Elektronisches Dokumentenmanagement: Akteneinsicht per Knopfdruck

Elektronisches Dokumentenmanagement
Akteneinsicht per Knopfdruck

Beim elektronischem Dokumentenmanagement hinken kleinere Firmen im Vergleich zu Großunternehmen weiter hinterher. Unter Mittelständlern etabliert sich die elektronischen Archive nur langsam, nur ein Viertel der Unternehmen setzen die modernen Programme ein – und das, obwohl diese effizienter, schneller und kostensparender sind.

KÖLN. Wenn ein Brief die Jäger-Unternehmensgruppe in Hannover erreicht, kommt er zuerst in den Scanner - und dann in den Papierkorb. Seit rund drei Jahren verwaltet das Unternehmen nahezu alle Dokumente elektronisch, die Papierablage wurde fast komplett abgeschafft. "Wir haben damit sämtliche Fileserver von 18 Standorten in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem und Archiv zusammengeführt", sagt Marius-Quintus Jäger, Geschäftsführer der Arnold Jäger Holding. Er ist zufrieden mit der rund 200 000 Euro teuren Datenbank: "Wir haben rund sechs Mio. Datensätze im System, die jetzt per Index- oder Vollsuche jederzeit recherchierbar sind. Gibt man ein Suchwort ein, dauert eine Volltextsuche über sämtliche Dokumente nur etwa 20 Sekunden, dann ist das Ergebnis auf dem Monitor. Das ist schon klasse."

Die Jäger-Unternehmensgruppe gehört zu den wenigen Mittelständlern, die bereits elektronisches Dokumentenmanagement einsetzen. Im Vergleich mit Großunternehmen hinken kleinere Firmen hinterher - obwohl der Gesetzgeber seit nunmehr sieben Jahren mit den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) hohe Anforderungen stellt: "Im Mittelstand setzen nur rund ein Viertel der Unternehmen solche Programme ein", sagt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung aus Hamburg. "Die meisten Firmen warten in fahrlässiger Weise einfach auf die nächste Betriebsprüfung", hat Kampffmeyer beobachtet.

Dabei ist für den Unternehmensberater der Nutzen der Dokumentenmanagement-Software offenkundig: "Elektronisches Dokumentenmanagement hilft, Kosten zu sparen. Die Unternehmen werden effizienter und können schneller mit Kunden oder Lieferanten arbeiten." Programme wie "Windream", "ELO professional" oder "Docuware" archivieren Rechnungen, Belege, E-Mails und Vermerke. Im System werden diese Dokumente mit Schlagworten versehen, bei Merkmalen wie Rechnungsnummer oder Datum zum Teil automatisch. Später sind die Dokumente anhand dieser Indizes wieder auffindbar - und werden mit anderen Dokumenten verknüpft. Moderne Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) können verschiedene Dokumententypen verarbeiten, zum Beispiel Excel-Listen, Präsentationen oder Videos. Die Programme greifen in die Arbeitsprozesse der Unternehmen ein, verteilen zum Beispiel anhand festgelegter Regeln Informationen an verschiedene Abteilungen. "Diese Systeme stärken die Transparenz innerhalb eines Unternehmens, wenn es Automatismen zur Informationsverbreitung gibt. So entstehen weniger Reibungsverluste zwischen den Abteilungen", sagt Roger David, Geschäftsführer der Windream GmbH in Bochum. Für Unternehmer Jäger ein Gewinn: "Es ist jederzeit ersichtlich und recherchierbar, wer wann mit wem welche Absprachen getroffen hat. Das ist zum Beispiel wichtig, wenn es um Vertragsangelegenheiten mit Kunden und Lieferanten geht."

Viele Mittelständler scheuen jedoch die Investition oder wagen mit günstigeren Systemen, die beispielsweise nur Rechnungen verwalten, nur den kleinen Wurf. "Wir raten unseren Kunden von Insellösungen ab, denn dabei verlieren Dokumente den Sachzusammenhang. Das macht das Leben noch schwieriger", sagt Berater Kampffmeyer.

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