In etlichen Unternehmen weiß der Einkauf weder, wie viel, noch, wofür er das meiste Geld ausgibt, zeigt eine Umfrage – neue Aufzeichnungspflichten komplettieren die Verwirrung.
Wie im Blindflug

Wer im Supermarkt einkauft, weiß ungefähr, wie viel er in der Brieftasche hat. Anhand der Preisschilder kann er abschätzen, was er sich noch leisten kann und welche Produkte in seinem Einkaufswagen das meiste Geld verschlingen. Wer wie Heinz Schäfer, Leiter von Einkauf und Beschaffung der Axa Service AG, für eine große Versicherung Schreibtische, Beratungsleistungen, Flug- und Bahnreisen oder Dienstleistungen wie die Gebäudereinigung einkaufen muss, bewegt im Monat sehr viel mehr Geld als ein Supermarktkunde – hat aber dabei sehr viel weniger Überblick über seine Ausgaben, beklagt Schäfer:

HB DÜSSELDORF. „Wir wissen oft einfach nicht, wo das Geld bleibt, das wir ausgeben müssen, und wie viel Spielraum noch in den Budgets ist.“ Schäfer vergleicht: Zu oft müssten die Einkaufsabteilungen wie ein Autofahrer agieren, der seinen Wagen ohne Tachometer oder Tankanzeige steuern muss und daher nicht weiß, wie schnell er sein Benzin verbraucht und wie viel noch im Tank ist.

Mangelnde Transparenz ist für Schäfer das größte Problem bei seiner Arbeit. Diese Einschätzung teilt er mit vielen Chefeinkäufern in europäischen Großunternehmen, wie eine Studie belegt, die das Centre for Management Development der London Business School und die European School of Management and Technology (ESMT) in Berlin für das Softwareunternehmen Ariba durchgeführt haben.

Im Auftrag des Anbieters von Software für die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet – E-Procurement – werden regelmäßig 225 Einkaufsleiter europäischer Konzerne befragt. Die meisten von ihnen haben trotz konzernübergreifender Einkaufsrichtlinien und des Einsatzes von Einkaufssoftware keinen umfassenden Überblick, ob die Abteilungen tatsächlich optimal einkaufen. 37 Prozent der Befragten wissen sogar bei über 90 Prozent der Ausgaben nicht, wie sinnvoll sie sind. Beinah jeder dritte Einkaufsleiter hält es deshalb derzeit für seine wichtigste Aufgabe, mehr Transparenz über Einkaufsdaten zu bekommen, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

Die Rolle der Beschaffer hat in den letzten Jahren für die Unternehmen massiv an Bedeutung gewonnen. „Früher machte der Einkauf zehn Prozent der Unternehmensausgaben aus, der Rest waren Personalkosten“, beschreibt Axa-Einkäufer Schäfer die Entwicklung. „Heute sind wir für rund ein Drittel der Gesamtausgaben verantwortlich.“ Mit der gewachsenen Verantwortung nimmt aber auch der Druck auf die Einkaufsabteilungen massiv zu, beobachtet Jamie Anderson, Dozent von der Managementschule ESMT. Auf Anweisung ihrer Vorstände müssen sie ihre Güter und Dienstleistungen im Schnitt um 13 Prozent billiger einkaufen als im Vorjahr.

Andreas Rutz ist einer der Einkaufschefs, die in diesem Jahr genauer denn je beim Einkauf auf die Preise schauen müssen. Sein Arbeitgeber, die Moeller GmbH in Bonn, ist ein Anbieter von Komponenten und Systemen für die Energieverteilung und Automatisierung. Für die Fertigung braucht die Firmengruppe Rohstoffe wie Stahl, Kupfer oder Kunststoffe, die alle derzeit immer teurer werden. 90 Prozent dieser Güter beschafft der Einkaufschef in Deutschland. Einfach auf Billiglohnländer ausweichen kann Rutz nicht. „Dort haben wir oft Probleme, die Qualität zu bekommen, die wir für unsere anspruchsvollen Produkte brauchen. Andererseits ist auch klar, dass unsere Materialpreise runter müssen, um in bestimmten Volumenmärkten wie China und Indien mit dem regionalen Wettbewerb konkurrieren zu können.“

Um dennoch Geld zu sparen, setzt der Moeller-Einkaufschef unter anderem verstärkt auf elektronische Auktionen. Gerade erst wurde ein Pauschalvertrag für den Lufttransport der Produkte seiner Firma auf diese Weise vergeben. Das Unternehmen senkt dadurch diese Kosten um 35 Prozent. Andere Unternehmen versuchen, durch den verstärkten Einsatz von E-Procurement-Software im Einkauf zu sparen, berichtet der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) in Frankfurt. 83 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen bereits elektronische Kataloge für den professionellen Einkauf ein, sagt BME-Chef Jürgen Marquard. Fast alle Unternehmen gehen davon aus, dass der Anteil des über E-Procurement-Tools abgewickelten Beschaffungsvolumens weiter steigen wird. Die Chefeinkäufer sind mittlerweile sogar zu großen Teilen „sehr zufrieden“ mit der Servicequalität der elektronischen Einkaufswerkzeuge. 26 Prozent der vom BME befragten Einkäufer machen mittlerweile diese Aussage, im letzten Jahr erklärten das nur acht von hundert Befragten. „Das spricht für die Anbieter, die aus Erfahrungen gelernt haben und weiter dabei sind, ihre Hausaufgaben zu machen. Alle Beteiligten befinden sich aber auch weiterhin in einer Lernkurve“, ist Marquards Resümee.

Ein anderes Kopfschmerzthema der Chefeinkäufer lässt sich allerdings durch den Einsatz von Software nicht lösen: Die Verpflichtung zur Compliance – das ist die Pflicht, die immer strengeren Vorgaben durch gesetzliche Haftungspflichten oder Rechnungslegungsvorschriften wie die Sarbanes-Oxley- Richtlinien zu erfüllen – hat den Druck auf die Position des Einkäufers erhöht, so die Studie von London Business School, ESMT und Ariba. „Compliance ist für Einkäufer nichts Neues, aber seit kurzem hat sie einen ganz anderen Stellenwert“, urteilt Jamie Anderson. „Jetzt steht sie bei den Unternehmen an erster Stelle. Da die Beschaffung unternehmensintern mehr und mehr an Bedeutung gewinnt, spielt der Bereich bei der Umsetzung der Compliance eine zentrale Rolle.“ Jedes siebte Unternehmen setzt auf regelrechte Compliance-Initiativen, deren Hauptlast neben den Abrechnungsabteilungen auch die Einkäufer tragen. Um zu vermeiden, dass Einkaufsentscheidungen etwa zu Haftungsrisiken für das Unternehmen führen, müssen sich die Einkäufer besser denn je rückversichern.

So müssen sie beispielsweise sicher stellen, dass die eingekauften Zulieferteile fehlerfrei sind. Und sie müssen ihre Arbeit für die Buchhalter und Controller im Unternehmen so genau dokumentieren, dass es ausgeschlossen ist, dass diese Angaben zu Fehlern in der Unternehmensbilanz führen. 41 Prozent der betroffenen Chefeinkäufer geben deshalb an, dass diese Initiativen ihre Arbeit erschweren. Und jeder vierte stellt fest, dass sie den Verwaltungsaufwand erhöhen.

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%