Ratgeber: So entkommen Sie dem Hamsterrad

Sagen Sie nicht sofort zu, sondern erbeten Sie sich eine gewissen Bedenkzeit. So können Sie in Ruhe nachdenken, wie wichtig Ihnen die Sache ist. Vor allem aber wirkt dieses Nein nicht mehr so hart, wenn Sie es etwas verzögert aussprechen.

Wenn Sie aus irgendwelchen Gründen doch sofort antworten wollen, gibt es folgende Möglichkeit: Sprechen Sie nicht sofort ein Nein aus, sondern seufzen Sie ein bedenkliches „Hmmm“ zuvor. Hiermit signalisieren Sie, dass Sie es sich nicht leicht gemacht haben.

Weder rechtfertigend, noch aggressiv sollte es herüberkommen. Höflich, aber klar in der Stimme.

Es wirkt freundlicher und ist auch verbindlicher. „Herr XY, es ist schade, dass ...“

Sie erreichen mehr Verständnis, wenn der Satz mit etwas Positivem beginnt. „Ich würde wirklich gerne, aber ...“ oder „Ich wäre gerne eingesprungen, aber leider ...“

Bringen Sie zum Ausdruck, dass es Sie freut, dass man an Sie gedacht hat, aber ...

„Es tut mir leid, das ist jetzt wirklich schade ...“

Sagen Sie dem Gegenüber, Sie sind gerade dabei, Ihre Verpflichtungen zu reduzieren, weil Sie sich zu sehr im Hamsterrad befinden. Und im Moment arbeiten Sie daran, dass die Verpflichtungen weniger werden und haben entschlossen, derzeit nichts Neues mehr hinzuzunehmen.

In dem Moment, wenn Sie etwas prinzipiell nicht machen, fühlt sich Ihr Gegenüber nicht persönlich abgelehnt.

„Deine Bitte ist gut nachvollziehbar und ich kann das auch gut verstehen. Desto mehr finde ich es schade ...“

Arbeiten Sie eine Stunde täglich konzentriert am „Wichtigsten“, bevor Sie E-Mails zulassen oder sonstige Kommunikationsmittel. Kein Telefon, gar nichts. Eine Stunde konzentriert. In dieser Stunde können Sie extrem viel erreichen. Manche machen ja in einer halben Stunde das, was andere in acht Stunden erreichen.

„Geht nicht!“, wird Ihnen jetzt Ihr innerer Automat sagen. Ich höre es förmlich, wie er sagt: „Das geht nicht, das geht nicht.“ Ich höre es so häufig. Unser Automat beherrscht uns schon so stark, dass wir gar nicht mehr merken, wie wir unser Hamsterrad selbst drehen und beschleunigen. Ganz einfach. Wenn Sie stundenlang im ach so wichtigen Meeting sitzen, geht es da, dass Sie mal zwei, drei Stunden keine E-Mails checken, dass Sie mal zwei, drei Stunden telefonisch nicht erreichbar sind? Es ist nur der innere Automat, der glaubt, wir müssten zuerst E-Mails angucken. Es ist der Automatismus, es ist das Hamsterrad. Selbst wenn Sie es nur zwei- bis dreimal in der Woche schaffen, den Tag mit einer Stunde konzentrierter Arbeit zu beginnen, versichere ich Ihnen, dass Ihre Produktivität steigt; genauso wie Ihre Zufriedenheit und Ihr Wohlgefühl.

Es kann passieren, dass Sie diese Frage manchmal in ganz komische Situationen bringt, vor allem wenn Sie gerade einer Alibitätigkeit nachgehen, die Sie nur ablenkt. Wenn Sie natürlich angestellt sind und gezwungen sind, solche Dinge zu tun, arbeiten Sie es ab, aber kehren Sie schnell zu dem zurück, was Sie wirklich ans Ziel bringt. Es geht gar nicht darum, die Ziele zu erreichen, es geht um das Gefühl, Produktives zu bewegen - gehen Sie raus aus dem Hamsterrad und machen Sie nicht alles automatisch!

Egal, wie genau Sie planen, es wird immer etwas dazwischenkommen. Der Anruf, die Tür geht auf, etc. Also schaffen Sie sich „Pufferzeiten“ für eine reale Zeitplanung - Sie sollten also je nach individueller Situation ca. 10 bis 20 Prozent Pufferzeit von vornherein einplanen.

