Informationsflut
Mach Schluss mit dem Mail-Chaos, Boss!

Zurück aus den Weihnachtsferien und das Postfach ist voll? Beschweren Sie sich bei Ihrem Chef. Technische Helferlein können zwar die E-Mail-Flut eindämmen. Damit sie abebbt, braucht es aber klare Regeln für die Firma.
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DüsseldorfNach dem Urlaub ist es am schlimmsten. Hunderte ungelesene E-Mails lassen die Erholung schnell vergessen. Bis die Arbeit losgehen kann, vergehen Stunden: Lesen, verschieben, löschen.

Die E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug – und sie macht ohnmächtig. „Mitarbeiter bekommen im Schnitt 30 bis 40 Mails pro Tag und brauchen rund anderthalb Stunden, um sie zu bearbeiten“, berichtet der Coach Ivan Blatter von den Erfahrungen aus seinen Seminaren. Bei einigen Führungskräften prasselt locker die vielfache Menge in den Posteingang. E-Mails kosten Zeit und Konzentration, und nicht selten gehen wirklich wichtige Nachrichten in diesem Wust unter.

Dutzende Ratgeber-Bücher und hunderte Artikel im Netz versprechen Hilfe, das Chaos in den Griff zu bekommen. Doch effektiver als alle Outlook-Tricks sind klare Regeln – und zwar für die gesamte Abteilung oder sogar Firma. Denn die meisten Nachrichten verlassen die eigene Organisation erst gar nicht, sie stammen von Kollegen und Vorgesetzten, vielleicht noch von Kunden. „Man muss klären, welche Rolle E-Mails spielen sollen“, sagt daher Produktivitätsexperte Blatter. Dabei komme dem Vorgesetzten eine entscheidende Rolle zu: „Der Umgang mit E-Mails ist Chefsache.“

Ein wichtiger Grund für das Chaos im Postfach: „E-Mails sind ein Kommunikationsmedium, das Postfach wird aber oft zweckentfremdet“, sagt der Psychologe Roman Soucek von der Universität Erlangen-Nürnberg. Ob To-Do-Liste, Terminplanung oder Privatarchiv – „da verliert man schnell den Überblick“, erläutert der Wissenschaftler.

Zudem sei der Umgang mit den schnellen Nachrichten oft fragwürdig: Da wird erst eine E-Mail geschickt und dann per Telefon gefragt, ob diese auch angekommen sei. Da wird eine Diskussion geführt, statt einfach zum Hörer zu greifen. Resultat ist ein ellenlanger Text mit einer Betreffzeile wie „AW: AW: Re: AW: Frage“.

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Mehr Produktivität, weniger Stress

Kommentare zu " Informationsflut: Mach Schluss mit dem Mail-Chaos, Boss!"

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  • Bei uns ist das Postfach wegen des Mailumfangs zunächst einmal blockiert. Wer will sich den ganzen Scheiß der letzten 2 Wochen dann noch reinziehen, um sich nochmals aufzuregen. Selektieren und den Rest in Ablage P. Was ich nicht weiß, regt mich nicht auf.

  • Fangen wir erstmal mit den ganzen Fehlern im DNS SOA an.

  • Ein Grund - neben Geschwindigkeit und Komfort - warum EMail so erfolgreich ist: Man umgeht die vorsortierenden Bremsen im Vorzimmer.

    Verschwörungstheorie: Dem sind deren Gewerkschaften dann mit Viren und Spam begegnet.

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