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Flexibilisierung Arbeit ohne Grenzen

Beschäftigte entscheiden zunehmend selbst, wann und wo sie arbeiten. Die neue Microsoft-Zentrale in Deutschland ist auf das moderne Konzept ausgerichtet. Es verspricht große Freiheit – doch stößt auch auf Kritik.
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Da es keine fest zugeordneten Arbeitsplätze mehr gibt, hilft die App „Find Me“ bei der Suche nach Kollegen. Quelle: imago/Oliver Bodmer
Neue Microsoft-Zentrale in München

Da es keine fest zugeordneten Arbeitsplätze mehr gibt, hilft die App „Find Me“ bei der Suche nach Kollegen.

(Foto: imago/Oliver Bodmer)

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Wenn Microsoft-Mitarbeiter ins Firmengebäude in München-Schwabing kommen, beginnt erst einmal die Suche: nach einem Arbeitsplatz. Persönliche Schreibtische sind in dem siebenstöckigen Gebäude keine zu finden, auch nicht für Führungskräfte. Stattdessen klappt man seinen Laptop je nach Vorhaben in einer bestimmten Zone auf: Die „Accomplish Space“ getauften Großraumbüros sind für Routineaufgaben gedacht, der „Think Space“ für konzentriertes Arbeiten. Im „Share & Discuss Space“ finden dagegen Meetings statt, für längere Teamprojekte gibt es den „Converse Space“.

Eröffnet vor einem halben Jahr, bricht die neue Deutschlandzentrale des US-Softwarekonzerns mit alten Gewohnheiten. „Eine feste Arbeitsplatzzuordnung ist im digitalen Zeitalter überholt“, sagt Personalchef Markus Köhler. „Die neuen Räumlichkeiten unterstützen den Wunsch unserer Mitarbeiter nach Freiheit und Autonomie.“ Microsoft gilt als Vorreiter flexibler Arbeitsumgebungen. Schon seit 1998 gibt es keine Zeiterfassung mehr, 2014 hat eine Betriebsvereinbarung die Anwesenheitspflicht gekippt. Mitarbeiter können ihre Aufgaben seither auch im Homeoffice, im Café oder in der Bahn erledigen.

Technische Hilfsmittel unterstützen die Absprache mit Kollegen. Einladungen zu Meetings enthalten immer auch Einwahldaten fürs Telefon. In Outlook geben Teammitglieder untereinander ihre elektronischen Kalender frei, für einen schnellen Austausch wird ein Instant Messenger genutzt. „Die Hoheit über die genaue Ausgestaltung liegt bei den einzelnen Teams“, sagt Köhler. Falls doch einmal spontan ein Treffen im Büro stattfinden soll, hilft „Find Me“. Mit der App lässt sich lokalisieren, wo im Gebäude sich Kollegen niedergelassen haben.

Arbeiten, wo und wann man will: Das Konzept verspricht große Freiheit – und hat zumindest bei Großunternehmen in den letzten Jahren viele Anhänger gefunden. Zu den Vorreitern in Sachen Vertrauensarbeitszeit zählt etwa Adidas. Auch das Homeoffice ist beim Sportartikelhersteller erlaubt. Die Lufthansa setzt ebenfalls auf flexible Arbeitszeiten und schafft gerade in Frankfurt versuchsweise feste Schreibtische ab. Ähnlich sieht es bei Siemens aus. Die Liste ließe sich fortsetzen. „Immer mehr Unternehmen erkennen, wie essenziell solche Angebote im Werben um Fachkräfte sind“, sagt Köhler.

So meistert Ihr Unternehmen den Wandel
Sinnfrage stellen
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„Warum gibt es uns?“, „Was wollen wir erreichen?“ – mindestens einmal pro Jahr sollte das Management den Sinn des Unternehmens hinterfragen, meint Change-Management-Berater Stephan Penning. In der Fachzeitschrift Creditreform gibt er Tipps, wie Betriebe sich fit für den permanenten Wandel machen. Durch regelmäßige Meetings stelle das Management sicher, nicht den Anschluss an Kunden, wichtige Trends und Wettbewerber zu verlieren.

