraktiv gestaltet sein. Viel Sorgfalt sollte man auf die Übersetzung des Firmennamens verwenden. Die meisten Firmen wählen eine Lautübertragung (zum Beispiel Ba Si Fu für BASF). Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die verwendeten Schriftzeichen keine negative Bedeutung haben. Im besten Fall können sie eine positive vielleicht sogar produktbezogene Botschaft vermitteln (Mercedes-Benz "Ben Chi": galoppieren, sausen oder BMW "Bao ma": Schatzpferd).
Es empfiehlt sich, beim ersten Zusammentreffen nicht direkt das eigentliche Thema anzusprechen, sondern zunächst etwas für die Gesprächsatmosphäre und das Kennenlernen zu tun. Chinesen sind sehr stolz auf die lange Geschichte ihres Landes und ihrer Kultur, auf die Fortschritte seit der wirtschaftlichen Öffnung, auf die Olympischen Spiele 2008 in Beijing und die World Expo 2010 in Shanghai. Ein Kompliment in diese Richtung wird immer gerne gehört und zeugt von Interesse an den Vorgängen im Land.
Ob die erste Begegnung in einem Restaurant, im Hotel oder in der Firma des Verhandlungspartners stattfindet, ist nicht von Belang. Das gewählte Restaurant oder Hotel sollte der Bedeutung der Geschäftsbeziehungen angemessen sein. Wichtig ist es, weder knauserig noch übermäßig verschwenderisch zu wirken.
Pünktlichkeit zählt zu den Tugenden, die man in China an den Deutschen schätzt. Wer hier versagt, könnte das Vertrauen in den Bestand der anderen mit Deutschland verknüpften Vorzüge, wie hohe Qualität, ebenfalls unterminieren. Er sollte sich aber nicht über die häufigen Verspätungen auf chinesischer Seite aufregen und es weder positiv noch negativ werten, wie Verabredungen eingehalten werden.
Gegessen wird in China für deutsche Verhältnisse relativ früh: Das Mittagessen beginnt zwischen 11.30 und 12 Uhr, das Abendessen zwischen 18 und 19 Uhr. Es gilt als unhöflich, Besprechungen bis in die (mindestens einstündige) Mittagspause auszudehnen. Findet nach dem Essen kein weiteres Programm statt, verlässt der Gast sofort nach dem letzten Gang (meist Suppe oder Obst) den Tisch.
Insbesondere im Süden kommen mitunter Schlange, Schildkröte oder gar Skorpion auf den Tisch. Gelegentlich "testet" der Gastgeber damit den Besucher. Hier sollte sich der Gast nicht lumpen lassen. Da aber bei Banketten grundsätzlich eine Vielzahl von Gerichten serviert werden, reicht es, allzu exotische Spezialitäten lediglich zu probieren und sich ansonsten auf die anderen Speisen zu konzentrieren.
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