Wenn wir einen Vorgang planen, unterschätzen wir oft den Zeitbedarf. Das Mitarbeitergespräch „geht doch nebenbei“ und das Meeting bereite ich „locker in 30 Minuten vor“. Denken Sie nicht nur an das fertige Ergebnis, sondern machen Sie sich auch den Weg bewusst. Gehen Sie gedanklich alle Schritte durch, alle Details, die Sie beachten müssen, die Besorgungen, die im Vorfeld erledigt werden müssen. Beziehen Sie Überlegungen mit ein, wie viel Zeit diese Aufgabe in der Vergangenheit bereits in Anspruch genommen hat. Dadurch erhalten Sie eine realistische Einschätzung des Zeitbedarfs.

Sie kennen das wahrscheinlich auch: Eine Arbeit ist mühsam, unbequem oder ungeliebt und da tauchen plötzlich fünf neue Aufgaben auf, die doch auch sofort erledigt werden müssen. Hier passiert nichts Anderes, als dass der Schweinehund Ihren inneren Dialog übernimmt und Ihnen ins Ohr flüstert: „Hallo, da gibt es noch eine Alibitätigkeit, so kannst du vielleicht noch um die unangenehme Sache herumkommen.“ Erkennen Sie, wenn der Schweinehund den Dialog übernimmt. Von vielen Teilnehmern höre ich, dann wenn Sie keine Lust auf die anstehende Arbeit haben, wird noch kurz der Maileingang überprüft. Vielleicht naht hier ja die Rettung. Machen Sie Schluss mit diesen Ablenkungsaufgaben!

Wenn in den letzten Tagen (Wochen) einiges in den Rückstand geriet, lassen wir uns manchmal von unserem schlechten Gewissen leiten. Und wir meinen dann, die liegen gebliebenen Aufgaben besonders sorgfältig erledigen zu müssen. Wenn Sie das tun, benötigen Sie mehr Zeit und geraten natürlich mit den neuen Aufgaben schon wieder in den Rückstand. Und so geht der Kreislauf, den Sie ja nicht wollen, gleich wieder weiter. Gewöhnen Sie sich bei diesen „Alltagsaufgaben“ an „Zack und weg!“.

Es ist enorm, wie viel Zeit wir häufig mit Meetings verlieren. Ich meine nicht das Meeting selbst (dass diese manchmal nicht produktiv sind, ist ein eigenes Thema), sondern der Start und das Ende. Viele Meetings beginnen nicht pünktlich, fünf Personen warten auf einen und das geplante Ende scheint nur eine „angedachte Empfehlung“ zu sein. Sollten Sie Einfluss auf den Verlauf Ihrer Meetings haben, sorgen Sie für eine bessere Meetingkultur. Neben einem pünktlichen Start ist eben auch eine Agenda und deren Einhaltung erforderlich, um ein pünktliches Ende zu gewähren.

Wenn Sie zulassen, dass E-Mails während des ganzen Tages auf Sie hereinprasseln, dann kann es sein, dass Sie dadurch sehr häufig abgelenkt werden und aus laufenden Arbeiten herausgerissen werden. Gewöhnen Sie sich an, Mails nur an einem festen Zeitpunkt pro Tag zu bearbeiten. Dieser kann täglich variieren, er muss ja nur individuell festgelegt werden. Aber vor allem, begrenzen Sie das Zeitfenster. Legen Sie fest, z.B. maximal eine Stunde an den Mails zu arbeiten. Sie werden dadurch wesentlich effizienter, denn wenn Sie wissen, dass die Zeit begrenzt ist, werden Sie systematischer und schneller mit der Bearbeitung vorangehen. Dies gilt allerdings nicht für Smartphones. Denn hier ist es eher praktisch, manche Mails auch von unterwegs schnell zu erledigen, wenn Sie Wartezeiten bei Terminen haben oder sich bei einer Fahrt auf dem Beifahrersitz befinden. Dann kann man die Zeit tagsüber oft wertvoll nutzen.

Dieser Tipp lässt sich bei großen Unternehmen oft nur schwer auf den gesamten Mailverkehr umsetzen, da hierfür eine Entscheidung „von oben“ fällig wäre. Sie können dies aber sehr gut mit den Menschen vereinbaren, mit denen Sie in häufigem Kontakt stehen. Und zwar Formulieren Sie kurze Nachrichten bzw. Antworten komplett in der Betreffzeile. Dadurch braucht Ihr Gegenüber die Mail gar nicht mehr zu öffnen. Enden Sie mit dem Kürzel „eom“ (end of message) und der andere weiß Bescheid. Dies sieht dann in der Betreffzeile folgendermaßen aus: „Danke für die Erledigung! (eom)“