Initiativen entwickeln
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Langfristige, statische Planungen sind in Zeiten der hohen Veränderungsgeschwindigkeit und Vernetzung der Märkte hinfällig. Deshalb ist es laut dem Experten sinnvoll, dass Unternehmen unterschiedliche Projekte mit strategischen Zielen initiieren – und regelmäßig überprüfen, welche erreichbar sind. Wichtig sei für eine effektive Umsetzung, die zweite Führungsebene bereits in der Planungsphase mit einzubeziehen.

Lernende Organisation
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Organisationen müssen lernen, permanente Veränderungen als Normalität zu akzeptieren und sich an neuen Kundenbedürfnissen sowie Marktansprüchen zu orientieren. Entscheidungen sollten Penning zufolge von denjenigen getroffen werden, die die größte Kompetenz auf dem jeweiligen Gebiet haben. Aus diesem Grund muss das Unternehmen stets seine Struktur hinterfragen.

Mitarbeiter befähigen
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Unternehmen können sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem ihre Mitarbeiter schneller und besser lernen als die Angestellten der Konkurrenz. Doch das unterschätzen laut dem Change-Management-Berater viele Organisationen. Die Qualität des Lernprozesses hängt vor allem von der Selbststeuerung sowie von der Ausprägung des emotionalen Lernens ab: Der Lerneffekt ist höher, wenn der Mitarbeiter die Relevanz der Inhalte für den eigenen Arbeitsplatz versteht.

Prozessverständnis etablieren
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Nicht nur die Führungskraft, sondern auch der Mitarbeiter am Fließband sollte den gesamtunternehmerischem Prozess verstehen. Denn: Nur wer über dieses Wissen verfügt, ist in der Lage, schnell zu handeln und neue Ideen einzubringen. Wichtig ist dabei laut Penning, dass jeder Mitarbeiter eine klare Rolle zugewiesen bekommt, die seine Kompetenzen und Informationspflichten festlegt.

IT positionieren
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Nahezu alle Prozesse werden heutzutage in IT-Systemen abgebildet. Die Aufgabe der IT-Abteilung sollte es dem Experten zufolge sein, Prozesse nicht nur zu implementieren, sondern auch allen Beteiligten den Zusammenhang zwischen IT-Applikation und Prozessschritt klar zu machen. Sinnvoll ist es, wenn IT-Chefs bei allen Projekten bereits bei der Planung mit einbezogen werden.

Führungsstil anpassen
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In Zeiten des permanenten Wandels gibt es nicht mehr den einzigen wahren Führungsstil. Die Aufgabe des Vorgesetzten ist es, Beiträge der Angestellten zu reflektieren sowie mit Impulsen aus der Helikopter-Perspektive zu versehen, Mitarbeitern den Sinn der Arbeit zu vermitteln und Einstellungen innerhalb der Belegschaft zu synchronisieren. Die Führungskraft agiert laut Penning somit immer häufiger auch als Personalentwickler.

Für drei von vier Beschäftigten sind flexible Arbeitszeitmodelle ein wichtiges oder sehr wichtiges Kriterium bei der Jobwahl, ergab im Juli eine Befragung im Auftrag des Jobportals Indeed. Doch längst nicht alle Unternehmen haben sich darauf eingestellt: Nur jeder zweite der über 1.000 Befragten gab an, dass sein Arbeitgeber entsprechende Angebote bereithält. Am weitesten verbreitet sind demnach noch Gleitzeit-Modelle – Vertrauensarbeitszeiten sind dagegen rar. Ähnlich sieht es bei der räumlichen Flexibilität aus: Die gelegentliche Arbeit im Homeoffice akzeptieren viele Unternehmen, darüber hinausgehende Freiheiten bei der Wahl des Arbeitsortes sind aber selten.

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