Digitale Betriebsprüfung verlangt lückenlose Dokumentation
Die GoBS verlangen Teamarbeit

Die meisten buchführungspflichtigen Unternehmen halten sich nicht in vollem Rahmen an die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenbank gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Um bei Betriebsprüfungen allen Anforderungen zu genügen, ist ein reibungsloses Zusammenspiel der Abteilungen notwendig.

HB DÜSSELDORF. Immer noch ein brisantes Thema: „Die überwiegende Mehrzahl der buchführungspflichtigen Unternehmen haben sich bis heute nicht in dem Maß mit Verfahrensdokumentationen beschäftigt, wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenbank gestützter Buchführungssysteme (GoBS) eigentlich vorgeben.“ Darauf weist Bernhard Lindgens vom Bundesamt der Finanzen in Deutschland hin. Der Experte stellte die Problematik auf einer Firmenveranstaltung der S4P AG (Solutions for Partners), Wunstorf, dar.

Die digitale Betriebsprüfung verlangt eine Dokumentation des gesamten Abrechnungverfahrens. Also nicht nur steuerrelevante Geschäftsabläufe, sondern auch die eingesetzte Hard- und Software, die Schnittstellen zwischen den Systemen sowie die Historisierung aller Programmversionen und Datenformate. Darüber hinaus müssen sowohl ein Datensicherungskonzept als auch sämtliche Anwender- und Programmdokumentationen der DV-Systeme vorgehalten werden.

Die Finanz- wie die EDV-Abteilung müssen also gemeinsam in der Lage sein, dem Prüfer alle Informationen zu geben. Das kann in der Praxis nur funktionieren, wenn die Abteilungen künftig noch enger zusammenarbeiten. Denn die Analyse, welche Systeme steuerrelevante Daten liefern, geht weit über die herkömmliche Buchhaltung hinaus. So wird sich ein Betriebsprüfer künftig auch dafür interessieren, wie ein Webshop an das ERP-System angebunden ist oder auf welche Weise die Daten aus der Reisekostenabrechnung, der Zeiterfassung oder aus dem Kassensystem eingebunden sind.

Wenn Firmen Archivsysteme vorhalten, um die Mengen an Papierdokumenten oder E-Mail zu reduzieren, muss beispielsweise gewährleistet sein, dass die eigentliche Ausführung der Scan-Vorgänge und die anschließende Archivierung den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Und schließlich darf das Thema Datensicherung und Berechtigungskonzept keine sekundäre Rolle spielen.

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