Weltspitze: Wie die perfekte Visitenkarte aussieht

Im Rahmen unserer Serie „Weltspitze – Wie Deutsche international Erfolg haben“ haben wir immer wieder über „weiche Faktoren“ gesprochen. In unserem auf die Reihe bezogenen Verständnis handelt es sich dabei jedoch weniger um die sogenannten „Soft Skills“, wie sie zum Beispiel oft in Bewerbungsgesprächen mit entscheidend sind. Vielmehr geht es hier um solche – vor allem im internationalen Umfeld – oftmals vernachlässigten oder als selbstverständlich angesehenen Faktoren wie die richtige Verwendung von Visitenkarten, die richtige Kommunikation am (Mobil-)Telefon und das soziale Leben, also Einladungen in Restaurants und die passende Garderobe.

Faktoren wie diese sind nicht das entscheidende Kriterium für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss oder ein erfolgreiches Projekt im Ausland, aber ohne sie kann der besagte Erfolg manchmal unwahrscheinlich werden. Es geht also um das Thema des Geschäftsprotokolls, d.h. den Regeln und Normen angemessenen Verhaltens bei Geschäften in bestimmten Kulturen. Aus diesem Grund werden wir das Thema der „weichen Faktoren“ in den nächsten zwei Teilen näher betrachten.

Sicher sind in dieser Hinsicht die meisten Geschäftsleute bereits äußerst erfahren. Doch es sind oft die kleinen und mitunter wenig beachteten Dinge, die den Unterschied machen können. Für „Neulinge“ auf dem internationalen Parkett liefert der Artikel erste Ansätze und Informationen.

Visitenkarten oder „Karten machen Leute“

Visitenkarten haben bei der Vorstellung der einzelnen Personen im Geschäftsleben generell eine zentrale Bedeutung und Legitimation. Sie zeigen, mit wem man es zu tun hat und welche Funktion die betreffende Person in dem jeweiligen Unternehmen innehat. In einigen Ländern dienen Visitenkarten gar als Prestigeobjekt oder Statussymbol. Sie sind am Anfang die wichtigste Informationsquelle für das Gegenüber und geben Auskunft über das Unternehmen, Funktion des Gesprächspartners und sämtliche wesentliche Kommunikationsdaten. Darüber hinaus sind Visitenkarten eine wichtige und notwendige Erinnerung an die eigene Person.

In Europa tauschen Geschäftspartner ihre Visitenkarten häufig beim ersten Zusammentreffen aus. Die größte Bedeutung haben die kleinen Kärtchen wohl aber im asiatischen Raum, wo zu jedem Geschäftstermin, sei es Konferenz oder Verhandlung, Visitenkarten ausgetauscht werden. In Fernost kann man gar nicht genug von ihnen mit sich tragen. Prinzipiell erfährt hier auch jede Visitenkarte nach dem Austausch eine hohe Wertschätzung. Die hierzulande verbreitete Unsitte, das Stückchen erhaltener Pappe gedankenlos in der Brusttasche verschwinden zu lassen, käme bei Japanern und Chinesen schlecht an. Sie würden im übertragenen Sinne ihre Person als “abgelegt” betrachten. Darum sollte man die empfangene Karte stets mit beiden Händen nehmen und dabei wertschätzend begutachten.

Inhalt und Layout

Die meisten Geschäftsleute erhalten im Verlauf ihrer Unternehmensaktivitäten Hunderte, manche gar Tausende von Visitenkarten. Daher ist es wichtig, dass man diesen kleinen Kärtchen als Überreichender einen besonderen Wert beimisst. Sie sollten alle notwendigen Informationen wie Name, Funktion im Unternehmen, Adresse, Telefonnummer (Festnetz und Handy), Faxnummer, Email-Adresse und gegebenenfalls auch die Internetadresse enthalten und in einem ansprechenden, aber professionellen Layout verfasst sein. Für die Gestaltung gilt ein (immer noch) eher konservatives Erscheinungsbild: Fotos, exotische Materialien wie Plastik, ausgefallene Farben und Formen sollte man in der Regel vermeiden. Weißes Papier, vor allem das richtige Format (nicht größer als 9 cm x 5,5 cm) und schlichte Eleganz sind immer gern gesehen.