Arbeitszeit-Vergeudung
Immer beschäftigt, aber nicht effizient

Zeitverschwendung durch Meetings ist ein riesiges Problem für Unternehmen. Viele Konferenzen sind schlecht vorbereitet, oft wird vergessen, wichtige Teilnehmer einzuladen. Und das Management merkt es nicht einmal.

DÜSSELDORF. Weltweit werden 37 Prozent der Arbeitszeit verschwendet. Das bedeutet: Jeder Beschäftigte verbringt pro Jahr rund 84 Arbeitstage mit unproduktiven Tätigkeiten. Diese Kosten – allein in Deutschland – machen einen Schaden von 219 Milliarden Euro jährlich aus, das sind 9,7 Prozent des hiesigen Bruttoinlandsprodukts. Auf diese erschreckenden Zahlen kommt die globale Produktivitätsstudie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting aus London, die dieses Jahr zum fünften Mal erscheint. Grundlage dieser Studie sind 2600 Einzelstudien und 100 Projekte bei großen und mittleren Unternehmen weltweit sowie eine Umfrage des Forschungsinstituts EMS unter 816 Führungskräften in elf Ländern, zu denen Amerika, Frankreich, Großbritannien sowie Deutschland gehören.

Den Schuldigen benennt die Studie denn auch gleich: Es ist das Management, das „wenig Übersicht hat und falsche Prioritäten setzt“. 46 Prozent aller Produktivitätsverluste sind auf mangelnde Planung und Steuerung zurückzuführen – und dieser Wert ist im Vorjahresvergleich sogar mit sechs Prozentpunkten deutlich gestiegen.

Als besondere Produktivitätskiller entpuppten sich die Konferenzen. Proudfoot Consulting analysierte deshalb 150 Meetings in 50 Unternehmen. „Meetings haben erstaunliche Mängel in ihrer Organisation“, kommentiert Nicolas Crafts, Professor an der London School of Economics die Untersuchung. Im Detail: Nicht einmal ein Drittel aller Meetings waren gut vorbereitet. Proudfoot-Deutschland-Chef Jochen Vogel berichtet: „Für die Hälfte der Konferenzen war keine Tagesordnung vorbereitet – geschweige denn, dass eine solche vorher an die Teilnehmer versandt wurde.“

Andere Erkenntnisse wie diese muten geradezu hanebüchen an: In fast der Hälfte der Fälle versammelten sich die Mitarbeiter am falschen Ort oder zum falschen Zeitpunkt – oder weitere wichtige Kollegen waren gar nicht dazu geladen worden, man hatte sie vergessen. 68 Prozent der Meetings fanden denn auch kein produktives Ende und versandeten ohne Maßnahmenplan und klare Entscheidungen.

Gerade mal zwölf Prozent der Sitzungen waren zukunftweisend und schlossen mit einer klaren Festlegung, was die nächsten Schritte sein sollten. Nur bei 27 Prozent der Meetings wurden Protokolle erstellt. Vogels Fazit: „Fast 90 Prozent der Meetings sind nicht effizient.“

Dabei sind 53 Prozent der deutschen Top-Manager selbst genervt von ihren vielen Meetings, wie eine Umfrage des Instituts der deutschen Wirtschaft belegt. Zum Vergleich: In Frankreich und in Italien beklagt sich nur jeder Dritte über langatmige Sitzungen. Hinzu kommt, dass „bei Sitzungen mit mehr als fünf Leuten der Selbstdarstellungseffekt ins Spiel kommt“, beschreibt Organisationspsychologe Michael Kastner von der Universität Dortmund.

Tragisch ist nur, dass Konferenzen einen so hohen Stellenwert in den Unternehmen genießen. Und manchen treibt genau das sogar in die Kündigung. So schmiss zum Beispiel ein Top-Manager, der direkt unter dem Vorstand einer Großbank angesiedelt war, allein deshalb kürzlich seinen Job hin. Seine Kollegen gewichteten nämlich die Firmenmeetings höher als Besuche bei profitablen Kunden – also die eigentliche Arbeit. Ein Eklat folgte. Die Kollegen verlangten, dass er die Kundentermine verschieben solle, die Meetings seien wichtiger. Er nehme ihre Sitzungen wohl nicht ernst, warf man ihm vor. Die Folge: Der Banker kündigte – zum Erschrecken seines Arbeitgebers.

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