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Im Job per Mail kommunizieren ist nicht immer einfach. Im Gegensatz zum Schriftwechsel per Brief existieren dabei keine festen Regeln und das Medium gilt allgemein als lockerer. Nicht selten vergreifen sich E-Mailschreiber daher im Ton. Wie Sie Unhöfliches und Fettnäpfchen in dienstlichen E-Mails vermeiden – und verstanden werden.

Wer im Job per Mail kommuniziert, sollte sich an einige Regeln halten. Foto: dpa

DÜSSELDORF. Die E-Mail war in Englisch verfasst. Und dessen war der Empfänger eigentlich mächtig – wären nicht ein paar unbekannte Abkürzungen aufgetaucht. „G‘morning Michael, pls rgd flwg message blw. Just received that Vendor needs cnfmtn ASAP if payment via TT is already done or not“, schrieb der Absender. Sein Geschäftspartner, der Mitarbeiter eines internationalen Unternehmens in Süddeutschland, verstand nur Chinesisch.

Dabei gilt: „Der Absender trägt die Verantwortung dafür, dass der Empfänger seine Nachricht versteht“, sagt Gabriele Schlegel, Dozentin für Business Behaviour an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg, als sie von obigem Fall berichtet. Aber Regeln wie diese sind in der Arbeitswelt eben nicht etabliert. Eine E-Mail wird dort, anders als ein Telefonat oder ein Brief, häufig als informelles Kommunikationsmedium gesehen. Doch wer sie zu unbedacht schreibt, der wird womöglich nicht nur missverstanden, sondern zieht sich darüber hinaus den Zorn von Geschäftspartnern, Kollegen oder Vorgesetzten zu.

Wer eine dienstliche E-Mail schreibt, der sollte zu allererst bedenken, dass der Empfänger womöglich jeden Tag eine ganze Flut digitaler Briefe erhält, sagt Martina Dressel, die Unternehmen in Sachen Online-Kommunikation berät und das Buch „E-Mail Knigge“ geschrieben hat. Deshalb sollte eine E-Mail möglichst klar strukturiert und verständlich formuliert sein. Abkürzungen sollte der Verfasser nur verwenden, wenn er sicher sein kann, dass der Empfänger sie versteht, meint Dressel. Manche Kurzformen wie „MfG“ seien schlicht unhöflich. „So viel Zeit muss sein, dass man ‚Mit freundlichen Grüßen’ ausschreibt“, sagt die Kommunikationsexpertin.

Bei Form und Sprache sollte sich der Verfasser an den Regeln für den Briefverkehr orientieren, rät sie. Das beginnt bei der Betreffzeile, die möglichst aussagekräftig sein sollte, und setzt sich bei der Anrede fort: Die darf nicht zu flapsig formuliert werden und sollte zudem möglichst persönlich ausfallen. „Die Zeit, den Namen des Empfängers herauszufinden, muss ich mir nehmen“, sagt Dressel. Ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ gilt es möglichst zu vermeiden. Außerdem dürften Titel nicht vergessen werden, so der Empfänger welche besitzt, sagt Dressel weiter.

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