WolfsburgEuropas größter Autobauer Volkswagen erfüllt zum Fest den vielleicht sehnlichsten Wunsch vieler Mitarbeiter: Der Konzern lässt seine Beschäftigten künftig nach Feierabend wirklich in Ruhe: Eine halbe Stunde nach Arbeitsende werden die Weiterleitungen vom E-Mail-Server auf die Blackberry-Handys der Beschäftigten abgeschaltet, wie ein Unternehmenssprecher am Freitag sagte. Eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn am nächsten Tag werden die Server dann wieder eingeschaltet.
Diese Regelung hat der Betriebsrat durchgesetzt, die entsprechende Betriebsvereinbarung ist dem Sprecher zufolge bereits in Kraft. „Die neuen Möglichkeiten der Kommunikation bergen auch Gefahren“, sagte VW-Betriebsratsmitglied Heinz-Joachim Thust der „Wolfsburger Allgemeinen Zeitung“. Die Vereinbarung sei bislang sehr positiv aufgenommen worden.
Die Regelung gilt den Angaben zufolge für rund 1000 Mitarbeiter mit Tarifvertrag - nicht aber für Manager. Wer zum exklusiven Kreis derer zählt, die eine außerordentliche Bezahlung genießen oder eine Führungsposition inne haben, zahlt dafür also durchaus einen Preis.
„Wir sind natürlich ein technikgetriebenes Unternehmen und brauchen diese Kommunikationsmittel und nutzen sie auch“, sagte der Sprecher. Der E-Mail-Stopp nach Feierabend solle „einen fairen Ausgleich darstellen zwischen den Arbeitnehmerinteressen und denen des Unternehmens“.
Bei E-Mails handelt es sich um sogenannte asynchrone Kommunikation. Das heißt, sie werden beantwortet, wenn Zeit dafür ist. Wenn jemand eine direkte Antwort erwartet, sollte er besser anrufen. Für das Chatten, also eine Kommunikation in Echtzeit, in der ein oder mehrere Nutzer in schneller Abfolge antworten, ist die Mail nicht das geeignete Kommunikationsmittel. Für Chats eignen sich Instant Messenger wie ICQ, MSN oder XMPP alias Jabber besser.
Ein kostenloses Programm, das den offenen XMPP-Standard unterstützt sind beispielsweise AQQ (Windows) und Adium (Mac OS X). Innerhalb von Unternehmen ist die Installation solcher Programme allerdings häufig nicht erlaubt.
Beim beantworten einer E-Mail gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, die bisherige Kommunikation zu zitieren. Meistens wird einfach die gesamte bisherige E-Mail-Kommunikation an die jeweils neueste E-Mail angehängt - das tun Programme wie Microsoft Outlook automatisch. In vielen Fällen sinnvoller ist es jedoch, direkt unter den Zitaten des Kommunikationspartners zu antworten, sodass dieser den Kontext der Antwort versteht. Dazu wird jeweils ein ">" vor die zitierte Stelle vorangestellt. Passagen der E-Mail, auf die sich der Antwortende nicht direkt bezieht, werden weggelassen.
Häufig werden Internetnutzer nach ihrer E-Mail-Adresse gefragt. Nicht immer ist es ratsam, diese herauszurücken, gerade wenn die Website, die nach der E-Mail-Adresse verlangt, wenig seriös scheint. Daher gibt es kostenlose Wegwerf-E-Mail-Adressen wie http://mailinator.com/ oder http://www.sofort-mail.de/.
Dort lassen sich schnell Einmal-Adressen erstellen. Mails an diese Adressen kann aber jeder lesen, der den Namen des Postfachs kennt. Außerdem haben viele Anbieter die Wegwerf-Adressen auf eine schwarze Liste gesetzt. Daher empfiehlt es sich, für solche Zwecke eine ständige Zweit-E-Mail-Adresse bei einem Gratis-Anbieter wie Google Mail anzulegen, die nur für derartige Authentifizierungen genutzt wird.
Die Organisation von E-Mails erleichtert ein sinnvoller Betreff. Beschreiben Sie im Betreff in ein bis drei Wörtern, um was es hauptsächlich geht.
Die Microsoft-Schriftart Comic Sans macht sich gut an einem Limonaden-Stand - in geschäftlichen E-Mails sind ist sie eher fehl am Platze. Ähnliches gilt für andere besonders kreative Schriftarten.
Wer ein Dokument wie beispielsweise einen Text gemeinsam mit Kollegen bearbeitet, sollte die Texte nicht per E-Mail hin und her schicken – sobald mehr als zwei Personen beteiligt sind, ist Versionschaos programmiert. Google bietet mit Google Text und Tabellen eine kostenlose Cloud-Lösung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Netz, auch Microsoft bietet die Online-Office-Lösung Office 365.
