Systeme aber nicht billig
Selbstbedienung erwünscht

Neue Funktionen im Intranet sollen den Personalern Arbeit abnehmen: Die Mitarbeiter verwalten sich teilweise selbst.

In einigen Monaten verreisen die Mitarbeiter von T-Systems wesentlich einfacher als je zuvor. Vorbei sind dann die Zeiten, da die weltweit 43 000 Angestellten der Telekomtochter umständlich Anträge aus dem Intranet ausdrucken, ausfüllen und vorlegen mussten. Noch befindet sich das neue Unternehmensportal „My System“ der IT-Beratung in der Pilotphase. Doch wenn alles glatt läuft, kann die Belegschaft künftig ihre Reisedaten direkt in eine Datenbank eintragen – der Vorgesetzte erhält automatisch die Information per E-Mail zugeschickt.

Genehmigt wird ebenfalls per Knopfdruck. Das OK des Vorgesetzten geht auf elektronischem Weg zurück zum Antragsteller und gleichzeitig zur Personalabteilung. Auch andere Abläufe werden wesentlich unkomplizierter: Die Mitarbeiter können Schulungen direkt in der Human Ressource (HR) Datenbank der Personaler buchen und persönliche Daten wie eine neue Adresse oder Bankverbindung eigenhändig ändern.

HR Self Service nennen Experten den direkten Zugriff auf die elektronischen Informationssysteme der Personalabteilung. „Das Interesse an dem Modell hat in den letzten beiden Jahren immens zugenommen“, sagt Martin Franke, Senior Consultant bei IBM Business Consulting Services (BCS). In einer Studie, die sein Unternehmen jetzt veröffentlicht, setzten bis Ende vorletzten Jahres 16 Prozent der 72 befragten deutschen Unternehmen HR Self Service ein. In zwei Jahren werde es die firmeninterne Dienstleistung flächendeckend geben, ist sich Franke sicher.

Denn durch die „Selbstbedienung“ lassen sich Kosten sparen. Dies geschieht allerdings weniger durch Personalabbau im HR-Management, meinen die Autoren der IBM-Studie. Die Unternehmen beabsichtigten vielmehr, mit HR Self Service ihre Personalmanager zu entlasten, um sie effizienter einsetzen können.

Selbstbedienungsmodell ist praktisch, aber nicht billig

Vor allem große Unternehmen mit über 5 000 Mitarbeitern erwiesen sich bisher als Vorreiter: Mit 23,5 Prozent ist der Employee Self Service bei ihnen am stärksten verbreitet. Kleinere Unternehmen müssen wesentlich genauer rechnen, ob sich die Entlastung ihrer Personaler durch die elektronische Organisation rechnet.

Das Selbstbedienungsmodell ist praktisch, aber nicht billig. Bis zu einer Million Euro muss ein Unternehmen mit 1 000 Mitarbeitern unter Umständen für ein solches System einkalkulieren. „Die Höhe der Investition hängt auch von der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur ab“, sagt Martin Claßen, Leiter Human Ressource Consulting bei Cap Gemini Ernst & Young Deutschland.

Ein anderes Problem liegt darin, dass viele Mitarbeiter gar nicht dazu kommen, regelmäßig ins Intranet zu sehen - man denke etwa an Außendienstler ohne online-Anbindung. In der Studie spiegelt sich dies wieder: Nur in 15 Prozent der Unternehmen, die bereits über eine elektronische Selbstbedienung verfügen, können sämtliche Mitarbeiter das digitale Angebot der Personalabteilung nutzen. Bei knapp 40 Prozent dieser Unternehmen sind erst 20 Prozent oder weniger der Belegschaft an ein solches System angebunden.

Dass es durchaus Lösungen für das Problem gibt, hat die Automobilbranche weitgehend vorgemacht. Mitarbeiter, die in der Produktion arbeiten, haben in so genannten Kiosken Zugang zur Datenbank und könnten sich zumindest teilweise selbst verwalten.

Eie Einführung eines Unternehmensportals ist ein teurer Spaß

Was aber bringt die beste Hardware, wenn sie niemand nutzt? „Viele Unternehmen blenden bei der Implementierung von HR Self Service die Kosten aus, die sie aufbringen müssten, um die Mitarbeiter zu schulen“, sagt Claßen. Bei T-Systems fließen 20 Prozent der Gesamtinvestitionin die verschiedenen Anwendungen auf der Plattform. Die Einführung des Unternehmensportals macht jedoch rund 80 Prozent der gesamten Kosten aus. „Wir rechnen mit 200 000 Euro Investitionskosten für die Schulungen“, sagt Ellen Walther-Klaus, Geschäftsbereichleiterin CIO e-Enabling und Relationship Management bei T-Systems.

Im Idealfall nutzt jeder einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens das digitale Angebot - am besten auf einem personalisierten Unternehmensportal. Einmal eingeloggt mit seinem Passwort, hat er Zugriff auf alle für ihn relevanten Anwendungen und Informationen.

„Ein derart umfassendes Mitarbeiterportal hat bis jetzt noch niemand erreicht“, sagt Claßen von Cap Gemini Ernst & Young. „Wichtiger für das Unternehmen, als die technische Umsetzung ist jedoch, dass personalwirtschaftliche Prozesse vereinfacht und standardisiert werden.“ Erst dann mache es Sinn, sie für jeden zugänglich auf eine elektronische Plattform zu stellen.

Wie erfolgreich HR Self Service sein kann, auch wenn es noch nicht völlig ausgereift ist, macht IBM vor: 40 Millionen Transaktionen werden weltweit jährlich im Intranet durchgeführt. Die geschätzte Kostenersparnis liegt bei 700 Millionen Dollar.

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