KölnFamilie und Beruf unter einen Hut zu bringen, ist für Nicole Seifert kein Problem. Die 36-Jährige arbeitet als Beraterin für ein Personalentwicklungsunternehmen mit Sitz in Wermelskirchen im Bergischen Land. Vor ein paar Monaten hat sie ihr zweites Kind bekommen, ab Januar startet sie wieder in den Beruf. Und sie greift auf das Modell zurück, das sie schon erprobt hat, als sie erst ein Kind hatte: Zwei bis drei Tage pro Woche wird sie bei Kunden sein und vor Ort Assessment Center, Seminare und Coachings durchführen. An den anderen Vormittagen arbeitet sie von zu Hause aus. Nachmittage, Abende und die Wochenenden gehören der Familie: „Das erfordert eine genaue Planung“, sagt die Diplom-Psychologin.
Eine Planung, an der alle beteiligt werden. Mit ihrem Mann führt sie einen elektronischen Kalender, in den beide ihre Termine eintragen. Denn auch er arbeitet nicht die ganze Zeit in der Zweigstelle seiner Firma im westfälischen Ibbenbüren, sondern pendelt alle zwei Wochen für zwei Tage nach Berlin. Auch die Tagesmutter muss genau darüber informiert werden, wann Nicole Seifert die nächsten Einsätze bei Kunden hat.
Wer neben der Familie entspannt durch den Beruf gondeln will, braucht Organisationstalent und Disziplin. Und muss auch genau überlegen, wie die einzelnen Aufgaben möglichst zügig bearbeitet werden können – ohne sich allzu oft abzulenken. Das ständige Telefonklingeln oder die immer neuen Mails im Postfach sind enorme Zeitfresser. Und manchen gelingt auch ohne fremde Hilfe ganz gut, sich abzulenken: Durch einen Plausch mit Kollegen, mit einer privaten Internetrecherche, einer ausgedehnten Zigarettenpause: „Diese Zeitfresser zu identifizieren und abzuschaffen fällt vielen nicht leicht“, sagt Sonia Flöckemeier, die Unternehmen unter anderem in Fragen des Zeitmanagements berät.
Mails nur zu festen Zeiten beantworten, z.B. von 9 bis 10 Uhr und von 15 bis 16 Uhr.
Quelle: Sonia Flöckemeier (Unternehmercoaches) und Nathalie Henke, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Bei wichtigen Aufgaben das Telefon auch mal klingeln lassen oder den Anrufbeantworter einschalten.
Schon morgens eine Liste erstellen, was an einem Tag erledigt werden muss. Dabei zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben trennen.
Sich bei Recherchen nicht zu sehr in Details verheddern.
Den Kollegen signalisieren, dass man bestimmte Zeiten braucht, um Aufgaben ohne Störung zu bearbeiten.
Zeitpuffer einplanen, falls eine Aufgabe mehr Zeit kostet als ursprünglich geplant.
Konferenzen nicht zu sehr in die Länge ziehen. Genau überlegen: Was muss besprochen werden? Welche Punkte? Wie lange?
Feste Ruhephasen einplanen, zum Beispiel für Pausen oder für das Mittagessen.
Die Arbeitszeiten klar definieren – und nicht von vornherein die Abendstunden und die Wochenenden mit einplanen.
Unangenehme Aufgaben sofort bearbeiten und nicht vor sich herschieben.
Entscheidungen treffen – und nicht immer wieder alles neu abwägen.
Wenn es geht, Aufgaben an andere delegieren.
Darauf vertrauen, dass Kollegen die Aufgaben genauso gut erledigen können wie man selbst.
Für Chefs: Zeit für strategische Weiterentwicklung des Unternehmens einplanen!
Führungskräfte sollten in Fragen des Zeitmanagements mit gutem Beispiel vorangehen und nicht – zum Beispiel durch kurzfristige Auftragsänderungen – zu viel Druck aufbauen.
Wenn die Arbeitsbelastung zu hoch ist, sollten Chefs und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie Abhilfe geschaffen werden kann.
Viele Unternehmen holen sich Rat von externen Beratern, die das Zeitmanagement beobachten und Tipps für Verbesserungen geben.
Nicht das ganze Leben auf den Job konzentrieren, sondern Zeit für Sport und Treffen mit Freunden einplanen.
Die Ablage gut organisieren, damit Unterlagen nicht stundenlang gesucht werden müssen.
Zeichen der Überforderung ernst nehmen und dagegen ansteuern.
In Seminaren spricht sie zum Beispiel mit einzelnen Mitarbeitern durch, welche Tätigkeiten am meisten Zeit kosten. Gemeinsam mit ihnen erarbeitet sie Gegenmaßnahmen: „Zum Beispiel kann es helfen, den Internetzugang für bestimmte Zeitfenster sperren zu lassen“, sagt Flöckemeier. Vielen falle es auch schwer, genau zu identifizieren, welche Aufgaben am Morgen wichtig sind und am dringendsten bearbeitet werden müssen. Sie empfiehlt dann Listen, die zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben des Tages trennen.
