Zeitmanager Seiwert im Interivew
Wie man Stress und Zeitdruck vermeidet

80 Prozent der Deutschen sind unzufrieden, weil sie sich gehetzt fühlen. Zeitdruck und Stress sind ein Massenphänomen, doch sie lassen sich bekämpfen. Lothar Seiwert hilft dabei. Er gilt als einer der führenden Denker und Redner zu Fragen des Zeitmanagements.
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Herr Seiwert, weniger ist mehr, lautet die Devise. Wir erkläre ich das meinem Chef oder dem Kunden?

Das Hauptproblem mangelnder Effektivität ist Verzettelung. Man beschäftigt sich ständig mit zu vielen falschen Dingen. Denn die sind meistens dringend, aber nicht wichtig. Studien fanden heraus, dass rund 60 Prozent der dringenden Dinge nicht wichtig sind und häufig gar nicht unbedingt erledigt werden müssten. Natürlich leiden darunter die wirklich wichtigen Dinge. Die Projekte, die strategische Implikationen haben, kommen erst dann zum Tragen, wenn sie dringend geworden sind. Wichtiges schnell zu machen, bedeutet, dass die Qualität leidet.

Was bedeutet das in Arbeitspraxis. Mein Schreibtisch liegt voll. Was tue ich nun?

Zeitprobleme sind immer Prioritätenprobleme. Fragen Sie sich: Was ist wirklich wichtig? Erstellen Sie immer eine Prioritätenliste, konsequent, egal ob per Zettel oder elektronisch. Wenn Sie sich unsicher sind, reden Sie mit Ihrem Chef und zeigen Sie ihm Ihre Liste. Objektiv ist die Liste meistens immer zu lang für die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht. Das führt zu Stress.

Nun passiert es aber, dass ein Angestellter nicht nur von einem Chef Aufgaben bekommt. Wie soll er seine Zeit dann richtig einteilen?

Klar, manchmal muss man ja auch mehreren Herren gleichzeitig dienen. Und dann wird es für den Einzelnen umso schwieriger, die Prioritätenliste zu setzen. Denn es gibt ein Problem, dass Ärzte und Unfallchirurgen in Notsituationen allzu gut kennen und es mit drei Worten lösen: "Wer schreit, lebt!" Normalerweise wird der Lauteste als erster gehört, sprich bearbeitet. Aber dessen Aufgaben sind meistens nicht die wichtigsten. Lösen Sie sich davon, immer auf das zu reagieren, was wir den immanentesten Umweltreiz nennen. Das Wichtigste versteckt sich häufig ein wenig.

Emails kosten sehr viel Zeit. Was raten Sie?

Wenn ich ständig den Account auf Empfang habe, wird man zu oft gestört. Und es werden eher mehr Emails als weniger. Schauen Sie alle 30-60 Minuten nach, eher noch seltener. Bei vielen Managern reicht es, das wenige Male am Tag zu machen. Vieles erledigt sich von selbst. Wenn man dann aber die Emails bearbeitet, sollte man wenn irgendwie möglich alles sofort hinter sich bringen. Also nicht erst in Ordner sortieren und verschieben.

Oft stören auch Telefonate.

Bitten Sie Anruifer, in stressigen Situationen zurückzurufen. Arbeiten Sie ihre Telefonate in Blöcken ab. Und versuchen Sie es so hinzukriegen, dass sie ähnliche Themen hintereinander wegarbeiten.

Planen kostet Zeit. Wie kann ein Plan mehr Zeit sparen als kosten?

Man muss eben einfach und schnell sein, das kommt mit der Gewöhnung. Es gibt Exakt-Typen, die wollen solche Prioritätenlisten zu genau machen. Maximal fünf Minuten für einen kleinen Fahrplan sollten reichen.

Sie unterscheiden zwischen vier Zeit-Typen. Welche sind das?

Menschliche Persönlichkeiten sind zu komplex, um sie so einfach zu kategorisieren. Aber als grobe Richtung ist die einfache Einteilung für den Einstieg jedoch hilfreich: Der Turbotyp ist ständig auf der Überholspur, da muss alles fix gehen. Er sollte viel häufiger runterschalten. Der Ideentyp zieht ständig neue Prioritäten an, Planung ist nicht sein Ding, er legt sich ungern fest. Er neigt zum chaotischen Schreibtisch, weil es so viel Interessantes gibt. Der Machertyp ist immer pünktlich, plant gerne, setzt klare Prioritäten, organisiert sich. Aber er trennt sich nur ungern von unrealistischen Zielen und widmet sich zu selten den schönen Dingen. Der Exakttyp ist eher zu perfekt, und Perfektion weckt Aggression. Er ist überpünktlich, plant bis zum Gehtnichtmehr. Ihm fallen klare Entscheidungen schwer, weil er alles perfekt machen will.

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