Effektives Management von Geschäftsreisen
Reisekosten im Griff

Die meisten mittelständischen Unternehmen haben ihre Reisekosten nicht im Griff - obwohl das gar nicht so schwer ist. Denn wer sich keinen eigenen Reisemanager leisten kann, für den stehen mehrere Softwareangebote zur Auswahl, mit deren Hilfe sich Reiseprozesse besser strukturieren lassen.
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Auch wer mit dem Namen der Hamburger Werbeagentur Jung von Matt nichts anfangen kann, kennt deren flotte Sprüche und weiß sofort, welche Unternehmen dahinter stecken: "Geiz ist geil" steht für den Elektroartikelhändler Saturn, "Drei, zwei, eins, meins" für das Internet-Auktionshaus Ebay und die freche Anzeige mit der sturmzerzausten Angela Merkel im Cabrio für den Autovermieter Sixt. Die Botschaften bleiben haften, weil sie sich vom Mainstream in der Werbung unterscheiden.

Auch intern machen die Kreativen von der Elbe manches anders als andere mittelständische Unternehmen - das Reisemanagement zum Beispiel. Während Firmen dieser Größenordnung sich normalerweise kaum um das Thema kümmern, leistet sich Jung von Matt trotz des vergleichsweise kleinen Reiseetats von nur rund zwei Millionen Euro jährlich eine Vollzeit-Travel-Managerin. Der Aufwand lohnt sich offenbar: "Es ist uns gelungen, das Reisebudget seit Jahren auf einem konstanten Niveau von etwa zwei Millionen Euro zu halten - trotz aller Veränderungen im Markt und obwohl mehr gereist wird als früher", sagt Anja Jaramillo, die sich seit knapp sieben Jahren um das Reisemanagement bei Jung von Matt kümmert.

Die Agentur gehört damit zu einer kleinen Minderheit: Obwohl 85 Prozent der Reiseumsätze aus dem Mittelstand kommen und die Kosten nach der vom Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) durchgeführten Geschäftsreiseanalyse 2006 um 24 Prozent gestiegen sind, passiert wenig. "Dass Reisekosten beeinflussbar sind, ist in kleineren Unternehmen noch nicht überall angekommen", sagt VDR-Präsident Michael Kirnberger. Die wenigstens kennen ihr genaues Geschäftsreisevolumen und dessen Struktur, Zuständigkeiten und Abläufe sind unklar, häufig gibt es nicht einmal vernünftige Reiserichtlinien.

Der Kostenschub ist vor allem Folge der veränderten Vertriebspolitik der Luftverkehrsgesellschaften. Seit die den Reisebüros keine Provisionen mehr zahlen, kassieren sie von ihren Kunden Servicegebühren. Das läppert sich, denn die Kasse im Reisebüro klingelt jedes Mal, wenn Geschäftsreisende irgendwas ändern: Nicht nur für jedes Flugticket, jede Bahnbuchung, Hotelreservierung oder Mietwagenbestellung, die über das Reisebüro bestellt werden, auch Umbuchungen oder Stornierungen kosten Geld. "Im Schnitt kostet jede Transaktion zwischen 25 und 60 Euro", sagt Hans Lehrburger von der Beratung HLC Consulting.

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