Personalentwicklung „Kleine Unternehmen planen häufig ins Blaue hinein“

Ein neues Tool soll kleinen Unternehmen helfen, ihren Personalbedarf zu planen. Expertin Jutta Rump erklärt, warum viele Betriebe das Thema unterschätzen – und wie sie sich im Wettbewerb um Fachkräfte durchsetzen.
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Das neue Tool der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums soll insbesondere kleinen Unternehmen helfen, den Personalbedarf für die nächsten fünf Jahre zu ermitteln. Quelle: Getty Images portishead1
Wegweiser bei der Personalplanung

Das neue Tool der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums soll insbesondere kleinen Unternehmen helfen, den Personalbedarf für die nächsten fünf Jahre zu ermitteln.

DüsseldorfDie Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) hat gemeinsam mit Experten der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) ein kostenloses Tool für kleine bis mittelständische Unternehmen zur strategischen Personalplanung entwickelt. Arbeitsmarktexpertin Jutta Rump erklärt im Interview, wie das Programm funktioniert, warum Personalplanung auch in kleinen Betrieben unerlässlich ist und welche Möglichkeiten, kleine Unternehmen haben, Fachkräfte von sich zu überzeugen.

Frau Rump, warum bringen Sie ausgerechnet jetzt das Tool heraus - und nicht vor fünf oder zehn Jahren?
Personalplanung wird gerade in einer Zeit wie dieser immer wichtiger, in der die demografische Entwicklung erheblichen Einfluss auf Arbeits- und Fachkräfte nimmt, die Digitalisierung rasant voranschreitet und sich dadurch auch ökonomische Entwicklungen beschleunigen.

Grundsätzlich muss man sagen, dass Unternehmen relativ gut in diesem Bereich aufgestellt sind – zumindest die großen. Die Kleineren betreiben zwar oftmals so etwas wie eine Unternehmensplanung. Wenn es allerdings um das Personal geht, planen sie häufig ins Blaue hinein.

Was ist der Grund dafür?
Gerade weil es derzeit vielen kleinen Unternehmen, zum Beispiel im Handwerk, besonders gut geht, sehen sie gar nicht die Notwendigkeit, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Meistens übernimmt der Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens die Personalplanung, kümmert sich aber gleichzeitig noch um den Vertrieb oder die Technik. Es kostet allerdings viel Zeit, sich in die Logik der strategischen Personalplanung einzuarbeiten. Viele denken sich dann: „Ich weiß eh schon nicht, wo mir der Kopf steht, dafür habe ich nun wirklich keine Zeit.“

So halten Firmen ihre besten Mitarbeiter
Organisationsstrukturen im Umbruch
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Mit traditioneller und straffer Organisation vergraulen Mitarbeiter aktuelle und potenzielle Mitarbeiter. Stattdessen sind in Zeiten der Digitalisierung flexible und flache Strukturen gefragt – das ist zumindest das Ergebnis einer gemeinsamen Studie der Personalberatung Kienbaum und der Jobbörse Stepstone, für die 12.000 Fach- und Führungskräfte zu Hierarchie- und Organisationsformen in deutschen Unternehmen befragt wurden. Vier von zehn Führungskräfte gaben an, dass sich ihr Unternehmen mitten im Veränderungsprozess befindet. Die Studienherausgeber haben Tipps zusammengestellt, wie Unternehmen sich auf die Zukunft vorbereiten – und Mitarbeiter so langfristig binden.

Zielorientiert Innovationen fördern
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Zahlreichen deutschen Unternehmen ist laut Untersuchung bewusst, dass sie Innovationen in einigen Abteilungen stärker fördern müssen. Nur: Die Betriebe sind nach Einschätzung der Beschäftigten vor allem auf Effizienz ausgerichtet – und nicht unbedingt auf Fortschritt. Unternehmen können sich also als zukunftsfähiger Arbeitgeber auf dem Markt beweisen, indem sie Innovationen fördern. Und zwar zielgerichtet: In welchen Bereichen sind sie notwendig? Welche Teams und Prozesse eignen sich für den Veränderungsprozess?

Klein anfangen
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Den Studienautoren zufolge genügt es bereits, wenn Verantwortliche diesen Veränderungsprozess langsam, aber sorgfältig einführen. „Lieber kleinere, aber ernst gemeinte und sauber evaluierte Projekte mit veränderten Organisationsstrukturen umsetzen, als groß angelegte, aber oberflächliche Kampagnen ohne wirkliche Einbeziehung der Belegschaft durchführen“, heißt es in der Schlussfolgerung der Untersuchung. Auf lange Sicht profitiere so das gesamte Unternehmen.

Mitarbeiterwünsche als Motivation wahrnehmen
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Deutsche Arbeitnehmer wünschen sich laut Studie flache Hierarchien und klare Ansagen vom Chef: Drei von vier Befragten gaben an, dass die Unternehmensstruktur einen Stark Einfluss auf ihre Jobzufriedenheit hat. Wichtig ist deshalb, dass Unternehmen Veränderungsprozesse einleiten, falls flache Hierarchien und wenig Kommunikation herrschen.

Mehr Verantwortung
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Verantwortungsvolle Aufgaben sind ein weiteres Mittel, um gute Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden. Denn drei von vier Studienteilnehmern gaben an, dass sie sich im Job mehr Verantwortung wünschen. Ob der Angestellte tatsächlich für das selbstverantwortliche Arbeiten geeignet ist, stellt sich selbst bei kleinen Projekt heraus.

Mitarbeiterinitiative wecken
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Die Ideen der Mitarbeiter bieten laut Studie in vielen Unternehmen noch ungenutztes Potenzial: Nur jeder Fünfte gab an, dass sein Arbeitgeber Verbesserungsvorschläge aktiv fördert. Fast die Hälfte der Befragten arbeitet in Betrieben, in denen es nicht einmal Prozesse zur Sammlung und Verarbeitung von Ideen gibt – und eigene Vorschläge sogar ausdrücklich unerwünscht sind. Wer also Ideen aus der Belegschaft wertschätzt und systematisch einfordert, kann sich als attraktiver Arbeitgeber profilieren.

Karrierewege aufzeigen
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Wer womöglich über Jahrzehnte den gleichen Job – ohne Perspektiven auf Veränderung – macht, läuft Gefahr, sich weniger mit dem Unternehmen zu identifizieren und folglich weniger motiviert und produktiv zu sein. Kienbaum und Stepstone wissen: „Persönliche, für einzelne Mitarbeiter relevante Entwicklungsperspektiven ziehen Talente an und binden diese.“

Doch solche Unternehmen nehmen sich ohne eine gezielte Personalplanung viele Gestaltungsmöglichkeiten und laufen dadurch Gefahr, am Ende nur noch in der Wirtschaft Getriebene zu sein – und um ihre Existenz bangen zu müssen.

Und das soll das „Starter-Set Strategische Personalplanung“ verhindern?
Es soll den Unternehmen ermöglichen, strukturiert und systematisch in die Zukunft zu blicken. Natürlich kann es nicht die Funktion einer Glaskugel übernehmen. Das Programm hilft Betrieben allerdings dabei, mit den heutigen Informationen verschiedene Szenarien bezüglich des Personalbedarfs durchzuspielen und bereits entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

„Wer auf Personalplanung verzichtet, verschenkt einen Zeitvorteil“
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