Weltspitze
Wie Sie Aufträge richtig abschließen

Handelsblatt.com bietet Ihnen mit der neuen Serie „Weltspitze – wie Deutsche international Erfolg haben“ praktische Hilfe: Jeden Montag präsentiert der Personalberater und Buchautor Sergey Frank eine Kolumne zu dem Thema, wie Unternehmer im Ausland Geld verdienen können. Heute geht es darum, wie Sie Aufträge erhalten und umsetzen.
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Vor einigen Wochen ging es im Rahmen dieser Serie um das Präsentieren im internationalen Umfeld. Heute beleuchten wir näher die eng damit verbundenen Folgeaspekte, das heißt die erfolgreiche Implementierung des daraus resultierenden Geschäfts:

Peter M., Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens aus dem Maschinenbau, hat es endlich geschafft, den Auftrag zur Lieferung und zum Aufbau von zwei Anlagen zur Herstellung von Antriebselementen mit einem türkischen Unternehmen zu erhalten. Der Kunde, ein türkisches, großes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Istanbul, ist in vielen Industriebereichen tätig. Die Verhandlungen wurden auf deren Seite von 2 Familienmitgliedern geführt und gestalteten sich als zäh und langwierig.

Letzten Endes kann sich Peter M. aufgrund der technischen Kompetenz gegenüber dem Hauptwettbewerb, der aus Asien kommt und preislich deutlich günstiger liegt, durchsetzen. Mit ausschlaggebend ist die Reputation des deutschen Unternehmens, die Anlagen vor Ort stets schnell und funktionsfähig aufzubauen und damit eine zeitnahe Inbetriebnahme zu gewährleisten. Aber nach Unterzeichnung des Vertrages entwickelt sich die Nachbereitung nur schleppend: Das deutsche Ingenieurteam, welches dafür zuständig ist, findet schwerlich Ansprechpartner. Die Verhandlungsführer der Türken sind kaum greifbar, die anderen, designierten Mitarbeiter vor Ort oft nicht entscheidungsfähig oder zu langsam in den Entscheidungsprozessen. Gleichzeitig laufen die vereinbarten Fristen zur Inbetriebnahme.

Auftrag unterzeichnet? Dann haben Sie es ja geschafft. Jedenfalls ist der erste von vielen Schritten gemacht. Aber nicht ganz! „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“ sagte einst ein bekannter Fußballtrainer, und was für den Fußball gilt, gilt auch im internationalen Geschäftsleben. Es ist schwer genug, Aufträge erfolgreich zu akquirieren. Aber das reicht bei weitem nicht aus: Um internationale Geschäfte nicht mit größerer Verzögerung und möglichst vielen potentiellen Missverständnissen zu implementieren, muss man die Verhandlung in vielfacher Form nachbereiten. Hierbei handelt es sich eigentlich um zwei verschiedene Aspekte, denn einmal geht es sicherlich um eine strategische Nachbereitung, die als Vorbereitung auf weitere Verhandlungen dient. Außerdem gilt es natürlich, die verhandelten Auftragsinhalte in ihrer möglichen Komplexität jetzt in die Tat umzusetzen.

Strategische Nachbereitung

Für die strategische Nachbereitung braucht man nicht viel, aber trotzdem ist gerade das oft Mangelware: Zeit. Nach erfolgreicher – oder auch erfolgloser – Verhandlung sollte man sich die Zeit zu einer Reflexion nehmen. Wie ist die Verhandlung gelaufen? War der Verlauf so geplant? Gab es eine vollkommen überraschende Wendung? Wer sich vorher gut vorbereitet hat und beispielsweise mit einem Verhandlungsplan gearbeitet hat, kann diesen zur Hand nehmen und ihn überprüfen.

Auch ohne einen solchen Plan fällt Ihnen zeitnah zur Verhandlung wahrscheinlich eine Vielzahl von Aspekten ein. Die strategische Nachbereitung sollte bei internationalen Verhandlungen auch unter dem Gesichtspunkt kultureller Unterschiede erfolgen. Hat Ihre Strategie im Umgang mit dem Verhandlungspartner funktioniert oder gab es Stellen, an denen Sie ein schlechtes Gefühl hatten. Auf diese Weise kann man aus seinen Fehlern lernen und beim nächsten Mal selbstbewusster in die Verhandlung gehen.

Praktische Nachbereitung

Neben der strategischen Nachbereitung geht es im Nachgang zur Verhandlung natürlich auch um die Implementierung der Verhandlungsergebnisse. Die Art der Implementierung hängt natürlich sehr stark vom Inhalt des geschlossenen Vertrags ab. Die Vergabe einer Lizenz erfordert andere Schritte als die Eröffnung einer Vertriebsstelle. Grundsätzlich gilt jedoch:

Machen Sie sich klar, was Sie tun müssen und wer Ihr konkreter Ansprechpartner auf der anderen Seite in der Phase der Nachbereitung ist und was im Einzelnen von ihm erwartet wird. Häufig ist dieser Ansprechpartner nicht identisch mit dem ehemaligen Verhandlungspartner. Es empfiehlt sich, gerade am Anfang einer Zusammenarbeit zu versuchen, für den Partner mitzudenken, denn letztendlich kommen Prozesse auf Ihrer Seite zum Stillstand, wenn Ihr Partner etwas vergisst. Dies gilt natürlich auch umgekehrt.

Der Projektkoordinator

Anhand der Verhandlungsergebnisse und den getroffenen Vereinbarungen lässt sich ein Plan entwickeln, der die Umsetzung des Vertrags im Detail definiert. Setzen Sie sich Teilziele (Meilensteine), die Sie erreichen wollen. Das erlaubt Ihnen, die Abwicklung Schritt für Schritt vorzunehmen.

Dabei sollte man allerdings beachten, dass zwischen den Meilensteinen keine zu großen zeitlichen Abstände liegen. So ist es leichter, die Fortschritte festzuhalten und bei Schwierigkeiten zeitnah einzugreifen. Um eine reibungslose Implementierung der Verhandlungsergebnisse zu ermöglichen, bietet sich die Einsetzung eines Projektkoordinators/-managers an. Dieser ist an der Setzung der Meilensteine beteiligt und überprüft kontinuierlich die Einhaltung der abgestimmten Ziele. Bei Bedarf fungiert der Projektkoordinator als Krisenmanager und Problemlöser.

Wenn möglich, sollte er schon an den Verhandlungen teilnehmen. Auch wenn er hier eine äußerst passive Rolle spielt, hört er zum Beispiel selbst, welche potenziellen Schwierigkeiten diskutiert werden. Der Wissenstransfer vom Verhandelnden zum Projektmanager ist unter dieser Voraussetzung leichter und weniger fehleranfällig.

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