Kampf gegen Zeitfresser
So bekämpfen Sie die E-Mail-Flut

E-Mails sind Fluch und Segen zugleich. Bei effektiver Anwendung können sie die Schlagkraft von Unternehmen erhöhen. Doch durch falsches E-Mailen entstehen Milliardenschäden. Wie Sie das Chaos besiegen können.
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DüsseldorfJede E-Mail stört den Empfänger bei irgendeiner Tätigkeit. Das lässt sich nicht ändern. Doch die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit der Kommunikationstechnik umgeht, kann über seinen Erfolg mitentscheiden.

Fachleute sind sich weitgehend einig, dass E-Mails praktisch allen Unternehmen mehr schaden als nützen. Schließlich verläuft die Kommunikation sehr oft uneffektiv. Laut Studien geht der Schaden deutschlandweit jährlich in die Milliarden.

Zudem führen E-Mails bei vielen Angestellten zu Ermüdung und Frustration bis hin zum Burnout. Doch warum gibt es so viele uneffektiv formulierte E-Mails, die an eine viel zu groß geratene Empfängerschar verschickt werden?

Antworten darauf geben Günter Weick und Susanne Wagner in ihrem Buch „Management by E-Mail“. Weick ist Unternehmensberater mit Spezialgebiet elektronische Medien; Die Pädagogin Wagner betreut das Ausbildungsprogramm „E-Mail-Star“.

Die Autoren kommen zu einer eindeutigen Diagnose: „Der Grund für das Totalversagen ist, dass Führungskräfte E-Mails als trivial einstufen.“ Es ist wie mit dem Igel: Jahrhundertelang hat es ausgereicht, auf seinen Instinkt zu hören und sich bei Gefahr einzurollen. Doch in Zeiten von Autoverkehr und Fahrradwegen reicht das nicht mehr aus.

So müssen auch Angestellte mehr tun, als ihrem Instinkt  zu folgen, um die E-Mail-Kommunikation professionell zu betreiben. Denn E-Mails verhalten sich wie Unkraut: Sie haben die Tendenz, stets mehr Raum zu beanspruchen, als wir ihnen zugestehen wollen. Eine kurze Übersicht, wie Sie die Zahl der E-Mails eingrenzen können:

 

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Wofür E-Mails nutzen - und wofür nicht

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  • Bei uns sind CC verboten, und persönliche Meetings mit mehr als zwei Personen müssen von der GL genehmigt werden. Zeit ist das knappeste Gut, und mit vernünftigen Reporting-Strukutren haben die Leute auf einmal richtig viel davon. Mit einem eMail beanspruche ich Zeit und Aufmerskamkeit des Empfängers, daher hat es anständig formuliert zu sein. Fresszettel sind ebenfalls verboten. Geht doch ;-)

  • Was - ganz im Gegensatz zu eMail - wirklich immer stört, dazu ineffizient und nicht nachvollziehbar, ist Telefonieren. Ich als Vorgesetzter habe mich dazu entschlossen, nicht mehr telefonisch erreichbar zu sein. Meine gesamte Kommunikation läuft seither über eMail und persönliche Gespräche. Seit dieser Entscheidung kann ich konzentriert arbeiten und bekommen mehr als doppelt so viel "weggeschafft" wie vorher. eMails kann ich nämlich lesen und beantworten, wann es MIR in den Arbeitsablauf passt, und nicht dann wann ein anderer denkt über meine Zeit verfügen zu können.

  • "Boss Feature" heißt hier mein Zauberwort.
    Zu mir kommen nur die E-Mails, deren Absender ich vorher definiere.
    Den Rest bearbeitet meine Sekretärin in meinem Namen.
    Vertrauen ist dabei allerdings ein Muss.

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