Twitter und SMS haben es vorgemacht: Die Kommunikation ist effizient, weil man sich auf das Wesentliche konzentrieren muss. Für Anhänger der Fünf-Sätze-Regel auch ein Weg für E-Mails. „Five.sentenc.es“ heißt der radikale Ansatz, nach der E-Mails wie Chat-Kommunikation behandelt werden. Möglichst knapp auf den Punkt kommunizieren die Anhänger dieser Regel. „Alles was du tun solltest, ist zu beschreiben, wer du bist, was du willst, warum du es bekommen solltest und wann du es brauchst“, beschreibt Guy Kawasaki, ein bekannter Venture Capialists und Apple-Manager aus dem Silicon Valley, das Prinzip.
Empfänger, die von der all zu knappen Kommunikationsform irritiert sind, werden per E-Mail-Signatur auf den Stil hingewiesen – mit einem Link auf die Website http://five.sentenc.es, die das Prinzip dem Motto gemäß knapp erklärt.
Five.sentenc.es ist ein radikaler Ansatz, der sicher nicht für jeden Nutzer geeignet ist. Sollten Sie das Konzept ausprobieren wollen und mal mehr als fünf Sätze antworten, denken Sie daran, den Link zu http://five.sentenc.es/ aus der Signatur vorher zu löschen. Neben den fünf Sätzen gibt es auch die noch radikaleren Ansätze four.sentenc.es, three.sentenc.es und two.sentenc.es.
Selbst wenn Ihnen die Fünf-Sätze-Regel zu radikal ist – auf den Punkt zu kommen, ist natürlich generell empfehlenswert. Wenn Sie selbst eine E-Mail schreiben, teilen Sie dem Angeschriebenen immer mit, welche Reaktion Sie erwarten. Schicken Sie die Mail außerdem nur dann als Kopie an Kollegen, wenn das wirklich sinnvoll ist. Verteiler sollten nur im Notfall genutzt werden. Auch ein persönliches Gespräch oder ein kurzer Anruf macht so manchen Mail-Wechsel überflüssig.
Manch ein E-Mail-Nutzer erschlägt seinen Kommunikationspartner geradezu mit rechtlichen Belehrungen in der E-Mail-Signatur – indem er einen sogenannten Disclaimer anhängt. „Wenn Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, löschen Sie diese sofort und informieren den Absender“, heißt es dann beispielsweise.
Bei juristisch versierten Empfängern werden solche an die Mail angehängten „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ allerdings höchstens ein Schmunzeln auslösen. Bestenfalls. Derartigen Bedingungen müsste der Empfänger nach Auffassung von Experten vor dem Lesen der E-Mail zustimmen, damit sie Wirksamkeit entfalten. Lassen Sie solche juristischen Hämmer daher am besten weg, sie wirken unbedarft. Mehr Informationen zu dem Thema hat der Anwalt Oliver Causse unter www.angstklauseln.de zusammengetragen.
Der größte Feind einer effizienten E-Mail-Kommunikation sind sogenannte Spam-Mails – unerwünscht zugesandte Massen-Werbung. Anfang dieses Jahrzehnts schien es zeitweise schon so, als könnten die massenhaft verschickten Werbebotschaften für zweifelhafte Produkte sogar das gesamte Medium E-Mail zerstören. Im Büro müssen Sie auf den von den Administratoren eingerichtete Spam-Filter vertrauen – doch privat können Sie sich für einen Anbieter mit besonders gutem Spam-Filter entscheiden.
In einem Test des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie (SIT) schnitt Yahoo beim Filtern am besten ab, dicht gefolgt von Hotmail und Google Mail. Nicht empfehlenswert sind dagegen die deutschen Anbieter GMX und Web.de, nicht nur wegen des sehr schlechten Spam-Filters. Auch in Sachen Bedienungskomfort und Speicherplatz können die Anbieter nicht mit der US-Konkurrenz mithalten. Zudem schicken sie – anders als Google, Hotmail und Yahoo – den Nutzern selbst Spam-Nachrichten, die diese nicht abschalten können.
Das ist mal ein sehr guter Ansatz ! Es gibt nämlich auch Leute wie mich, bei denen alleine das Wissen über die Existenz einer offenen Problemmail dazu führt, dass das Abschalten am Feierabend oder am Wochenende gelaufen ist.
Die Erkenntnis, dass die meisten Probleme auch am nächsten Morgen oder am Montag noch da sind ist hier sehr wertvoll.
ich verstehe den Sinn nicht.
Mails, die nach Feierabend ankommen, werden von mir erst am nächsten Arbeitstag im office bearbeitet. Punkt.+
bei Klage verweise ich auf mein persönliches Work-Life-Balance-Modell, das ja gerade en vogue ist.
Der Respekt meiner Vorgesetzten ist mir gewiss.
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